10 meilleurs conseils pour l’étiquette des réunions d’affaires

Avec les réunions d’affaires externes et internes qui occupent un tiers de notre journée de travail et la disponibilité croissante des technologies de collaboration, la façon dont beaucoup d’entre nous organisent des réunions a changé. La collaboration et la communication se sont avérées cruciales pour les entreprises et les employés à la recherche d’un environnement de travail flexible tout en maintenant leur efficacité. Mais, avec un changement de style de réunion, il devient inévitablement nécessaire d’adapter l’étiquette de la réunion.

Étiquette de réunion d'affaires Cisco

Le fardeau de l’adoption de la technologie de collaboration ne devrait pas nécessairement incomber à l’organisation. Nous voyons de plus en plus des individus au sein de l’entreprise prendre les devants et acheter leurs propres licences et outils. En introduisant des éléments tels que la vidéo, le partage de documents en direct et les réunions virtuelles, ils peuvent améliorer la qualité et la productivité de leurs réunions et se démarquer de leurs pairs.

Comme l’amélioration de l’efficacité est une priorité pour la plupart des gens et que les restrictions de voyage et les budgets serrés sont devenus à l’ordre du jour, les réunions virtuelles sont de plus en plus fréquentes. Avec cette tendance croissante, les chefs d’entreprise doivent acquérir de nouvelles compétences pour impliquer les gens et utiliser efficacement le temps et la technologie, en fournissant une plate-forme pour organiser des réunions productives avec des résultats tangibles.

Dans cet esprit, vous êtes-vous demandé si vos employés pensent qu’assister à des réunions est une bonne utilisation de leur temps ? Et sont-ils conscients d’adopter l’étiquette de réunion dans toutes les réunions d’affaires, en face à face ou non ?

Il existe de nombreuses façons d’améliorer et de maintenir l’étiquette des réunions, ce qui se traduit par de réels avantages pour l’entreprise et les employés.

Faire attention

Avoir votre ordinateur portable devant vous pendant une réunion peut être utile, mais ne le laissez pas vous distraire. Essayez de ne pas consulter les e-mails qui ne sont pas liés à la réunion, restez concentré et concentrez-vous sur les actions que vous devrez peut-être entreprendre. De même, évitez d’être distrait par votre téléphone en le gardant éteint pendant toute la durée de la réunion.

Participez activement

Avant d’entrer dans tout type de réunion d’affaires, assurez-vous d’avoir au moins un point pour contribuer à la discussion. Contribuer vous donne l’impression d’être proactif, disponible et intéressé par le sujet, et de bon augure lorsque les gens doivent compter sur vous pour faire avancer les choses.

Préparer

Si vous avez des documents à partager ou des points spécifiques à soulever lors de la réunion, assurez-vous de les avoir préparés à l’avance. De cette façon, vous n’aurez pas à lutter pour trouver des documents après la réunion, ce qui améliore la rapidité et l’efficacité. S’assurer que tous les documents inutiles sont fermés sur votre ordinateur portable est essentiel pour éviter l’embarras et la confusion.

Ne prenez pas de notes, enregistrez plutôt

Bien que les notes puissent être utiles et vous aider à rester actif plus tard, elles peuvent vous distraire et vous éloigner de la réunion. Essayez d’utiliser une fonction d’enregistrement et ne notez que vos actions, puis vous pourrez écouter votre enregistrement plus tard à votre guise. Vous pouvez également désigner une personne pour prendre des notes et demander que le procès-verbal soit envoyé après la réunion. Cela garantit une efficacité maximale pendant toute la durée de la réunion.

Utiliser la sourdine

Si vous participez à une conférence téléphonique et que vous vous trouvez dans un environnement très fréquenté, comme un bureau ou même un lieu public, utilisez l’audio pour supprimer tout bruit de fond susceptible d’interrompre votre réunion d’affaires. Il est tout aussi important de s’assurer que vous êtes prêt à parler lorsqu’on vous le demande, alors soyez vigilant et préparé.

La présentation est la clé

Que vous soyez vu sur webcam ou en face à face, tenez compte des vêtements que vous portez, de l’apparence de vos cheveux et de votre comportement. Avoir l’air débraillé et négligé pourrait faire croire aux autres participants que vous venez de vous réveiller et que vous n’êtes pas préparé pour la réunion. Ne sous-estimez jamais le pouvoir de la présentation en entreprise, la première impression compte, même lors d’une réunion en vidéo.

Soyez ponctuel

Le respect des délais s’applique à toutes les réunions ; visioconférence, téléconférence ou face à face. Assister à la réunion d’affaires cinq minutes plus tôt ne fera de mal à personne et montre que vous êtes préparé, attentif et efficace dans la façon dont vous gérez votre charge de travail, en vous assurant que les réunions sont prêtes à démarrer à l’heure et en évitant ainsi les pertes de temps.

Utiliser la vidéo à bon escient

Le travail flexible étant désormais la norme, toutes les réunions ne se déroulent pas en face à face, et le grand avantage de l’utilisation de la visioconférence est que vous pouvez l’utiliser presque n’importe où. Le travail à domicile est le choix préféré de nombreuses personnes de nos jours ; cependant, appeler avec la machine à laver qui ronronne en arrière-plan peut distraire les autres pendant la vidéoconférence. Assurez-vous que votre environnement est approprié pour éviter de provoquer une discussion autre que le sujet prévu de la réunion.

Adapter le style de la réunion

Adopter un style de réunion convivial pour le public est important pour gérer et établir des relations afin de vous assurer d’obtenir ce qui est attendu de la réunion, qu’il s’agisse de clients, de fournisseurs, de collègues ou autres. Gérez votre choix de plateforme de réunion en conséquence, en tirant parti de l’utilisation de la visioconférence là où cela vous convient le mieux.

Assurez-vous que toutes les réunions sont nécessaires

L’élimination des réunions inutiles et la suppression des invitations des calendriers garantissent une productivité maximale sans perte de temps. Remettre constamment en question les réunions pour s’assurer qu’elles sont essentielles à la réalisation de vos objectifs et que la réalisation des objectifs est importante pour effectuer la transition et passer en revue les réunions qui ne sont plus nécessaires – il est facile de rester coincé dans un schéma sans s’arrêter pour réfléchir à la raison de la conduite la rencontre en premier lieu.

Pour gérer l’étiquette des réunions dans tous les secteurs et secteurs d’activité, une approche descendante est nécessaire dans laquelle un tel programme est soutenu par les décideurs. Il est important de s’assurer que les employés reconnaissent l’importance de ce label quel que soit le lieu et le style de la réunion – être cohérent, proactif et digne de confiance fournira une base solide pour la productivité et l’efficacité de l’entreprise tout en produisant des résultats pour l’individu.

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