3 façons de maintenir l’efficacité d’un projet lorsqu’un manager part

Qu’est-ce qui différencie un excellent chef de projet des bons médias ? La réponse : comment ils gèrent les projets lorsque des problèmes surviennent et comment ils maintiennent leur efficacité lorsqu’ils doivent faire dérailler les délais, les budgets en baisse et les sorties soudaines.

Bien que la déclaration erronée de l’état d’un projet, à tous les niveaux de l’entreprise, soit souvent la cause d’une augmentation des coûts ou d’échecs de projet, les échecs ou les inefficacités résultant de l’abandon soudain de membres de l’équipe ou d’un responsable sont un problème croissant qui a été négligé ces derniers temps.

Au lieu d’assumer la disponibilité de chacun, les chefs de projet devraient avoir des plans de secours pour favoriser l’efficacité du projet. En outre, ils doivent rechercher des ressources susceptibles de rationaliser le projet en cas de départ d’un chef de projet existant. Voici certaines des choses que vous pouvez faire si un gestionnaire quitte :

En savoir plus sur les consultants projets

Lorsqu’un membre important d’une équipe de projet part, les consultants du projet peuvent combler le vide laissé par lui. Extreme Technologies Inc souligne qu’il existe des entreprises qui se spécialisent dans la fourniture de consultants de projets audités pour une grande variété de projets. Les entreprises peuvent avoir besoin de conseils ou d’expertise externes lorsqu’un membre de leur équipe interne part temporairement ou définitivement. Les clients peuvent utiliser l’approche hybride consistant à s’appuyer sur des experts lorsqu’ils en ont besoin.

De plus, la disponibilité des consultants n’est pas déterminée par qui est disponible. Les entreprises qui fournissent de telles solutions choisissent les talents en fonction de leur expérience pour gérer un projet et définissent les ressources nécessaires. Des consultants experts ou des chefs de projet peuvent même gérer l’intégralité du cycle de vie du projet, ce qui vous permet de maintenir l’efficacité du projet.

Le storyboard doit être à votre agenda

L’un des meilleurs moyens de maintenir l’efficacité du projet consiste à utiliser le « storyboard ». C’est à ce moment que vous créez une image visuelle du projet afin que chacun puisse y contribuer. Dans ce storyboard, vous pouvez écrire les noms des personnes qui géreront les processus importants. En conséquence, vous pouvez avoir une représentation visuelle du projet à portée de main, montrant qui doit faire quoi. Ensuite, vous pouvez écrire le nom des personnes qui devraient partir en vacances, prendre un congé temporaire ou changer d’emploi.

Avec cette disposition, vous pouvez déplacer les responsabilités et modifier le calendrier et l’ordre en ajoutant de nouveaux chefs de projet. Vous pouvez également modifier le délai. Les chefs de projet exceptionnels maîtrisent parfaitement l’utilisation du storyboard pour équilibrer la demande (processus nécessaires pour mener à bien le projet) et l’offre (ressources nécessaires pour mener à bien le projet). Les outils visuels et de prévision contribuent grandement à réduire les frais généraux de planification de projet.

La communication joue un rôle

Un chef de projet performant devrait tenir des réunions fréquentes avec les chefs de projet pour vérifier si chacun s’acquitte de ses responsabilités et pour voir si quelqu’un rencontre des problèmes avec le projet et souhaite quitter / partir pour travailler sur autre chose. Cela vous donnera le temps de reprogrammer les activités au début du cycle de vie du projet. C’est aussi un bon moyen d’augmenter l’effort des membres de l’équipe intéressés par le projet.

Vous pouvez également essayer la programmation par paires lorsque vous communiquez avec toutes les personnes impliquées dans le projet. Cela peut fonctionner à la fois pour améliorer la transversalité de l’équipe et pour attirer de nouvelles recrues si quelqu’un part. Une approche consisterait à organiser une réunion avec de nouvelles personnes, puis à les jumeler avec celles qui n’ont que quelques longueurs d’avance sur elles sur le projet.

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