Augmentez votre productivité avec cette astuce Excel

Malgré les alternatives disponibles comme Google Sheets, Microsoft Excel est toujours un logiciel incroyablement populaire. La plate-forme elle-même est courante dans de nombreuses entreprises et serait utilisée par plus de 750 millions de personnes dans le monde.

En fait, 70% des entreprises utilisent Excel pour des processus critiques et il a même été décrit comme « l’outil de productivité le plus populaire au monde ». Cependant, en tirez-vous le meilleur parti ?

Si vous souhaitez augmenter votre productivité et impressionner votre patron dans le processus, les spécialistes en formation informatique de Wise Owl sont là pour démontrer comment Excel peut faire exactement cela. En fait, le grand secret pour utiliser Excel efficacement est de comprendre comment utiliser les noms de plage.

Disons que nous avons une feuille de calcul qui répertorie les régions du pays.

Vous voulez calculer la surface moyenne et l’afficher dans la cellule ombrée. Pour ce faire, vous pouvez utiliser cette formule :

= MOYENNE (C5 : C8)

Cependant, c’est difficile à lire : que sont les cellules C5, C6, C7 et C8 ? Une meilleure solution consiste à donner à ce bloc de cellules un nom de plage, vous pouvez donc utiliser cette formule à la place :

= MOYENNE (Zones)

Création d’un nom de plage

Le moyen le plus simple de créer un nom de plage consiste à sélectionner les cellules contenant (dans ce cas) les zones régionales :

Vous pouvez ensuite saisir le nom de la plage dans ce qu’on appelle la zone de nom :

Après avoir tapé le nom (qui peut être à peu près tout ce que vous voulez, mais ne peut pas contenir d’espaces), assurez-vous d’appuyer sur la touche ENTRÉE pour le confirmer.

Accéder à une plage nommée

Une fois que vous avez créé un nom de plage comme celui-ci, vous pouvez facilement y accéder à l’aide de la flèche déroulante à droite de la zone Nom :

Toutes les gammes que vous avez créées seront listées par ordre alphabétique. Lorsque vous en sélectionnez un, Excel met en surbrillance cette plage pour vous (même si elle se trouve sur une feuille de calcul différente dans le même classeur). Vous pouvez également appuyer sur la touche F5 pour accéder à une plage nommée – essayez-le !

Utilisation de plages nommées dans les formules

Une fois que vous avez créé une plage nommée comme celle-ci, vous pouvez l’utiliser dans une formule. Commencez à taper votre formule et utilisez le nom que vous avez créé pour vos cellules, au lieu des références de cellules :

Si vous insérez ou supprimez des lignes ou des colonnes dans une plage nommée, elle se comportera exactement comme les références de cellule qu’elle représente (ainsi, par exemple, si vous ajoutez une autre région entre le sud et l’ouest, les données de cette région seront automatiquement incluses dans la statistique moyenne – la région s’étirera pour accueillir sa nouvelle cellule).

Un moyen encore plus rapide de créer des gammes

Cependant, il existe en fait un moyen encore plus rapide de créer des plages. Pour voir comment cela fonctionne, sélectionnez le bloc de cellules indiqué dans la capture d’écran suivante :

Ce que vous remarquerez, c’est que cela inclut non seulement les 3 blocs de cellules pour lesquels nous voulons créer les noms de plage, mais également les titres en haut de chaque colonne. Donc cette méthode va créer :

  • Un nom de plage appelé Régions se référer aux quatre régions en B5 : B8 ;
  • Un nom de plage appelé les zones se référer aux quatre domaines en C5 : C8 ; Et
  • Un nom de plage appelé Commande se référer aux quatre ordres en D5 : D8.

Maintenant que vous avez sélectionné ces cellules, il est temps de choisir l’option magique pour attribuer des noms de la rangée supérieure pour représenter les blocs de cellules en dessous. Pour ce faire, choisissez cette option dans le ruban :

c’est-à-dire choisir le Formules sur le ruban, puis choisissez de créer des noms de plage à partir de la sélection actuelle de cellules. Dans ce cas, voici ce qu’Excel affichera :

Excel a deviné ce que vous voulez faire, mais il s’est trompé. Il est vrai que la ligne du haut contient les noms que vous souhaitez attribuer aux colonnes sous-jacentes, mais il n’est pas vrai que la colonne de gauche contient les noms que vous souhaitez attribuer aux lignes de droite. Par conséquent, décochez la deuxième case pour obtenir :

Sélectionnez OK et vous aurez automatiquement créé trois noms de plage. Comme c’est parfois un peu difficile à croire, utilisez la flèche déroulante à côté de la zone de nom de la plage pour les voir répertoriés :

Vous venez de franchir la ligne d’un utilisateur occasionnel d’Excel à un pro d’Excel !

Cet article a été fourni par Andy Brown, directeur de Formation de hibou sage. L’organisation propose des cours d’informatique pour les entreprises et les particuliers.

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