Lorsque vous dirigez une petite entreprise, vous devez assumer plusieurs rôles et l’un d’eux est comptable. Vous serez conscient de la nécessité pour votre entreprise d’avoir un budget, mais vous serez peut-être moins sûr de savoir comment le structurer.
N’ayez crainte, ce n’est pas compliqué et avec l’aide d’un package de comptabilité cloud facile à utiliser comme Xéro, vous pouvez faire le travail assez rapidement. Vous trouverez ci-dessous les trois éléments standard que vous devez définir dans votre budget. Nous allons donc voir comment commencer à les configurer dans Xero.
Le ratio profits et pertes
Le tiens carte de profits et pertes est le rapport clé pour la gestion de toute entreprise. Il vous indique combien il entre – revenu – et combien il sort – dépenses. Une fois les bases configurées, vous pouvez ajouter des éléments tels que l’amortissement. Il s’agit d’un montant pour couvrir le fait que l’équipement que vous achetez perd de la valeur au fur et à mesure que vous l’avez.
Solde
De nombreuses petites entreprises comptent sur le comptable pour produire leurs états financiers, mais avec un logiciel de comptabilité intuitif, vous pouvez les produire vous-même en appuyant simplement sur un bouton.
Le bilan répertorie les actifs de l’entreprise, y compris l’équipement, les biens, les liquidités en banque et les sommes dues par les clients. Les passifs de la société sont également répertoriés. Ce seront toutes les factures que vous n’avez pas encore payées, les paiements d’impôts dus et toute dette de l’entreprise.
La « ligne de fond » du bilan est simplement un état des actifs de l’entreprise moins ses passifs.
Balance d’essai
Certaines personnes abandonnent à ce stade, se sentant entrées dans le monde mystificateur du jargon comptable. Mais comme nous l’avons vu, le compte de résultat et le bilan sont en fait des contrôles assez simples. Vous pouvez exécuter des feuilles de calcul ou des registres distincts pour différentes activités, comme un registre des ventes et un compte de dépenses. Avec des informations situées à différents endroits, il est difficile d’avoir une vue d’ensemble de l’entreprise. La balance de vérification prend tous les crédits et toutes les dettes de tous les grands livres et les compile en une image complète de l’état de l’entreprise.
Créez votre budget dans Xero
Nous utilisons Xero comme exemple ici parce qu’il s’agit probablement du progiciel de comptabilité le plus simple à utiliser et qu’il dispose de toutes les fonctionnalités, il conviendra donc à une utilisation à long terme au fur et à mesure que votre entreprise se développe.
Il est également largement utilisé par les petites entreprises et l’année dernière a remporté le prix Accountancy Age Award en tant que produit logiciel de l’année. Les juges ont déclaré qu’il devenait rapidement le leader de facto sur le marché de la comptabilité en ligne. La fonctionnalité Xero Budget Manager devrait vous faciliter la budgétisation de votre entreprise.
Commencez par définir votre budget global
Dans la section « Rapports » de Xero, vous constaterez que vous pouvez sélectionner différents budgets dans une liste déroulante. Procédez comme suit :
- Sélectionnez « Budget global ».
- Saisissez vos revenus,
- Entrez le coût des ventes que vous avez faites (cela vous donne le bénéfice brut).
- Entrez vos dépenses et frais généraux (cela vous donnera le chiffre du bénéfice net).
- Sélectionnez les dates budgétaires et les périodes de comparaison.
Il existe une fonction d’importation simple pour vos données – utilisez simplement le modèle Xero et il sera lu et utilisé pour remplir les profits et les pertes. À partir du budget global, vous pouvez facilement configurer des rapports tels que le compte de résultat et le bilan et exécuter un budget test.
Vous pouvez faire beaucoup avec Xero, mais il est conçu pour que vous puissiez commencer par l’essentiel et créer des rapports personnalisés à partir de là. Nous n’avons pas la place pour vous donner un tutoriel détaillé, mais l’exemple ci-dessus montre à quel point c’est simple. Il y a aussi beaucoup de vidéos très claires en ligne, alors jetez-y un coup d’œil. L’une des fonctionnalités intéressantes est la possibilité de créer votre propre tableau de bord afin que vous puissiez obtenir un aperçu instantané de ce qui se passe dans votre entreprise.
De plus, des instantanés de rapports tels que les profits et les pertes peuvent être pris sur votre appareil mobile. Cela permet de rester facilement au courant des affaires tout en voyageant ou en voyant des clients, sans avoir à transporter un ordinateur portable.