Peu importe à quel point vous voulez que votre entreprise soit verte, écologique et sans papier, il y aura presque toujours de la paperasse d’une forme ou d’une autre dans vos locaux. Qu’il s’agisse de registres de vente, de factures, de reçus ou d’informations sur les clients, partout où se trouvent des données sous quelque forme que ce soit, il existe toujours un risque que vos informations soient volées.
Alors, comment protégeons-nous nos fichiers sensibles, physiques ou électroniques, contre les victimes de voleurs qui veulent en tirer profit ? Améliorez vos mesures de sécurité, voici comment :
1. Sécurité physique
Tout d’abord, vous devriez rechercher un serrurier à Newcastle qui fournit aux entreprises locales des services pour protéger les fichiers physiques dans vos locaux. Cela peut prendre la forme de coffres-forts et de classeurs avec des serrures anti-effraction qui ne peuvent être ouvertes qu’à l’aide de clés spéciales détenues par des détenteurs de clés de confiance. Vous pouvez trouver un serrurier à Newcastle qui effectue des contrôles de sécurité pour votre immeuble et qui installera de nouvelles serrures sur les portes, les fenêtres et les portails. Vous ne pouvez jamais être sûr du nombre de propriétaires précédents qui ont conservé un ancien jeu de clés qui pourrait tomber entre de mauvaises mains.
2. Caméras de sécurité
L’installation de caméras de vidéosurveillance autour du périmètre de vos locaux est toujours une bonne idée. Vous pouvez utiliser un service pour surveiller votre flux CCTV en temps réel 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 depuis leur centre d’opérations, ou pour les locaux commerciaux plus petits, il peut suffire de mettre en place un système de caméra où une alerte est envoyée à votre smartphone avec un flux en direct si votre l’alarme de sécurité soit activée. Vous pouvez alors appeler la police pour qu’elle intervienne immédiatement afin de prendre les voleurs en flagrant délit.
3. Jetez les documents en toute sécurité
Même les anciens fichiers peuvent contenir des informations précieuses que les criminels peuvent utiliser. Lorsque vous vous débarrassez vous-même de documents papier, utilisez un micro-destructeur pour déchiqueter complètement les documents. Les micro-déchiqueteuses coupent la paperasse en 3 770 petits morceaux au lieu des déchiqueteuses plus courantes qui ne coupent le papier qu’en 300 morceaux égaux.
4. Services de messagerie sécurisés
Lorsque vous devez envoyer des documents sensibles et importants hors du bureau, plutôt que de les confier au système postal standard, faites confiance à un service de messagerie sécurisé pour vous assurer que vos documents sont escortés par des professionnels dont le travail consiste à vérifier vos dossiers. Tant que vos documents sont en leur possession, ils sont entièrement responsables de leur sécurité. Il n’y a absolument aucun risque qu’ils se «perdent sur place» et se retrouvent quelque part.
5. Sécurité informatique
Vous devez également vous assurer que vous protégez le réseau de votre système. La plupart des bureaux qui utilisent des ordinateurs sur le réseau ont mis en place des mesures de sécurité qui empêchent quiconque de sauvegarder des données sensibles sur des disques durs individuels. Cela permet d’éviter que des données précieuses ne soient transférées dans le bâtiment sur des ordinateurs portables, des tablettes et des disques de stockage portables.
6. Protection antivirus
Il va sans dire que vous devez disposer d’une bonne protection antivirus, de pare-feu et de systèmes de sauvegarde sécurisés. Le vol de données sensibles précieuses n’est pas seulement une menace physique, il est également présent en ligne par le biais d’attaques malveillantes, souvent dans le seul but de détruire des fichiers et de provoquer des perturbations plutôt que de voler des informations.