Un processus manuel de comptes fournisseurs peut être fastidieux et source d’erreurs, comme le savent la plupart des services financiers. Travailler avec des piles de factures papier, contacter personnellement des approbateurs importants et envoyer des chèques n’est pas non plus inefficace, mais cela expose également l’entreprise à la fraude et complique les audits.
Cela a rendu nécessaire un processus de paiement électronique, donnant ainsi lieu à l’automatisation des comptes fournisseurs. Souvent connue sous le nom d’automatisation AP, elle gère les opérations des comptes fournisseurs de manière numérique plutôt que manuelle, à l’aide de la technologie. Cela a changé la façon dont les entreprises gèrent et paient leurs factures. En supprimant les procédures manuelles et les piles de papier, l’automatisation des comptes fournisseurs peut renforcer vos liens avec vos partenaires et fournisseurs, vous faire gagner du temps et des ressources et réduire les jours de vente (DSO), tout en améliorant la trésorerie.
Composants de l’automatisation AP
Il existe trois composants d’Ap Automation, comme indiqué ci-dessous :
Correspondance et workflow
Les factures sont rapprochées des bons de commande et des entrées de marchandises une fois les données saisies. Ils sont automatiquement acheminés vers l’équipe ou la personne appropriée pour évaluation et approbation une fois les données saisies. Ils sont transmis à l’ERP ou au système comptable pour être payés une fois approuvés.
Réception de facture
Vous pouvez recevoir des factures électroniques ou convertir des factures papier en factures électroniques. Les connexions B2B / EDI, la facturation PDF et la réception via un portail fournisseur sont des exemples de méthodes de facturation électronique. Les données sont scannées et traitées par intelligence artificielle ou OCR pour extraire et archiver les factures papier.
Archiver et auditer
Toutes les factures sont enregistrées en toute sécurité et les pistes d’audit de toutes les opérations de facturation sont facilement accessibles pour l’audit financier. L’archivage électronique des factures simplifie également la recherche et la localisation des factures.
Comment fonctionne l’automatisation des comptes fournisseurs ?
Le logiciel d’automatisation AP traduit vos factures fournisseurs dans un format numérique uniforme, puis les fait passer par un flux de travail numérique qui se termine par le paiement des fournisseurs.
L’automatisation des AP commence par extraire les informations des factures à l’aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR).
Certaines solutions utilisent l’apprentissage automatique pour découvrir des modèles au fil du temps et améliorer la précision ; par exemple, selon l’expérience, ils peuvent recommander des codes de grand livre ou des voies d’approbation spécifiques.
Vous pourrez peut-être éliminer le besoin d’intervention manuelle pour la plupart des factures en créant des règles pour votre organisation, telles que les variations autorisées et les hiérarchies d’approbation.
Des systèmes AP spécifiques utilisent l’apprentissage automatique pour améliorer la précision et reconnaître les modèles au fil du temps. L’IA peut recommander des codes comptables ou des voies d’approbation spécifiques en fonction de l’expérience précédente.
Dans la plupart des cas, les équipes AP utilisent des réglementations spécifiques à l’entreprise pour éliminer le besoin d’opérations manuelles. Tout a été supprimé des hiérarchies d’approbation pour faire correspondre les bons de commande et les écarts de données autorisés. Le système comptable gère tout le codage et l’acheminement des factures via un processus numérique.
Avantages de l’automatisation des points d’accès
AP Automation présente divers avantages :
Solutions personnalisées
Les utilisateurs peuvent créer des flux de travail AP qui répondent le mieux à leurs besoins à l’aide d’un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs intuitif et polyvalent offrant de nombreux avantages. Vous décidez comment les factures sont remises aux personnes autorisées à les recevoir.
Vous pouvez définir des minuteries d’approbation et recevoir des notifications. Personne ne connaît vos besoins comme vous, et une plate-forme solide vous aide à les garder ainsi.
Protection contre la fraude
En limitant le personnel ayant accès à l’approbation des factures et à la validation des paiements, le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs peut aider votre entreprise à se protéger contre la fraude.
Vous pouvez créer des workflows d’approbation qui impliquent de nombreuses personnes pour augmenter vos chances de découvrir des factures frauduleuses avant qu’elles ne soient payées. Avec un système comme celui-ci en place, aucun employé n’est responsable de l’approbation des paiements de manière indépendante.
Gain de temps
En éliminant les tâches manuelles chronophages et sujettes aux erreurs, l’automatisation des comptes fournisseurs accélère considérablement le traitement et l’approbation des factures :
● Avec un logiciel de reconnaissance de caractères, les en-têtes de facture et les données des articles sont numérisés.
● Les dettes sont envoyées aux processus métier choisis par l’utilisateur.
● L’implication humaine n’est pas requise pour un matchmaking à deux, trois ou avancé.
L’automatisation des points d’accès améliore la précision en réduisant les erreurs. Certaines des pannes les plus courantes peuvent être évitées avec un logiciel d’automatisation AP. Il n’est pas nécessaire de saisir manuellement les données de poste ou les en-têtes de facture. De plus, les données de facturation sont comparées aux données ERP, ce qui facilite la détection des paiements en double.
Audit facile
La gestion des documents, utile pour le contrôle, peut être aidée par un logiciel complet d’automatisation des points d’accès. Tous les documents et messages associés à une transaction sont liés et les factures sont rapprochées des bons de commande et des reçus.
Cette piste d’audit consultable réduit la probabilité de perdre des documents vitaux. Il peut également vous aider à vous conformer aux exigences réglementaires en matière de rapports trimestriels ou annuels.
Conclusion
Récemment, les services des comptes fournisseurs ont dû faire face à de nombreux ajustements opérationnels. D’autre part, les départements AP s’adaptent rapidement, améliorent les processus et ont un impact significatif sur les entreprises en mettant en œuvre des technologies numériques telles que le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs. Pour une meilleure compréhension et utilisation d’AP Automation Contactez-nous