3 erreurs courantes d’archivage d’entreprise et comment les éviter

Lorsqu’il s’agit d’archiver des données numériques, des enregistrements ou des stocks physiques, certaines entreprises le font mieux que d’autres.

Dans cet article, nous examinerons certaines des erreurs d’archivage les plus courantes commises par les entreprises et comment les éviter au mieux pour votre entreprise.

erreurs d'archivage d'entrepriseErreur numéro 1 – Tout stocker numériquement

Le stockage numérique ou le stockage en nuage, comme on l’appelle plus communément, est l’une des meilleures inventions du monde moderne, il vous permet de stocker tous vos enregistrements, bases de données et même sites Web en un seul endroit pour les garder en sécurité.

Cependant, garder tout au même endroit même si cet endroit est plus sûr que Fort Knox est toujours un gros risque à prendre. Le stockage en nuage utilise des niveaux élevés de cryptage et le risque de violation de données est très faible, mais cela n’empêche pas l’un de vos employés d’utiliser imprudemment un mot de passe faible ou de supprimer accidentellement des fichiers importants.

Si vous avez besoin de conserver des fichiers importants, nous ne disons pas d’arrêter d’utiliser des solutions de stockage en nuage, mais plutôt d’être très prudent et de vous assurer que toutes les personnes ayant accès à vos comptes de stockage en nuage ont la formation appropriée et comprennent l’importance de la informations qu’ils ont à portée de main.

Nous vous recommandons également de conserver des copies physiques de tous vos enregistrements importants ainsi que des sauvegardes numériques stockées sur des disques durs dans des emplacements séparés.

Erreur numéro 2 – Garder vos dossiers importants dans votre bureau

Si vous organisez des réunions dans votre bureau et que de plus en plus de personnes entrent et sortent, il y a une raison de ne pas stocker les documents importants sur place. Les chances que vos données soient volées par les visiteurs de votre bureau sont faibles, mais cela dit, vous ne pouvez jamais être trop prudent.

En stockant vos documents importants sur place, vous courez également le risque de les voir détruits en cas d’incendie. Être dans un bureau bondé avec de vieux équipements électriques peut rendre votre bureau beaucoup plus vulnérable aux dommages causés par le feu.

Si vous avez des documents importants que vous devez conserver à l’abri d’un vol ou d’un incendie, je vous recommande de louer un conteneur de self-stockage. Conteneurs autoportants ils sont abordables, sûrs et disponibles dans une gamme de tailles pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Si vous êtes une petite entreprise ou une entreprise individuelle et que vous n’avez pas besoin d’une unité de stockage complète pour vous-même, vous pouvez louer un casier.

Erreur 3 – Stocker les fournitures à la maison ou au bureau.

Si vous êtes une start-up qui vend un produit et que vous cherchez à économiser de l’argent en travaillant à domicile ou dans un petit bureau, vous rencontrerez des problèmes pour stocker tous vos articles.

L’un des principaux problèmes est la gestion des stocks. Si vous avez des centaines d’articles et que vous devez les stocker à la maison, cela posera des problèmes d’espace et de recherche du produit lorsqu’il sera vendu.

Si vous n’avez rien d’autre dans la maison, vous pourrez peut-être vous en sortir, mais dans le monde réel, la plupart des gens auront des conjoints, des enfants et des animaux domestiques qui ont tendance à tout ranger dans la maison sans vous le dire. Si vous dirigez une entreprise de commerce électronique prospère, ce n’est pas un problème que vous souhaitez avoir.

Garder votre stock à la maison ou au bureau où vous vendez est un casse-tête en attendant que cela se produise, pour contourner cela, vous pouvez louer un stock qui peut être exagéré si vous êtes une petite entreprise ou vous pouvez vous tourner à nouveau vers vous-même. service d’unité de stockage.

Les disques de stockage sont parfaits pour une entreprise en expansion car vous pouvez louer l’espace en fonction de la taille dont vous avez besoin et si l’entreprise se calme, vous pouvez réduire l’espace nécessaire. La plupart des bureaux ou des entrepôts, en revanche, ne seront pas aussi flexibles et nécessiteront la signature d’un long bail.

Alors évitez ces erreurs de classement courantes et aidez votre entreprise.


Scott Evans est le PDG de Pink Dépôt de Newport et possède des unités de stockage d’entreprise dans tout le pays de Galles.

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