Comment choisir l’espace de réunion idéal

Selon un récent sondage publié par Crowne Plaza Hotels and Resorts, 81 % des professionnels pensent que les réunions en face à face sont meilleures pour établir une confiance à long terme et assurer des relations solides avec les clients. Cependant, trouver le lieu parfait qui répond à vos besoins peut être difficile, surtout si vous travaillez avec un délai strict.

volets_277863239Voici quelques conseils sur ce qu’il faut rechercher pour vous assurer de faire le bon choix.

Position

Que vous décidiez de tenir votre réunion dans vos locaux ou à l’extérieur, le lieu joue un rôle crucial. Pour vous assurer que tous les invités peuvent y assister facilement, assurez-vous qu’il y a de bonnes liaisons de transport vers le lieu, y compris un grand parking et éventuellement un service de voiturier si vous prévoyez que certains invités conduisent. La dernière chose que vous souhaitez est que les participants arrivent en retard et perturbent le déroulement de votre réunion, ou pire encore, ne se présentent pas du tout. Si vous avez des invités venant de l’étranger, vous pouvez envisager de trouver un siège près de l’aéroport où ils atterriront. Après un vol potentiellement long, la dernière chose que votre conférencier invité principal voudra aborder est un autre voyage chronophage.

Prestations de service

La prochaine chose que vous devez faire est de vous assurer que le lieu offre tous les services dont vous aurez besoin ce jour-là. Comme les entreprises dépendent plus que jamais de la technologie, l’espace devra être en mesure de fournir une connexion haut débit stable à toute personne souhaitant effectuer un travail en déplacement. Si vous prévoyez de présenter un conférencier par chat vidéo, planifiez à l’avance le lieu afin que tout l’équipement de projection nécessaire n’ait pas déjà été réservé. Vous pouvez également vérifier si l’établissement peut fournir des rafraîchissements pendant la journée. Bien que vous deviez vous attendre à des produits de première nécessité comme de l’eau, du thé et du café, certains invités n’ont peut-être pas pu trouver le temps de sortir pour un repas au cours d’une journée bien remplie. Il peut donc être apprécié de s’assurer que quelque chose est stocké dans la maison. Si tel est le cas, vérifiez au préalable tout problème alimentaire spécifique.

adéquation

Dernier point, mais non le moindre, réfléchissez à la façon dont le lieu reflète l’image de marque de votre entreprise. Nous avons tous vécu des réunions où l’ensemble du personnel a été regroupé dans un bureau vacant à la dernière minute. Non seulement cela se traduit par une expérience désagréable, mais l’ambiance de l’événement a été compromise dès le départ. Vos invités seront beaucoup moins réceptifs à ce qui se passe dans ces types d’environnements. societyM n’est qu’une des nombreuses entreprises qui tentent de transformer la perception des salles de réunion aux murs blancs et du café rassis en un design innovant et de l’art contemporain. Ces types de lieux aideront à encourager la communication, ce qui pourrait être crucial pour briser la glace si vous avez un certain nombre de clients présents qui ne se sont jamais parlé auparavant.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *