Au cours des 8 dernières années, Cristian Rennella, co-fondateur et directeur de MejorTrato.com a essayé 22 méthodes de travail différentes dans le but d’optimiser au maximum leur niveau d’efficacité pour leurs activités de travail internes. Cristian raconte à Talk Business les 4 changements qui amélioreront votre productivité.
Après de nombreuses erreurs et leçons apprises, il nous reste finalement 4 méthodes de travail qui nous ont permis d’augmenter les ventes de 204% l’année dernière, avec notre équipe de 34 :
1) Commencez par supprimer l’e-mail
Ce premier point implique une refonte complète de la façon dont vous gérez la communication interne dans votre entreprise. Vous devez comprendre qu’en 2016 vous ne pouvez pas continuer à utiliser un outil créé il y a 23 ans. Il suffit de penser au peu de technologies créées il y a plus de 20 ans qui sont encore utilisées sur le lieu de travail.
Le problème avec l’utilisation du courrier électronique est qu’il crée une inefficacité dont vous n’êtes peut-être pas conscient à première vue, mais cela a certainement un impact négatif sur votre entreprise. Pour le dire simplement : le courrier électronique détruit l’interaction de groupe.
Pour commencer, le plus gros problème avec l’utilisation du courrier électronique est que toutes les informations restent encapsulées à huis clos pour ceux qui envoient et reçoivent le message (personne d’autre n’y a accès). Cela signifie que le reste de votre organisation ne peut pas rester à jour avec ces informations en temps réel.
Par conséquent, si vous souhaitez embaucher un nouveau membre de l’équipe pour votre projet demain, cette personne n’aura pas la capacité de rechercher de manière organisée et claire tout ce qui a été discuté ci-dessus.
Sur la base de cet inconvénient, nous avons décidé de créer notre propre outil de communication interne qui est essentiellement une liste complète des projets sur lesquels notre entreprise a travaillé. Chaque employé a accès et peut voir ce qui est en cours de travail dans chaque projet, ainsi que l’historique complet des interactions qui ont eu lieu au sein de celui-ci.
Supposons que quelqu’un veuille participer à un projet en cours. En se connectant simplement à notre outil interne et en sélectionnant celui qui les intéresse, ils pourront s’impliquer individuellement dans ce qui se passe et commencer à travailler pour faire avancer le projet.
De plus, quelque chose à considérer est que vous n’aurez pas à faire perdre du temps à un autre travailleur en lui demandant d’expliquer tout ce qui a été fait jusqu’à ce point.
Il n’est pas obligatoire pour vous de créer votre propre outil de communication interne comme nous l’avons fait, il y en a plusieurs disponibles pour commencer à utiliser dès maintenant, par exemple Slack. C’est une bonne option, nous avons commencé à l’essayer et nous sommes satisfaits de sa fonctionnalité.
2) Continuer en supprimant les rendez-vous
Après avoir transformé la façon dont vous menez vos communications internes en éliminant les e-mails, la prochaine étape consiste à éliminer les réunions.
Dans notre entreprise, nous avons d’abord essayé de réduire le temps de réunion à 15 minutes ou de réduire le nombre de réunions hebdomadaires à un maximum de 1 par semaine, mais cela n’a pas suffi.
Bien que réduire le nombre et la durée de vos rencontres puisse être utile dans un premier temps puis les éliminer complètement, l’objectif premier est de comprendre qu’une réunion doit être vécue comme une « interruption ». Qu’est-ce que ça veut dire?
Cela signifie que vous tuez la productivité de votre équipe de travail.
À titre de référence, par exemple, un programmeur a besoin de 4 heures de travail continu, sans interruption, pour atteindre une concentration maximale et ainsi obtenir le meilleur travail possible. Idéalement, ils auraient besoin de 4 heures le matin puis de 4 heures l’après-midi, laissant une heure entre les déjeuners. Sans avoir à aller bien loin, c’est la clé de nos meilleurs résultats.
Comme l’a partagé l’entrepreneur bien connu Jason Fried, co-fondateur de Basecamp à TED : « Pourquoi le travail ne se produit-il pas au travail ? »
3) Il est maintenant temps d’éliminer les boss
Si vous avez pu mettre en place les 2 premières étapes : supprimer les emails et ainsi avoir toutes les informations librement accessibles afin que vos collaborateurs puissent contribuer au quotidien et dans un deuxième temps, supprimer les réunions ; pourquoi garder les dirigeants ?
Comme vous pouvez sûrement le voir dans votre entreprise, il y a une grosse erreur conceptuelle chez la plupart des programmeurs qui pensent que pour obtenir un salaire plus élevé, ils doivent être des patrons. En réalité, ils sont responsables du travail le plus important effectué dans l’entreprise.
De plus, si leurs plus grandes forces sont dans la programmation, à quoi bon maintenant qu’ils dirigent d’autres personnes ? Il est rare que ces compétences soient compatibles et vous perdrez très probablement un excellent programmeur tout en gagnant un patron médiocre.
Avec les progrès technologiques d’aujourd’hui, il n’est pas nécessaire que quelqu’un nous contrôle, regarde constamment par-dessus notre épaule (comme c’était le cas à l’ère industrielle). Si nous avons tous un accès en temps réel pour voir ce que chacun fait, il est très clair qui fait bien son travail et qui ne le fait pas.
Nous n’avons pas de patrons dans notre entreprise, nous sommes tous des programmeurs, et la vérité est qu’il est facile de voir qui fait un excellent travail.
Comme l’a déclaré Larry Page dans cet article : « Les ingénieurs ne devraient pas être supervisés par des managers ayant des connaissances technologiques limitées. »
4) Enfin, supprimez 1 jour ouvrable
Vous avez sûrement beaucoup entendu parler de « l’équilibre travail-vie personnelle ». C’est vrai que c’est un sujet important, mais à mon avis peu proposent une solution réelle et concrète.
La vérité est qu’il est difficile de trouver un équilibre quand la réalité est que l’on consacre 5 jours de la semaine au travail et que l’on n’a que 2 jours pour tout le reste (famille, sport, loisirs, etc.), ce qui est pratiquement impossible.
Mais si vous pouvez mettre en œuvre avec succès les 3 premiers points ci-dessus dans votre entreprise, vous commencerez à réaliser que votre efficacité au travail s’est améliorée et, par conséquent, plus de travail est effectué en moins de temps. C’est pourquoi nous avons pu mettre en place une semaine de travail de 4 jours (du lundi au jeudi) et avoir 50% de temps en famille en plus (du vendredi au dimanche).
En prime, si vous parvenez à faire ce changement, vous trouverez 2 avantages supplémentaires auxquels nous ne nous attendions pas mais qui se sont avérés très positifs :
- Cela finit par être un avantage concurrentiel lorsque vous cherchez à embaucher des talents de premier ordre pour votre entreprise. De plus, cela aide à garder votre équipe à jour, car le transfert de travail d’une entreprise à une autre est un sujet sensible dans le monde d’aujourd’hui.
- Cela réduit considérablement le nombre d’absences pour les visites médicales, car ils peuvent utiliser le vendredi pour tout rendez-vous ou procédure à prendre.
Conclusion:
Essayez chacun de ces 4 points, un à la fois. Ce sera un énorme changement de paradigme pour votre entreprise.
Effectuez d’abord de petits tests et apportez des modifications au fil du temps. Offrez-lui une période d’essai de 1 à 3 mois, par exemple en interdisant l’utilisation du courrier électronique pour les communications internes et en n’utilisant qu’une plate-forme ouverte. À la fin du test, corrigez les erreurs et mettez en œuvre les améliorations et les suggestions.
C’est un changement avec de nouvelles initiatives passionnantes et intéressantes, mais cela en vaut vraiment la peine. Si vous ne le faites pas, la concurrence sera plus efficace et pourra trouver les meilleurs talents sur le marché car ils peuvent offrir de meilleurs avantages sociaux.
Par Cristian Rennella, co-fondateur et directeur de MejorTrato.com au Pérou