Le concept de bureau sans papier gagne du terrain chaque année et pour cause. L’idée que le document papier puisse être complètement retiré du lieu de travail a certainement son attrait.
Que vous soyez intéressé par les questions environnementales, que vous cherchiez à réduire les coûts ou à accroître la sécurité des données, l’élimination du papier des processus de bureau pour devenir sans papier peut avoir un impact significatif.
Mais un bureau vraiment sans papier est-il vraiment possible en 2018 ? De nombreuses entreprises ont pris des mesures pour réduire l’utilisation du papier, mais comment une marque peut-elle vraiment éliminer tous les aspects de la documentation papier ?
Adoptez la télécopie en nuage
Les fax sont aussi importants pour les entreprises en 2018 qu’ils l’étaient il y a 30 ans. Ils restent la méthode la plus efficace pour transmettre des documents sensibles en toute sécurité, tout en offrant des garanties juridiques, telles que des signatures authentiques et des horodatages de preuve valides, que d’autres formes de partage de documents n’offrent tout simplement pas.
Notez cependant notre terminologie : télécopier des documents, pas des télécopieurs. Les fax utilisent beaucoup de papier ; équipement qui doit être immédiatement retiré du bureau lors d’un déplacement vers un environnement sans papier. Cependant, un télécopieur n’est pas nécessaire pour envoyer ou recevoir une télécopie.
Logiciel de fax numérique, souvent lesdits services de télécopie en ligne o cloud fax, vous permet d’envoyer et de recevoir des fax entièrement au format sans papier, même s’ils ont été initialement envoyés à votre entreprise sous forme de document papier. Le fax en nuage fonctionne en téléchargeant et en transmettant des fichiers via un logiciel spécialisé, fichiers qui peuvent être fournis signatures juridiquement contraignantes grâce à l’utilisation de la technologie tactile.
La mise en œuvre du fax en nuage est infiniment simple. Il peut être intégré aux systèmes de fax existants sans avoir besoin de nouveaux numéros de fax, de technologies de remplacement ou de la nécessité de changer la façon dont vous communiquez avec vos clients. Une combinaison parfaite de transfert de documentation via des numéros de fax ou de courrier électronique, tout ce dont vous avez besoin est un fournisseur de services qui propose le logiciel de fax cloud nécessaire et les processus de partage de données sans papier deviennent instantanément partie intégrante de votre bureau.
Créer des archives numériques
Il est courant dans les entreprises d’archiver des fichiers dans le but de reprise future. Il peut s’agir de contrats d’employés, de factures, de relevés bancaires, d’accords avec des clients ; la liste est interminable. La procédure a été adoptée car, d’un point de vue probatoire, les entreprises nous invitent à des risques inutiles lorsqu’elles ne tiennent pas de registres.
Si quelqu’un les conteste dans un litige juridique, la documentation archivée fournit un filet de sécurité indispensable.
La conservation des documents à des fins juridiques sera toujours importante, mais ces documents n’ont pas besoin d’être sur papier. Les fichiers numériques sont aussi bons qu’un fichier papier s’ils sont stockés dans le bon format. Bien sûr, un document Word peut être modifié ou manipulé et ne tiendra pas lieu de preuve. Toutefois, si vous vous assurez que tous vos fichiers sont consignés logiciel d’archivagedaté, horodaté et formaté en PDF ou autres fichiers non modifiables, fournira tout le support nécessaire en cas de litige, sans avoir à conserver des rames de documents papier.
Utilisez la nouvelle technologie
La technologie a l’habitude de prendre d’anciens processus et de les rendre meilleurs, plus faciles ou plus rapides. Il suffit de regarder l’e-mail, le téléphone et la voiture pour avoir une idée de ce qu’il en est réellement.
En ce qui concerne la pratique de l’utilisation du papier, la technologie n’est pas différente. Peu importe la raison pour laquelle vous utilisez la documentation physique ; la technologie a trouvé une réponse qui élimine le besoin de la méthode la plus archaïque. Alors, si les solutions existent, pourquoi continuer à utiliser des systèmes obsolètes ?
- Utilisez-vous le papier pour prendre des notes pendant les réunions ? Pourquoi ne pas essayer Minutes.io ou LessMeeting.
- Établissez-vous des listes de tâches papier pour des projets d’entreprise ? Des logiciels comme Teamwork ou Trello pourraient être une solution de bureau sans papier.
- Envoyez-vous des factures au format physique ? QuickBooks, Sage Accounting et Xero sont d’excellentes alternatives sans papier.
Aller sans papier est en fait assez simple. Regardez simplement la tâche pour laquelle vous utilisez la carte et recherchez des solutions numériques.
Demander des services sans papier
Le simple fait est le suivant : vous pouvez effectuer tous les changements dont vous avez besoin dans votre bureau, mais vous ne serez de toute façon pas sans papier. Vous pouvez obtenir le dernier logiciel, débrancher votre télécopieur et stocker tous vos fichiers en ligne, mais si vous recevez toujours de la documentation physique de tiers, vous accumulez toujours du papier inutile.
La dernière étape pour devenir un véritable bureau sans papier consiste à s’assurer que le papier n’arrive pas jusqu’à votre porte d’entrée. De nombreuses entreprises, banques et organisations proposeront des alternatives sans papier si vous les demandez, et d’autres peuvent être disposées à accorder des allocations, compte tenu de vos objectifs sans papier, et à soumettre plus de documentation à votre entreprise au format numérique.