8 stratégies pour organiser un déménagement de bureau réussi

Les déménagements sur le lieu de travail sont souvent cruciaux pour aider votre entreprise à se développer et à continuer d’apporter des améliorations significatives au secteur.

C’est ta chance animez votre espace bureau et assurez-vous que chacun a suffisamment d’espace pour faire son travail sans se sentir entassé les uns contre les autres.

Mais si vous avez déjà déménagé, vous savez à quel point un déménagement peut être stressant et chronophage. Lorsque vous envisagez un déménagement de bureau, les choses deviennent encore plus difficiles, car il y a de nombreuses parties différentes à retenir pour s’assurer que tout est transporté d’un endroit à un autre avec un minimum de perturbations.

C’est pourquoi les stratégies sont si importantes lors de la planification de votre déménagement de bureau. Avec tant de choses à considérer, il y a de nombreux facteurs que vous devez mettre en évidence avant et pendant le déménagement pour assurer une transition en douceur et éviter les obstacles.

Planifier à l’avance

Vous n’avez pas à décider un jour de changer de bureau. C’est quelque chose que vous et votre équipe devriez soigneusement considérer en tenant compte de tous les documents importants, de la logistique générale et de l’emplacement du nouveau bureau.

Planifier les choses trop rapidement peut faire en sorte que le déménagement se produise beaucoup plus rapidement que prévu, de sorte que vous ne serez probablement pas préparé au déménagement, ce qui entraînera des retards importants et pourrait mettre votre entreprise en attente plus longtemps que nécessaire. En établissant un plan global, vous pouvez continuer à travailler normalement tout en identifiant les besoins du déménagement.

Tenir compte des problèmes de déplacement potentiels

Ce plan soulèvera également plusieurs problèmes que votre déménagement pourrait rencontrer. Êtes-vous au milieu d’un projet important, et si oui, comment le déménagement affectera-t-il cela ? L’emplacement est une autre chose à laquelle il faut penser. L’impact du déménagement sur votre équipe actuelle et la facilité d’accès au nouveau bureau.

Il en va de même pour les clients ou les clients qui peuvent préférer l’emplacement actuel car il est facilement accessible par les transports en commun et personnels. D’autres problèmes incluent le stationnement et le coût du bureau. Pouvez-vous justifier l’achat de plus d’espace de bureau (si vous cherchez à vous agrandir) ou un bureau plus petit vous sera-t-il toujours bénéfique, en particulier avec la culture croissante du travail à distance dans de nombreux secteurs ?

Identifiez ce que vous emporterez avec vous

Si vous commencez votre déménagement assez tôt, vous aurez le temps d’identifier ce que vous faites et vous n’aurez pas à l’emporter avec vous. Selon la configuration de votre bureau et depuis combien de temps vous y êtes, vous pouvez rencontrer des années de fichiers et de dossiers qui ne sont plus nécessaires.

Profitez-en pour vider les arrière-salles et recommencer dans votre nouveau bureau. Vous aurez également besoin de matériel d’emballage pour transporter l’équipement essentiel, comme les tables et les chaises. Si vous travaillez dans un milieu industriel, travaillez avec manutentionnaires de machines cela rendra le transfert beaucoup plus facile pour vous assurer que vous pouvez continuer la production ou des projets similaires sans perdre trop de temps (le cas échéant).

Informer clétablissements et clients

Les clients et les clients devront également savoir quand et où le vôtre déménagement d’entreprise est passe. Vous devrez les avertir dès que possible, idéalement une fois le déménagement confirmé, mais ne vous attendez pas à ce qu’ils lisent chaque e-mail ou message que vous leur envoyez.

Pour éviter les problèmes, concevez des documents, tels que des dépliants et du contenu, qui indiquent clairement que vous déménagez votre bureau ailleurs. Ces documents doivent être clairs et faciles à consulter chaque fois que vous les soumettez. Le fait de rappeler régulièrement aux clients ne leur donnera pas d’excuses pour le perdre, car vous devrez vous couvrir si un client se met en colère et pense qu’il n’a jamais été informé.

Mettre à jour les informations en ligne

Dans le même temps, vous devez également mettre à jour toutes les informations dont vous disposez sur votre entreprise en ligne. Cela inclut des informations sur les moteurs de recherche tels que Google My Business, mais également sur les comptes de réseaux sociaux et votre site Web.

Vous ne devez pas mettre à jour ces informations avant le moment du déménagement, car vous ne voulez pas que les gens visitent un bureau qui n’est pas encore opérationnel. Si possible, incluez les informations annonçant le déménagement avec la date afin que les clients en soient informés avant même de faire leurs valises et de les organiser ailleurs.

Trouver des solutions pour gérer les pannes

Il y aura de nombreuses interruptions causées par le déménagement de votre bureau, il est donc crucial de trouver des moyens d’éviter ces interruptions. Lorsque vous ferez vos valises au bureau, votre équipe devra travailler avec moins de ressources, ce qui pourrait entraîner de la frustration et d’autres problèmes. Vous voudrez trouver un moyen de le faire éviter le désengagementaussi, il pourrait donc être utile d’encourager le travail à distance si possible.

Vous pourrez peut-être vous installer dans deux endroits distincts, le bureau actuel et le nouveau. Dans ce cas, vous pouvez diviser l’équipe pour vous assurer de rester productif même pendant une période chargée pour votre entreprise.

Impliquez tout le monde

Même si vous utilisez une entreprise de déménagement professionnelle, vous devez toujours impliquer toutes les personnes impliquées. Donner à chacun un travail lié au déménagement rendra les choses beaucoup plus fluides, bien que ce soit un aspect secondaire car cela encourage tout le monde à faire ses valises.

Si tout le monde s’implique, vous pouvez minimiser les temps d’arrêt et vous assurer que chacun est responsable de sa station, ce qui empêchera les choses de se perdre ou de ne pas être à leur place, ce qui rendra plus difficile de commencer à courir dans le nouveau bureau.

Déballer le nécessaire à l’arrivée

Une fois arrivé au bureau, concentrez-vous sur le déballage de l’essentiel avant toute autre chose. Il peut s’agir de bureaux et de chaises, d’ordinateurs et d’autres systèmes nécessaires. Des choses comme la machine à café et d’autres peuvent attendre maintenant, tout comme les documents qui ne sont pas nécessaires tout de suite.

La meilleure façon de le faire est de s’assurer que chaque boîte est clairement étiquetée et de regrouper ces boîtes ensemble pour éviter de chercher dans une montagne d’articles inutiles. Vous devrez éventuellement les déballer, mais pour le moment, ce sont les matériaux de travail qui comptent le plus.

Faire des mouvements

Déménager dans un nouveau bureau ou lieu de travail peut être le catalyseur pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur. En comprenant quels sont les éléments les plus importants, vous pourrez déplacer vos opérations d’un endroit à un autre sans trop d’interruptions et continuer à travailler normalement.

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