10 étapes pour un déménagement de bureau parfait

Le déménagement est sans doute le troisième événement de la vie le plus stressant. Maintenir les affaires et effectuer un déménagement de bureau parfait n’est pas une tâche facile. Au moment de décider de déménager, il faut tenir compte de divers facteurs qui peuvent sembler accablants au premier abord. La réponse courte pour perfectionner un déménagement de bureau est la planification, plus de planification et, vous l’avez deviné, encore plus de planification. Vous trouverez ci-dessous dix étapes essentielles que vous devez connaître pour un transfert sans tracas.

Connaissez vos objectifs

Avoir une idée claire de ce que vous voulez facilitera grandement la transition en déplacement. Par exemple, pourquoi voulez-vous déménager ? Comment voulez-vous que vos nouveaux bureaux soient ? Où voulez-vous déménager ? Et enfin quand vous espérez déménager.

Posez-vous ces questions environ 9 à 18 mois avant la fin de votre bail actuel. Se donner le temps de bien comprendre les résultats souhaités vous évitera des décisions hâtives et des dépenses accrues. De plus, votre esprit clair facilitera votre vie personnelle. Tenez la main-d’œuvre au courant et impliquez-la.

Liste de contrôle

Une liste de contrôle de déménagement de bureau est essentielle pour tout déménagement d’entreprise. Ces guides accessibles vous tiendront la main tout au long du processus. Une bonne liste de contrôle contiendra tout ce que vous devez savoir, de l’inventaire et du classement aux considérations budgétaires et fiscales. Trouvez une liste complète et faites-en votre guide vers le Saint Graal. Ces listes de contrôle sont souvent imprimables, et c’est une bonne idée d’en avoir quelques-unes sous la main. L’une des toutes premières étapes de la plupart des listes de contrôle consiste à choisir un chef de projet pour le déménagement.

Choisir une personne pour s’occuper du déménagement minimise le risque que quelque chose tourne mal. Les aspects clés à rechercher chez un chef de projet sont un multitâche expérimenté et un bon motivateur d’équipe. Habituellement, cette personne occupe un poste de direction et a donc déjà la connaissance de la délégation de tâches à d’autres membres de l’équipe et une compréhension approfondie de l’entreprise.

Le temps c’est de l’argent

Soyez strict avec vos dates. Ayez un délai serré et respectez-le. Vous pouvez considérer le meilleur moment pour déménager. Certains mois, jours de la semaine et même moments de la journée sont plus occupés que d’autres pour le déménagement. La plupart des gens ont tendance à déménager le week-end, vous pouvez donc déménager en milieu de semaine pour éviter les retards potentiels. Alternativement, pour une entreprise qui opère du lundi au vendredi, le week-end peut être l’option la plus judicieuse. Quoi que vous choisissiez de faire, déterminez quelles tâches sont les plus importantes et notez sur un calendrier ou un journal quand elles doivent être accomplies et par qui. La création d’un calendrier vous donnera un ensemble clair d’objectifs que vous pourrez effacer lorsque vous les atteindrez.

Établir un budget

Découvrez combien coûtera ce déménagement de bureau. Comme pour les dates clés, le budget de votre déménagement doit être réaliste. Sous-estimer ou surestimer votre budget peut entraîner des problèmes financiers et un stress inutile. L’aspect crucial de la budgétisation est la planification. Passez du temps à obtenir des devis auprès de diverses entreprises de déménagement et agents immobiliers. Assurez-vous de vérifier les avis et les références des entreprises. Enregistrez toutes les informations et les prix que vous obtenez dans un journal budgétaire. Avoir toutes les informations en un seul endroit simplifiera le processus de transfert dans les étapes ultérieures et vous aidera également à ne pas trop dépenser.

Informez votre agent immobilier

Faites les recherches nécessaires pour vous aider à sélectionner le meilleur agent immobilier pour vos besoins. Un briefing détaillé et précis est essentiel pour s’assurer que votre agent immobilier sache ce que vous voulez dans votre nouveau bureau. Une fois qu’ils auront compris vos besoins, ils seront en mesure de vous recommander les meilleurs emplacements et installations pour votre entreprise. Un bon agent immobilier doit être en mesure de négocier un bail de bureau compétitif. Ce serait également un bon moment à ce stade pour informer le personnel des détails du déménagement. Déménager votre bureau peut également être stressant pour votre personnel. Une bonne communication est essentielle pour que vos employés se sentent informés et à l’aise pendant cette période chargée.

Choisissez et réservez une entreprise de déménagement fiable

Il y a beaucoup à considérer lors du choix de la meilleure entreprise de déménagement qui répond à vos besoins. La première étape consiste à trouver une entreprise expérimentée et dotée d’un personnel bien formé. Il faut donc savoir quels services sont inclus avec leur entreprise et si ceux-ci ont un coût supplémentaire. Vous devez savoir ce qui est et ce qui n’est pas inclus dans leur service. Certaines entreprises proposent des fournitures d’emballage, d’autres non. Les coûts cachés à surveiller sont les frais d’assurance, les frais de transport à long terme, les articles fragiles et volumineux et les frais d’annulation. Une bonne règle de base lors de l’obtention d’un devis est de demander un devis visuel. Cela permet à l’entreprise d’évaluer le nombre de ressources dont vous disposez et de suggérer la quantité de fournitures d’emballage dont vous aurez besoin.

Organisez votre espace de bureau

Vous devriez maintenant avoir décidé de l’emplacement de votre nouveau bureau. C’est une bonne idée de demander à votre agent immobilier si vous pouvez obtenir une copie du plan d’étage de votre nouvel espace. Il y a une variété d’aspects à considérer lors du choix d’un nouvel aménagement de bureau. Vos principales priorités devraient être le mobilier, l’espace de classement, la santé et la sécurité. Il peut être utile d’envisager de demander au personnel comment il perçoit son espace de travail. En répondant aux besoins de votre personnel, la productivité et le moral peuvent être augmentés. Lors de la conception de votre nouvel espace, assurez-vous de créer un environnement de travail approprié mais inspirant. Assurez-vous qu’il y a une certaine variété dans votre conception en faisant de la place pour différents aspects de votre entreprise.

Planifiez votre déménagement informatique

L’infrastructure informatique est essentielle à toute entreprise moderne et doit être déplacée dès que possible. Apprenez dès maintenant les bases du transfert de vos services Internet et téléphoniques. Cela devrait être une priorité absolue lors de la réception des clés de votre nouveau bureau. Même s’il y a un retard malheureux dans le déménagement de votre bureau, si vous disposez d’une connexion Internet et téléphonique fiable, les affaires peuvent continuer.

Terminez votre bail

Assurez-vous d’avoir une dernière vérification avec votre agent immobilier pour vous assurer que tout dans votre bail est documenté. Lisez attentivement tous les documents. Ne signez rien si vous n’êtes pas sûr de l’une des clauses. Si tel est le cas, pensez à demander à un avocat immobilier de lire le contrat de location pour vous.

Livraison de votre « ancien » bureau

Enfin, avant de rendre les clés au propriétaire de votre ancien bureau, assurez-vous que le bureau est en bon état. Vérifiez tous les aspects du bureau pour vous assurer qu’il n’y a pas de litige lorsqu’il s’agit de demander un remboursement de la caution de location. Les éléments clés à vérifier sont les dégâts et qu’aucun matériel ou mobilier n’a été laissé sur les lieux.

Lors de votre installation dans votre nouveau bureau, n’oubliez pas de changer l’adresse sur vos cartes de visite et pensez à informer toutes les entreprises et services auxquels vous faites appel de votre nouvelle adresse. Il est important de vous assurer qu’aucune de vos lettres importantes et confidentielles ne continue d’être envoyée à votre ancienne adresse professionnelle.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *