Une conférence Web est l’une des technologies les plus utiles dans les communications modernes. Cependant, tout le monde n’en fait pas un usage optimal.
Bien qu’elle soit intrinsèquement rentable et efficace, il existe encore des cas où les avantages d’une conférence Web ne sont pas pleinement exploités.
Les meilleures pratiques suivantes devraient vous aider à activer la meilleure conférence Web possible dans votre entreprise et dans d’autres paramètres.
1. Sélection et test de logiciels / plateforme et matériel
Avant d’utiliser un logiciel ou une plateforme de conférence Web, il est important de le tester. Répond-il aux besoins de l’entreprise ? Est-ce intuitif ? Offre-t-il un son et une vidéo de qualité ? Qu’en est-il des autres fonctionnalités ? Existe-t-il d’autres fonctionnalités qui améliorent l’expérience de conférence Web ? Fonctionne-t-il correctement sur tous les ordinateurs ou appareils des participants ? La même chose devrait être faite avec le matériel. Il devrait y avoir des tests d’abord pour s’assurer que tout est fiable. Il serait très frustrant de rencontrer des difficultés techniques lors d’une conférence Web majeure.
2. Assurer l’interaction
Pour que les conférences Web remplissent au mieux leur objectif, il est très important de s’assurer que tous les participants sont impliqués. L’interaction active doit être encouragée. Il y aura des cas où certains participants préféreront discuter de certains sujets entre eux en premier (avant d’ouvrir le sujet avec d’autres participants à la conférence). Pour ces cas, il sera utile d’avoir une fonction de chat privé.
3. Partage de postes de travail, d’applications ou de liens de sites
Au lieu d’utiliser des captures d’écran pour démontrer ou guider les participants à la conférence Web sur ce qui est discuté, il est plus facile, plus rapide et plus pratique d’utiliser simplement la fonction de partage de bureau. C’est pourquoi il est important de choisir un logiciel ou une plate-forme de conférence Web qui prend en charge le partage de bureau ou d’écran. Pour les non-initiés, le partage de bureau est une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de voir le bureau réel des autres participants à la conférence Web. Il montre tout ce qui se passe sur un bureau, tout comme l’affichage du bureau d’un autre utilisateur via une webcam. Lors de l’utilisation de cette fonctionnalité, cependant, il est important de rappeler à chacun d’organiser correctement son bureau pour donner des présentations ou des démonstrations claires.
4. Utilisation efficace des outils d’annotation
La plupart des logiciels de conférence Web sont livrés avec des outils d’annotation pour signaler facilement les éléments à l’écran. Ces outils facilitent une compréhension plus rapide des éléments affichés, minimisent le besoin de clarification ou rappellent aux participants en quoi consistent les éléments affichés. Il est avantageux que tous les participants connaissent ces outils. Cependant, les privilèges d’annotation doivent être modérés pour éviter l’encombrement et la confusion.
5. Hébergement de conférence Web efficace
Pour l’organisateur de web conférence, il est important de s’assurer que tout le monde avance au même rythme. Envisagez la possibilité que certains participants aient des difficultés à interagir avec vous. De temps en temps, demandez-leur si tout ce qui a été discuté est clair jusqu’à présent. Certains participants peuvent avoir des connexions lentes, ils peuvent donc ne pas être en mesure de suivre, en particulier lorsque des fichiers sont transférés ou lorsque des bureaux sont partagés.
6. Statistiques, enquêtes et autres fonctions
De nombreux logiciels de conférence Web offrent un certain nombre d’autres fonctionnalités utiles telles que des statistiques, des sondages, des tests et des sondages. Ceux-ci peuvent être utiles pour évaluer la session de conférence Web et pour recueillir plus d’informations auprès des participants. Cette fonction d’analyse du succès des réunions, par exemple, est un excellent outil pour évaluer les sessions afin de trouver des moyens d’améliorer les sessions suivantes ou de résoudre d’éventuels problèmes.
7. Enregistrement de conférence Web
À moins qu’il ne soit important de ne laisser aucune trace de ce qui a été dit lors d’une conférence Web, il est recommandé d’enregistrer la conférence pour le bénéfice de ceux qui n’y ont pas assisté. L’enregistrement de session est une fonctionnalité de presque tous les logiciels ou plates-formes de conférence Web. Normalement, il n’y a aucune raison de ne pas enregistrer une session car un enregistrement devient facilement une documentation instantanée utile pour référence future.
8. Utilisation du support technique
Si vous utilisez une solution de conférence Web d’entreprise, assurez-vous de faire bon usage du support technique qui l’accompagne. Si vous rencontrez des problèmes ou des problèmes, n’hésitez pas à contacter la société responsable de la plate-forme de conférence Web que vous utilisez. Pourquoi votre dépannage alors que vous devriez obtenir une assistance technique rapide ?
Assurez-vous que vos conférences Web sont efficaces en prenant note des meilleures pratiques ci-dessus. Évitez les difficultés, les tracas ou les inconvénients. Choisissez une plateforme de conférence Web fiable, familiarisez-vous avec elle et apprenez l’art de la communication efficace exploitée par les technologies informatiques et Internet.