La plupart des organisations ont du mal à maintenir la qualité du service et des produits. Cependant, le processus d’approvisionnement permet de relever plus facilement ce défi pour assurer des opérations commerciales efficaces.
L’approvisionnement fait référence aux étapes des organisations lors de l’obtention de biens et de services pour atteindre leurs objectifs organisationnels. Un processus d’approvisionnement robuste peut aider à minimiser les coûts, à réduire le risque d’échec et à améliorer les performances des fournisseurs en minimisant les délais. Il vous permet également de choisir les fournisseurs avec qui travailler et de suivre l’avancement du transport des marchandises en transit.
La nature d’un processus d’approvisionnement et le succès de l’approvisionnement dépendent du type et de la taille de l’entreprise. Le diagramme suivant met en évidence les étapes clés d’un processus d’approvisionnement :
1. Connaître les besoins organisationnels
Il est essentiel d’évaluer la performance actuelle de l’organisation et d’identifier ses besoins pour atteindre ses objectifs et ses exigences. Vous aurez besoin de collecter beaucoup de données pour connaître les besoins appropriés de chaque département de votre organisation.
Vous pouvez commencer par communiquer avec chaque service, analyser les flux de travail et recueillir les commentaires des clients pour évaluer leurs opérations et prévoir la croissance future. De plus, vous pouvez gagner en sensibilité en matière de dépenses dans votre organisation, ce qui vous permet de réduire les coûts et d’économiser de l’argent en créant un budget raisonnable pour le processus d’approvisionnement.
2. Trouver des fournisseurs potentiels
Il est crucial d’obtenir les fournisseurs appropriés pour répondre à vos besoins d’approvisionnement. Sinon, votre organisation peut subir des pertes en payant trop cher ou en subissant des retards de livraison, ce qui ralentit les opérations commerciales.
Par conséquent, il serait judicieux de vérifier les profils ou les portefeuilles des fournisseurs potentiels pour voir comment ils gèrent leurs activités. Vous pouvez également consulter les avis des clients pour en savoir plus sur leurs expériences précédentes avec d’autres clients. Un fournisseur professionnel connaîtrait également les termes utilisés dans les achats, tels que la différence entre EOI (expression d’intérêt) et RFP (demande de proposition).
Certains traits idéaux à considérer lors de la recherche d’un fournisseur incluent la responsabilité, la facilité de communication, la livraison rapide, l’éthique et la priorité dans l’établissement de relations. Comme conseil avisé, il est essentiel de considérer le niveau de service de votre fournisseur plutôt que le prix pour éviter les retards. Vous pouvez également sélectionner plusieurs fournisseurs pour créer une concurrence, en évitant les ruptures d’approvisionnement.
3. Négocier les termes du contrat
Une fois que vous avez décidé avec quel fournisseur travailler, vous devrez négocier les termes du contrat avec eux. Vous devez vous mettre d’accord sur des prix équitables avec lesquels les deux parties peuvent travailler avec plaisir. Vous devez également tenir compte des délais de livraison, des termes et conditions lors de la négociation des termes du contrat.
Il est essentiel de conserver une copie du contrat pour une référence facile au cas où quelque chose serait inférieur aux normes que vous avez définies, ce qui vous donnerait une raison de résilier le contrat. Vous pouvez également analyser vos contrats précédents pour savoir où optimiser les coûts pour économiser de l’argent et comment créer des contrats plus réalistes.
4. Développer et lancer un bon de commande
Un bon de commande est un document qui décrit la description des marchandises, la quantité, les coûts totaux, les attentes d’expédition, les informations sur le fournisseur et les informations sur le transporteur. Ce document clarifie ce qui est en transit, son coût et les attentes de livraison pour les deux parties. L’approbation du bon de commande demande à votre équipe financière de divulguer ses coordonnées au fournisseur, en lui donnant accès à des détails tels que le numéro de référence, les conditions de paiement et toute autre information pertinente.
5. Traiter le paiement
Le fournisseur vous propose alors une facture avec les prix convenus et les instructions de paiement. Il est essentiel de conserver une trace de la facture pour référence future. Selon les termes du contrat, vous disposerez d’un certain délai pour effectuer le paiement, principalement 30 jours pour les paiements à crédit.
Il serait judicieux de payer la facture après l’avoir reçue car cela vous évitera d’oublier ou d’engager des frais supplémentaires pour retard de paiement. De plus, des paiements ponctuels peuvent créer une bonne relation entre les deux parties et peuvent être bénéfiques ; dans certains cas, votre fournisseur peut inclure des produits supplémentaires à peu ou pas de frais pour votre fidélité.
6. Livraison et vérification
Votre fournisseur livrerait alors vos produits. Il est indispensable de vérifier si les produits que vous recevez correspondent à ceux du bon de commande ou s’il manque quelque chose. Vous devez contacter le fournisseur s’il manque un approvisionnement pour corriger le problème, réduisant ainsi les éventuels temps d’arrêt. Le contre-contrôle permet également de s’assurer que le fournisseur respecte les délais de livraison et que les produits ne sont pas endommagés.
7. Ayez une stratégie de redressement
Il est essentiel de développer un système d’évaluation basé sur des indicateurs clés de performance, en particulier lorsque l’on travaille avec de nouveaux fournisseurs. Par conséquent, vous avez besoin d’une liste complète de fournisseurs offrant les meilleurs services pour vous proposer un plan de changement de fournisseur en cas de problème avec votre fournisseur.
Emporter
Les organisations ont besoin d’un approvisionnement efficace en biens et services pour être pertinentes et compétitives, ainsi que pour apporter une valeur optimale à l’entreprise. Suivre les étapes de base ci-dessus aiderait à mettre en œuvre un processus d’approvisionnement viable.