5 signes qu’il est peut-être temps de mettre en place un système ERP

C’est une question récurrente dans le monde des affaires : mon entreprise n’est-elle pas simplement trop petite pour bénéficier d’un progiciel de gestion intégré (ERP) ou d’une solution de gestion financière ?

D’après notre expérience chez Sapphire Systems, nous pensons qu’il s’agit d’une idée fausse courante. Bien sûr, la taille compte dans une certaine mesure ; mais si vous êtes une petite et moyenne entreprise (PME) en développement, il n’est jamais trop tôt pour mettre en place un système ERP pour votre entreprise.

La clé est de sélectionner le bon logiciel qui gérera toutes les fonctions critiques de l’entreprise et répondra efficacement à une croissance rapide. Si vous implémentez un tel système dès le début, vous êtes également moins susceptible de rencontrer les problèmes auxquels de nombreuses entreprises sont confrontées ultérieurement. Au fil du temps, les gens découvrent qu’ils ont progressivement mis en place une variété de systèmes disparates et ont involontairement adopté des processus manuels chronophages pour rassembler les informations commerciales nécessaires au quotidien. Les clients disent souvent qu’ils auraient souhaité avoir initialement mis en place un système plus complet pour éviter ces pièges courants.

En fin de compte, il s’agit de travailler plus intelligemment et avec plus de succès en adoptant un système de bout en bout qui gère non seulement les finances, mais aussi les ventes, les relations avec la clientèle, le contrôle des stocks et d’autres opérations. Ce type d’informations à jour et facilement accessibles est essentiel pour que les entreprises atteignent leur plein potentiel et leur permettent de se développer.

Alors, quels sont les signes indiquant qu’il est peut-être temps de mettre en place un système ERP ?

1) Différents logiciels et processus

Réfléchissez aux processus que vos employés utilisent : différentes parties de l’entreprise travaillent-elles avec différentes solutions qui empêchent le bon déroulement des opérations ?

2) Obtenir des informations de base est une lutte

Ne pas avoir accès aux dernières informations peut avoir un effet d’entraînement sur l’ensemble de votre entreprise. Si quelqu’un vous demandait des mesures de performances de base, combien de temps faudrait-il pour recueillir ces informations ? Si vous mettez à jour manuellement vos feuilles de calcul, cela peut prendre littéralement des jours et cela ralentira votre activité.

3) Les ventes et l’expérience client souffrent
En fin de compte, vous n’avez pas d’entreprise sans clients et inévitablement, vos processus complexes auront un impact négatif sur votre service client. Les niveaux d’inventaire peuvent être inexacts ou disparates. Les systèmes de vente, d’inventaire et de CRM rendent le suivi des commandes difficile.

4) Les processus comptables ne devraient pas être si complexes

Si vous comptez sur la saisie manuelle des factures papier, vous devez tenir compte du temps perdu dans ce processus.

5) Vous en avez assez de l’informatique

Les mises à jour et la gestion constantes de différents logiciels informatiques peuvent devenir un cauchemar, surtout si la personnalisation est impliquée, et de nombreuses entreprises font face à des coûts et, par conséquent, manquent de logiciels obsolètes.

Donc, si vous vous trouvez dans cette situation, ou si vous souhaitez éviter complètement ces problèmes, la question suivante est par où commencer ? Certaines solutions logicielles sont populaires auprès des entreprises qui démarrent, mais vous pouvez être confronté ultérieurement à des limites en termes d’activation et de gestion de votre croissance future. SAP Business One est un autre choix populaire – de nombreuses entreprises ne sont même pas au courant de l’offre de SAP pour le marché des PME, et contrairement à la croyance populaire, il n’est pas nécessaire de dépasser le budget !

Quelle que soit la solution que vous choisissez, voici quelques points à considérer avant de vous engager dans un projet :

  • Le logiciel et l’éditeur du logiciel ont-ils établi une réputation digne de confiance sur le marché ?
  • Existe-t-il des options pour adapter le produit à vos besoins spécifiques si nécessaire ?
  • Le système est-il capable d’évoluer avec votre entreprise, vous permettant d’acheter ce dont vous avez besoin maintenant et d’ajouter plus de fonctionnalités plus tard ?
  • C’est pratique? (n’oubliez pas de tenir compte des coûts, des avantages et du retour sur investissement à long terme)
  • S’intègre-t-il avec d’autres systèmes ?
  • Les besoins informatiques sont-ils minimes ?
  • Le système automatisera-t-il et accélérera-t-il les processus métier de bout en bout et améliorera-t-il la prise de décision grâce à des informations en temps réel ?
  • Existe-t-il un réseau d’assistance efficace en cas de problème ?

Les logiciels de gestion d’entreprise sophistiqués sont désormais à la portée des petites entreprises et émergent comme un outil essentiel pour aider les organisations à réduire les coûts et à améliorer les performances de l’entreprise. Dans un monde où les économies prospères dépendent de plus en plus de la contribution des PME, il n’est jamais trop tôt pour investir dans des solutions innovantes qui stimulent la croissance des entreprises.

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