Les négociations contractuelles entre une entreprise et ses fournisseurs peuvent être complexes et souvent confuses. Il est important que toutes les personnes impliquées dans les négociations comprennent pleinement tous les aspects du processus afin que l’accord final soit juridiquement valide. Natalie Lewis, avocate de l’équipe commerciale et commerciale de MLP Law, discute de certains des principaux pièges que les négociateurs doivent éviter lors du règlement d’un contrat.
Lorsque Phones4U a subi un effondrement majeur et est finalement entré en administration à la fin de 2014, une grande partie du blâme a été attribuée aux relations rompues avec les fournisseurs et aux contrats de nouvelle génération mal négociés. Négocier les termes commerciaux et juridiques d’un contrat peut être compliqué, et les négociateurs peuvent échouer à de nombreuses reprises dans la conclusion d’un accord irréprochable. Dans cette optique, il est impératif que chaque membre impliqué dans ce type de négociation soit conscient des écueils et des difficultés qu’il doit éviter.
Qui doit négocier ?
Il est important de se rappeler que tous les représentants des deux parties doivent avoir le pouvoir de négocier et de conclure des contrats au nom de leurs entreprises. Si quelqu’un n’a pas reçu ce pouvoir, l’autre partie peut ne pas être liée par celui-ci.
Gardez les choses confidentielles
Avant d’entamer toute négociation, décidez si la confidentialité est importante. Si les transactions doivent rester confidentielles, assurez-vous d’avoir signé un accord de confidentialité avant de divulguer des informations sensibles. Ceci est généralement appelé un accord de non-divulgation ou NDA.
La signature d’un accord écrit crée une simple obligation contractuelle qui confère des avantages juridiques, probatoires et pratiques aux négociations. Les accords peuvent aider à se concentrer sur ce qui doit être divulgué, comment cela doit être divulgué et quand. Il peut également aider à soutenir une réclamation.
Un accord doit spécifier que toutes les informations divulguées lors des négociations doivent être confidentielles, ne doivent être divulguées à personne d’autre et utilisées uniquement à des fins connues. Il doit également indiquer que toutes les informations doivent être restituées ou détruites si l’accord échoue.
Partage d’informations sensibles
Avant de livrer toute information sensible, il est essentiel de contacter un avocat pour éviter les erreurs illégales. La livraison de certains types d’informations telles que les données personnelles sur les employés et les clients peut être illégale et entraîner des complications.
Une certaine protection peut être donnée par un accord de confidentialité, mais encore une fois, celui-ci doit être signé avant que toute information ne soit échangée.
Vous pouvez retenir les informations et les fournir à un stade ultérieur de la transaction ou au moment de la conclusion du contrat. De plus, les informations pourraient être anonymisées avant de livrer quoi que ce soit.
N’utilisez pas de pots-de-vin ou d’incitations
N’acceptez ou n’offrez jamais de pots-de-vin ou d’incitations. Le Bribery Act 2010 prévoit un certain nombre d’infractions, notamment la corruption, la tentative de corruption et même le fait de ne pas empêcher la corruption. Si ces règles sont ignorées, les entreprises peuvent faire face à des sanctions importantes, telles que des amendes illimitées.
N’induisez pas l’autre partie en erreur
Si l’une des parties est induite en erreur lors des négociations contractuelles, le contrat peut être résilié et une indemnité peut être due. Par conséquent, il est important de vous assurer que vous faites la distinction entre les expressions d’opinion et les déclarations factuelles. Même si les négociations précontractuelles sont exclues, elles peuvent parfois encore être invoquées.
Signer un accord de non-braconnage
Pour empêcher l’autre partie d’approcher les employés, les clients ou les clients de votre entreprise, pensez à lui demander de signer un accord de non-débauchage (ou de non-sollicitation). Comme un accord de confidentialité, il présente des avantages juridiques, probatoires et pratiques.
Il peut également s’agir de clauses de non-concurrence. C’est lorsqu’une partie s’engage à ne pas entrer en concurrence directe avec une autre partie en créant une entreprise similaire.
Attention aux accords précontractuels
Avant que le contrat principal ne soit conclu, une entreprise peut être invitée à signer un résumé des principaux termes, en particulier si l’accord en cours de négociation est particulièrement complexe ou plus important. Ce document peut être appelé un en-tête de termes, une feuille de termes ou un protocole d’accord.
N’oubliez pas de demander un avis juridique avant de signer tout accord précontractuel. Ces types d’accords peuvent créer de fortes obligations morales et juridiques, même s’ils ne prétendent pas être juridiquement contraignants.
Quand un contrat est-il contraignant ?
Un contrat n’a pas besoin d’être écrit ou même signé pour être juridiquement contraignant. Par exemple, une entreprise peut conclure un contrat contraignant par téléphone ou par e-mail. La formation d’un contrat conclu est absolue lorsque les quatre éléments de base sont satisfaits. Cela comprend l’offre, l’acceptation, l’examen et l’intention de créer des relations juridiques.
Dans de nombreuses circonstances commerciales, il existe une présomption réfutable selon laquelle les parties souhaitent que leur accord soit juridiquement contraignant. Si la partie souhaite renverser cette présomption, des preuves claires doivent être fournies. Vous pouvez préciser que les négociations sont toujours en cours en marquant toute la correspondance comme « non juridiquement contraignante » ou « sous réserve de contrat ».
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