Comment choisir le bon système de gestion des contacts pour votre entreprise

Quel que soit le type ou la taille de l’entreprise que vous dirigez, un système de gestion des contacts est essentiel, déclare Taimur Khan, fondateur de Skylightit.com.


Contacts_233121799

Sans un système robuste, vos prospects peuvent être perdus ou des données confuses, vous n’aurez pas les informations dont vous avez besoin pour suivre les prospects et vendre à vos clients, et vous perdrez beaucoup de temps. Alors, qu’est-ce qu’un système de gestion des contacts efficace devrait pouvoir faire pour vous ?

  1. Présentation claire de toutes les informations pertinentes

Le nom, les numéros de téléphone et les adresses, etc. sont essentiels, mais vous pouvez également souhaiter des enregistrements détaillés de tous les produits ou services achetés, des devis précédents, des devis et des activités de facturation, des produits ou services supplémentaires susceptibles de leur plaire, des notes et des commentaires, des informations sur les projets et les ventes (actuels et précédents), des notes sur tout commentaire fourni ou sur tout besoin ou préférence particulier exprimé par le client, etc.

Voulez-vous synchroniser la gestion des tâches et les contacts ? Certains contacts ont-ils besoin de pouvoir se connecter et collaborer ? Voulez-vous attribuer des tâches et conserver toutes les discussions au même endroit ?

  1. Marquage, regroupement et filtrage des contacts

Cela vous permettra-t-il de regrouper des informations en fonction de « tags » (que vous pouvez créer en fonction de vos besoins) et également de rechercher ces informations à l’aide de filtres ? Par exemple. les personnes qui travaillent pour une entreprise particulière, ou avec une compétence spécifique, ou qui vivent dans une zone géographique spécifique.

Le filtrage peut également s’appliquer à vos fournisseurs et sous-traitants, etc.

  1. Gestionnaires de contacts et logiciel en tant que service installés

Devriez-vous acheter un produit à installer sur le système informatique de votre entreprise ou choisir une option de logiciel hébergé en tant que service (Saas) ?

Jetons un coup d’œil aux deux :

  • Le coût d’entrée est généralement plus faible pour le SaaS que pour une application installée. Avec SaaS, vous bénéficiez de mises à jour régulières, de sauvegardes et d’une disponibilité immédiate. Avec une application installée, un technicien informatique peut être nécessaire pour corriger les bogues et installer les mises à jour.
  • Le coût total de possession (lorsque l’on considère le coût de la vie) des deux solutions est généralement comparable.
  • Avec SaaS, votre système de gestion des contacts peut être opérationnel immédiatement. Un système installé nécessite souvent du temps de configuration et d’intégration.
  • En choisissant SaaS, toutes les informations de contact et le pouvoir de manipuler ces informations sont disponibles à partir de n’importe quel ordinateur ou appareil mobile n’importe où – tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet. Selon votre configuration informatique, ce n’est pas toujours le cas avec un système installé.
  • L’utilisation d’un système SaaS signifie que vous ne perdrez pas vos données si vous perdez votre ordinateur ou si votre système tombe en panne. Toutes vos informations sont stockées et sauvegardées en toute sécurité sur le réseau du fournisseur SaaS. Avec une option installée, vous devrez probablement organiser la sauvegarde dans le cloud en tant que service (et coût) supplémentaire.
  • Vérifiez quelle assistance vous obtiendrez si vous rencontrez des problèmes, à quelle vitesse répondront-ils et quand leur bureau d’assistance sera-t-il ouvert ? Cela variera selon les fournisseurs.
  • Avec un système installé, vous contrôlez qui a accès à vos données, plutôt que d’être dans le Cloud. Le niveau de sécurité dépendra de votre configuration. La plupart des fournisseurs SaaS ont également une sécurité très solide et c’est une question que vous voudrez peut-être leur poser.
  • Avec un système installé, vous n’avez pas besoin d’être connecté à Internet pour accéder à vos données, ce qui est utile si vous voyagez sans connexion Internet.
  • Les options installées sont plus rapides et ne sont limitées que par la vitesse de votre ordinateur, tandis que le SaaS dépend de la vitesse d’Internet et vous pouvez être soumis à des limitations de données.
  • Lorsqu’une option est installée, vous ne payez généralement qu’une seule fois jusqu’à ce qu’une mise à niveau majeure soit requise. Le SaaS est basé sur un abonnement mensuel / annuel, bien que beaucoup offrent un essai gratuit de 30 jours afin que vous puissiez « tester avant d’acheter » et certains coûtent aussi peu que 10 £ par mois une fois que vous vous êtes inscrit.

Par exemple, nous utilisons Google Apps pour les e-mails, Google Drive pour les fichiers, Mailchimp.com pour les newsletters et Skylightit.com pour toutes les activités commerciales, y compris les projets de collaboration avec les développeurs. Pour la newsletter, nous synchronisons nos contacts dans Skylight.com avec Mailchimp : cela permet de garder tout connecté et de gagner du temps.

En choisissant un système de gestion des contacts efficace qui fonctionne pour vous et votre entreprise, vous économiserez du temps et de l’argent, et surtout, vous pourrez trouver les contacts dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Cela vous aidera à mieux servir vos clients et même à augmenter vos ventes plus efficacement.

La mise à niveau vers un système robuste impliquera des coûts et un certain investissement en temps, mais vous les récupérerez bientôt et bien plus encore. Pensez à la légèreté et à l’efficacité de votre entreprise lorsque tous les différents éléments seront synchronisés. Vous aurez le temps de faire passer votre entreprise au niveau supérieur.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.