La facturation est un élément essentiel d’une opération commerciale.
En tant que tel, il est très important que cela soit fait correctement. Il doit être précis et envoyé en temps opportun. Cela ne devrait jamais devenir un obstacle à la gestion ordonnée de votre entreprise. Pour y parvenir, tenez compte des conseils suivants :
Établir des conditions de facturation claires
Tout d’abord, il est nécessaire d’établir des conditions claires concernant la facturation. Vos clients doivent bien connaître votre configuration et vos conditions de facturation. Ne les surprenez pas à moins que vous n’offriez des remises ou des réductions de prix réalisables. Assurez-vous que vos clients sont conscients des délais et des conséquences de ne pas pouvoir respecter le délai. Tout doit être clairement exposé à vos clients et ceux qui gèrent les fonctions de facturation doivent être plus que conscients des conditions et des modifications qui y sont contenues.
Soyez cohérent et ponctuel
La cohérence est nécessaire pour une bonne facturation. Il s’agit de créer un sentiment de prévisibilité chez les clients et, bien sûr, de s’assurer que les flux de trésorerie se déroulent comme prévu. Vous devez envoyer les factures en même temps ou dans le même délai. Si vous facturez après la livraison ou l’exécution d’un bon de travail, vous devez vous assurer que vous envoyez la facture après un intervalle constant, par exemple un jour ou deux après la livraison. Il vous permet également d’envoyer vos factures le plus rapidement possible. Si vous pouvez donner la facture en même temps que vous livrez quelque chose, ce serait mieux. Évitez la confusion ou les problèmes créés en oubliant d’envoyer la facture ou parce qu’il n’envoie pas la facture de manière cohérente.
Utiliser les bons outils de facturation
Pour obtenir une facturation presque parfaite, il est important d’obtenir le bon logiciel de facturation ou de gestion des factures à partir de quelque chose comme Bill Forward. Votre logiciel doit être quelque chose de flexible et personnalisable pour s’adapter facilement à la nature de votre entreprise. Cela devrait vous donner un contrôle total sur ce qui doit être inclus sur la facture. Il devrait être très intuitif pour que quiconque s’attend à l’utiliser puisse facilement comprendre comment le faire fonctionner. Il devrait également être facilement intégré à d’autres logiciels d’entreprise. De plus, il serait préférable de choisir un logiciel de facturation qui prend en charge la facturation multi-tâches, la capacité de gérer différentes dates d’échéance par client, et aussi quelque chose d’évolutif. Il doit s’adapter à mesure que votre entreprise se développe ou se développe. De plus, ce serait formidable d’avoir un outil logiciel de facturation basé sur le cloud afin que vous puissiez y accéder n’importe où, n’importe quand.
Créer des factures simples mais clairement détaillées
Tous les détails importants doivent être clairement indiqués sur la facture. Tout d’abord, la facture doit être clairement étiquetée comme une « facture » pour permettre aux clients ou aux clients d’identifier plus facilement le document, numérique ou imprimé, que vous envoyez. Il doit y avoir un numéro de facture et des dates (date de facturation et date d’échéance). Les noms ou les descriptions succinctes des articles facturés doivent être clairement écrits à côté du prix correspondant et du solde total de la facture. Il serait également bon d’inclure vos coordonnées sur la facture et, dans la mesure du possible, d’indiquer toutes les conditions de facturation importantes. Si vous utilisez des termes techniques, du jargon ou des acronymes sur votre facture, il est également utile d’inclure des notes persistantes dans le pied de page qui expliquent ou définissent ces termes techniques.
Assurez-vous d’avoir une trace écrite et un système de traçabilité
Vos factures doivent être facilement traçables et traçables. Vous devez disposer d’un système qui gère efficacement vos factures, en particulier l’utilisation des numéros de facture et la nécessité d’approbations ou de signatures lors de la transmission de documents. Vous devriez être en mesure de localiser rapidement les factures et de les associer à des transactions spécifiques. Il devrait y avoir un système pour vérifier si les factures ont déjà été envoyées et pour vérifier leur exactitude. Encore une fois, si vous choisissez un bon logiciel de facturation, cela serait déjà couvert automatiquement.
Envoyer un rappel
Une fois les délais écoulés, il est important de rappeler aux clients qu’ils doivent déjà payer. Il se peut qu’ils n’aient pas reçu la facture ou qu’ils l’aient oubliée, ils ont donc besoin d’un petit mot pour se souvenir. Parfois, des rappels peuvent également être nécessaires pour leur dire qu’ils doivent déjà travailler pour trouver des fonds pour payer leur obligation. Vous pouvez envoyer plusieurs rappels, un avant la date d’échéance, un autre à la date d’échéance et d’autres après la date d’échéance au cas où le client n’aurait pas encore payé. Cela aide également si votre rappel peut fournir des liens vers des options de paiement afin qu’ils puissent procéder rapidement à un paiement s’ils ont déjà des fonds disponibles.
L’amélioration du processus de facturation ne doit pas être une tâche difficile ou compliquée. Fondamentalement, en choisissant simplement un excellent logiciel de facturation, vous améliorez déjà considérablement votre processus d’environ 90 %. Le bon logiciel de facturation ou de facturation est la clé. La plupart des autres points mentionnés ci-dessus sont déjà intégrés dans un bon logiciel de facturation. Peut-être que la seule autre chose importante que vous devez souligner est la nécessité d’envoyer des rappels et de poursuivre efficacement les retards de paiement.