5 conseils pour choisir une grande salle de conférence

L’espace de conférence va du petit bureau le mieux adapté aux discussions privées aux grandes salles de conférence où une centaine de fournisseurs peuvent installer des stands et interagir avec des milliers de visiteurs.

Pour cette raison, trouver la bonne salle de conférence pour votre événement est essentiel à son succès. Voici 5 conseils pour choisir une grande salle de conférence.

salle de conférence

Nous expliquerons également pourquoi ces questions sont plus importantes que les autres facteurs qui peuvent être utilisés pour décider où organiser un événement.

Assez d’espace

C’est toujours une erreur de prendre la chambre la moins chère que vous pouvez trouver et de supposer que tout le monde s’intégrera. Vous garantissez un désastre si vous louez une chambre avec des places debout pour 100 personnes et essayez ensuite d’ajouter des sièges pour eux. Il est possible d’avoir trop d’espace. Imaginez une grande salle à manger louée pour un petit panel et un groupe de discussion. Ils se sentent dévalorisés par le grand vide. Les personnes éparpillées autour d’un grand groupe de chaises limitent l’implication ; cela rend également l’événement moins fréquenté et moins important. Le bon dimensionnement des grandes salles de conférence est donc crucial pour son succès. Et n’oubliez pas de prévoir suffisamment d’espace pour les fournisseurs, les sponsors et la presse s’ils sont présents.

Accessibilité

L’accessibilité est essentielle pour plusieurs raisons. Premièrement, si vous n’êtes pas facilement accessible par les transports en commun ou les routes principales, vous n’obtiendrez pas une participation complète. N’essayez pas de choisir un endroit magnifique que presque personne ne peut trouver sur la carte ou atteindre par des routes locales sinueuses.

Si vous planifiez un événement auquel participent des personnes en avion, organisez le transport depuis l’aéroport. Et si vous choisissez un endroit où les gens doivent prendre plus d’un vol pour s’y rendre, comme aller de l’aéroport de Londres à un régional, sachez que certains participants vous manqueront. C’est pourquoi les grands lieux de conférence du centre de Londres, tels que le 8 Northumberland Avenue, sont populaires par rapport à ceux tout aussi grands beaucoup plus éloignés.

Sélectionnez un lieu disposant d’un parking suffisant pour tous les participants. Si le site ne dispose pas d’un parking suffisant, les participants seront fâchés d’avoir dû marcher plusieurs rues depuis le parking qu’ils ont trouvé ou de ne pas avoir pu entrer malgré les billets. Une autre variante de ceci est l’accessibilité au lieu lui-même. Un cinéma à l’ancienne peut avoir des sièges décents pour un public général, mais cela crée des problèmes si vos invités plus âgés ou handicapés ne peuvent pas accéder à un siège qu’ils peuvent utiliser.

N’oubliez pas l’importance d’avoir un accès facile au bâtiment pour les fournisseurs. Peuvent-ils arriver avec leurs stands de foire ou leurs démonstrations de produits et se préparer facilement avant l’événement ?

Les bons services

Votre lieu doit disposer des services adaptés à l’événement que vous organisez. Si vous prévoyez d’organiser un séminaire d’une journée complète, organisez un service de restauration, organisez des excursions dans des restaurants locaux ou organisez l’événement dans un lieu qui vend de la nourriture. Assurez-vous que la propriété dispose de suffisamment de salles de bains pour accueillir tout le monde confortablement ; ceci est particulièrement important pour les événements qui prévoient des pauses simultanées entre les événements, de sorte que tout le monde à l’événement concourra pour utiliser les toilettes en même temps.

La bonne disposition

Nous avons déjà discuté de la nécessité d’avoir la bonne quantité d’espace pour que tout le monde se sente à l’aise mais n’ait pas l’impression que des atomes rebondissent dans le vide. Un autre problème est d’avoir la bonne mise en page pour l’événement. Essayer de tenir une présentation formelle avec un orateur au premier plan est difficile si vous essayez de faire asseoir tout le monde autour d’une grande table plus adaptée aux réunions d’affaires.

Si vous allez organiser un séminaire où les gens prennent des notes et remplissent des cahiers d’exercices, les placer dans des sièges de style cinéma n’est pas vraiment suffisant. Les cérémonies de remise de prix officielles où le dîner est servi peuvent être organisées dans une pièce avec de nombreuses tables à manger, mais vous devez toujours veiller à ce que tout le monde puisse voir sans avoir à déplacer les chaises.

adéquation

La pertinence est trop souvent négligée lors de la sélection d’un espace de conférence. Un problème est les autres événements qui peuvent se produire autour de vous. Vos commerciaux interentreprises peuvent ne pas vouloir assister à un événement lorsqu’une réception animée se déroule dans un autre bâtiment. Une salle de conférence spacieuse et peu coûteuse ou une salle de réunion professionnelle dans un quartier dangereux de la ville peut effrayer le grand public et les sponsors.

Lors du choix d’une salle de conférence, la première priorité est de s’assurer qu’il y a suffisamment d’espace pour tout le monde. L’accessibilité tant pour les personnes à mobilité réduite que pour tous ceux qui se présentent à l’événement est primordiale. Vos salles de conférence doivent disposer des équipements appropriés, tels que des salles de bains et suffisamment de fournitures pour les repas. L’espace doit être adapté à l’événement et avoir la bonne disposition pour l’activité que vous avez prévue.

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