Comment avoir des réunions moins nombreuses et plus productives

Combien de fois vous êtes-vous assis dans une réunion et avez-vous simplement souhaité être ailleurs, ennuyé par ce que vous traversez et paniqué par le travail que vous avez à faire ? Et puis combien de fois avez-vous quitté cette réunion pour aller directement à une autre ? Répétez indéfiniment.

Malheureusement, ce n’est pas un problème rare. Les réunions improductives interminables deviennent un fléau dans le paysage des entreprises, un cycle de perte de temps et de talents qui pourrait empêcher les entreprises et leurs employés de réaliser leur potentiel.

Dans cet article, il est indiqué que le travailleur moyen assiste à 3,7 réunions par semaine, préparant une heure et neuf minutes pour chaque réunion, puis y consacrant une heure et 22 minutes. Cela équivaut à plus d’une journée par semaine, dont une grande partie, nous en convenons probablement tous, pourrait être dépensée de manière plus productive ailleurs.

Cela semble assez mauvais en soi, mais ça empire. Selon des recherches, les réunions obsolètes coûtent à l’économie britannique la somme stupéfiante de 582 millions de livres sterling par semaine, compte tenu de la durée des réunions obsolètes et des salaires moyens des personnes impliquées. Fait intéressant, Harvard Business Review a créé sa propre calculatrice pour vous aider à calculer le coût de vos réunions, ce qui pourrait vous faire gagner un temps et de l’argent précieux.

Mais autrement, comment vous et votre entreprise pouvez-vous réduire le nombre de réunions que vous avez et le temps que vous y consacrez ? Voici quelques suggestions…

Planifier à l’avance

Bien sûr, la planification d’une réunion contribue à son temps/coût global, mais sans une préparation adéquate, il est peu probable que la réunion reste sur la bonne voie, déviant sur des tangentes à gauche, à droite et au centre. Créez tous les documents nécessaires et distribuez-les à l’avance, si les gens peuvent réellement lire avant la réunion, tant mieux.

Pour toute réunion de plus de 15 minutes, créez un calendrier de réunion afin que chacun puisse voir clairement ce qui doit être couvert et dans quel ordre. Et cela nous amène à…

Reste concentrée

Un moyen infaillible de garantir que vos réunions se poursuivent est de permettre à l’attention de se déplacer ou d’autres sujets hors de la journée pour devenir le centre d’attention. Avoir ce calendrier vous aidera, mais vous devez toujours vous assurer que votre concentration ne s’éloigne pas ou vous irez probablement plus loin. Si d’autres sujets importants surgissent, prenez-en note et revoyez-les plus tard.

Commandez votre informatique à l’avance

Près de la moitié des travailleurs britanniques connaissent des retards de réunion en raison de la technologie qui ne fonctionne pas comme il se doit – dans les entreprises modernes, c’est généralement un gros problème, qu’il s’agisse d’appels vidéo, de technologie cloud ou de la myriade d’autres appareils technologiques qui pourraient se détraquer.

Parfois, ces choses tournent mal, mais faites ce que vous pouvez à l’avance en testant tout. Ceci est particulièrement important s’il s’agit d’une réunion importante où tout doit se dérouler sans heurts.

Utiliser les appels vidéo

Si vous êtes sûr d’avoir tous ces problèmes informatiques ennuyeux à portée de main, alors l’appel vidéo vaut la peine d’être votre méthode de communication préférée lorsque vous parlez à des personnes extérieures au bureau.

L’utilisation des appels vidéo permet à tout le monde de rester actif et plus alerte : cet article indique que seulement 4 % des personnes effectuent plusieurs tâches simultanément pendant les appels vidéo, contre 57 % pour les appels téléphoniques. Cela aidera à garantir que les informations discutées lors de la réunion sont réellement enregistrées, réduisant ainsi le besoin d’appels de suivi ou de réunions supplémentaires.

Impliquez tout le monde

Cela ne signifie pas inviter absolument tout le monde à la réunion, bien sûr, mais plutôt s’assurer que tous les participants à la réunion ont une chance de contribuer et d’avoir leur mot à dire. Il se peut qu’ils n’aient pas vraiment envie de parler ou qu’ils aient quelque chose à ajouter, mais il est important qu’on leur en donne l’occasion. Encore une fois, cela réduira le besoin d’e-mails, d’appels et de réunions de suivi. Y compris tout le monde, cela signifie également qu’une seule personne ne peut pas prendre le contrôle et dominer les débats, ce qui pourrait faire dérailler la réunion.

À quelle heure est la réunion?

Cela peut sembler idiot, mais la durée pendant laquelle vous réservez votre réunion peut jouer un rôle important dans sa productivité. Par exemple, programmez-le juste avant le déjeuner et la plupart des gens penseront à leur estomac. De même, organisez-le tard et vous verrez probablement des gens vérifier leur montre et vouloir rentrer chez eux.

Les réunions seront toujours inévitables – après tout, elles constituent une partie importante de la gestion d’une entreprise – mais en utilisant seulement quelques-uns de ces conseils, vous pouvez les garder plus concentrés, ce qui vous fera gagner un temps et de l’argent précieux.

Par James Keddy, PDG, JFK Binding

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