La ruée vers les demandes pour les vacances de décembre peut faire de la saison des vacances déjà mouvementée un cauchemar pour les propriétaires d’entreprise. Le co-fondateur et PDG de BrightHR, Paul Tooth, explique comment le gérer au mieux.
Les dernières recherches de BrightHR ont révélé que jusqu’à un tiers des employés britanniques ne bénéficient pas de l’intégralité de leurs congés pendant l’année de vacances. Avec environ 77% des entreprises qui commencent leur indemnité de vacances début janvier et la plupart des entreprises ne permettant pas à leurs employés de reporter leurs congés, cela peut inévitablement conduire à une vague de demandes de congés en fin d’année.
La gestion des demandes de vacances peut être un véritable casse-tête, en particulier en décembre, lorsque de nombreux propriétaires d’entreprise planifient la nouvelle année. Décembre n’est probablement pas toujours le meilleur moment pour refuser vos employés. Alors, que pouvez-vous faire à ce sujet?
Communiquer tout au long de l’année et avoir des procédures claires en place
Encourager les employés à faire une pause pendant l’année peut avoir de grands avantages pour votre entreprise. Il est toujours préférable d’essayer de travailler avec les employés tout au long de l’année pour s’assurer qu’il n’y a pas une augmentation soudaine des demandes de vacances au cours de la dernière partie de l’année. Certaines entreprises ont mis en place des politiques spécifiques pour s’assurer que cela ne se produise pas, tandis que la plupart des autres ont une règle non écrite sur les absences en décembre qui sont acceptables et celles qui ne le sont pas.
En tant qu’employeur, vous avez le droit de refuser une demande d’absence en raison de la période de l’année. C’est une bonne idée de comprendre les besoins de vos employés pendant cette période en essayant d’être aussi accommodant que possible, mais s’ils ont laissé la demande trop tard et que cela aura un impact sur votre entreprise, vous devez faire ce qui est bon pour l’entreprise.
Même si vous êtes prêt à laisser les gens faire une pause pendant la période des vacances, vous devez communiquer à votre équipe tout au long de l’année qu’il s’agit d’un moment important pour votre entreprise et qu’ils doivent essayer de planifier leurs absences à l’avance.
Passez du temps en décembre à bon escient
Nous estimons que le processus d’absence manuel moyen est au moins 10 fois plus lent que l’utilisation d’un système automatisé tel que BrightHR. En moyenne, les employés soumettent environ sept demandes de vacances par an. Cependant, à l’approche de Noël et de la fin de l’année des fêtes, les employeurs peuvent finir par être inondés de demandes d’employés qui souhaitent faire des achats de Noël ou simplement essayer de manquer d’allocation pour les vacances.
Et les demandes pour les vacances de décembre ne couvrent pas seulement la période précédant Noël. De nombreuses personnes décident de couper la période entre Noël et le Nouvel An, les entreprises fermant souvent vers cette période et précisant que trois journées seront réservées par les employés à cet effet. Alors que la plupart des employés demandent cette pause longtemps à l’avance, certains la quitteront à la dernière minute.
Il peut également être nécessaire de déterminer combien de personnes peuvent s’absenter pendant la période des fêtes pour que l’entreprise maintienne une capacité suffisante si vous souhaitez rester ouvert pendant la période de Noël.
Ces problèmes sont toujours délicats et doivent être traités comme tels. Veillez à tenir compte des problèmes potentiels d’habitudes et de pratiques. La mise en place de procédures et de politiques bien à l’avance est toujours la meilleure pratique. Et si vous comptez sur un processus manuel de gestion des absences, il est important de se rappeler qu’il y a un plus grand risque que les choses tournent mal qu’avec un système automatisé.
Pour la plupart des entreprises, la période de transition jusqu’à la fin de l’année présente une opportunité de développement et de croissance, que ce soit au cours d’une période chargée de transactions ou d’un moment pour planifier l’année suivante. Lutter avec les procédures de gestion des absences ne sert que de distraction.
Par exemple, il y a la compilation de documents, des feuilles de calcul problématiques, des calendriers de vacances problématiques et des conflits de vacances potentiels. De plus, en janvier, ce casse-tête des fêtes peut atteindre un tout autre niveau lorsque les employés retournent au travail et ont leur nouveau droit de jouer avec.
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