Le petit assistant du Père Noël (alias Bernard Crumlish, comptable en gestion webexpenses) offre ses meilleurs conseils pour aider les comptables à garder les dépenses de bureau sous contrôle ce Noël.
Noël approche. Pour beaucoup d’entre nous, ce sont trois des mots les plus excitants que nous entendrons tout au long de l’année : ils évoquent des images de délicieux dîners de Noël, de cadeaux sous le sapin et de la possibilité de prendre un verre ou deux. Cependant, la vérité est que, pour beaucoup, « Noël approche » est en effet une déclaration très effrayante.
Pour rien de plus que le comptable du Père Noël qui fait des calculs en Laponie. Imaginez devoir gérer les frais de déplacement du Père Noël ! Sans parler de devoir garder un œil sur les elfes maléfiques qui peuvent être un peu trop gais pour le compte de dépenses du Père Noël. À bien des égards, le comptable du Père Noël n’est pas si différent de nous, les comptables ordinaires qui gèrent les budgets et les dépenses pendant la période de Noël. Chez webexpenses, nous savons à quel point les équipes financières peuvent être occupées.
Donc, pour vous aider à planifier un Noël génial et joyeux, voici mes meilleurs conseils pour vous assurer que votre mois de décembre se passe bien et vous évite les maux de tête des dépenses en 2016 :
Avant même de réfléchir à quoi faire pour votre fête de Noël ou quoi acheter au personnel pour vous remercier, il est essentiel d’adopter une approche planifiée. Commencez par faire un budget. Assurez-vous de tenir compte de tout ce pour quoi vous prévoyez dépenser de l’argent; des fêtes aux cadeaux en passant par le transport, tout ce qui pourrait avoir une incidence sur les coûts. Assurez-vous également que les membres du personnel chargés de planifier les activités de Noël connaissent le budget et les directives du HMRC. En respectant le budget convenu, il n’y aura aucun avantage en nature pour vos employés.
Mettez en place des procédures pour suivre votre budget et assurez-vous que vos dépenses sont enregistrées. Les outils de gestion des dépenses, tels que les dépenses en ligne, peuvent vous aider à respecter votre budget en fournissant un aperçu en temps réel de vos dépenses professionnelles.
Aucun Noël ne serait complet sans une fête de bureau, mais quand il s’agit d’organiser des fêtes, ne vous laissez pas emporter. Les règles du HMRC stipulent qu’une organisation peut dépenser jusqu’à 150 £ par personne et par an, en franchise d’impôt, pour divertir ses employés. Il n’y a aucune restriction quant à la taille de l’entreprise. Que votre effectif compte 5 000 personnes ou seulement deux ou trois, les mêmes règles s’appliquent. Cependant, si la limite de 150 £ est dépassée, le coût total de l’événement devient imposable en tant qu’avantage en nature et doit être déclaré sur le P11D de chaque employé ou payé au nom de l’employé via l’accord de règlement PAYE de l’employeur.
Quand il s’agit de cadeaux, gardez encore une fois un budget à l’esprit. Assurez-vous de savoir combien vous pouvez vous permettre. Souvent, un petit cadeau est plus que suffisant pour montrer votre appréciation. Les règles du HMRC permettent aux entreprises d’acheter des cadeaux « insignifiants » pour les employés, qui ne sont ni en espèces ni en bons, sans incidence fiscale. Par exemple, une bouteille de vin ordinaire ou une boîte de chocolats est considérée comme banale. Cependant, il est peu probable qu’une caisse de vins fins ou de paniers de Noël soit considérée comme banale et devrait apparaître sur le P11d de l’employé ou être payée au nom de l’employé via l’accord de règlement PAYE de l’employeur. HMRC suggère que les employeurs utilisent leur jugement pour déterminer ce qui est trivial.
- N’oubliez pas de vous amuser
Noël est le seul moment de l’année où la plupart des organisations font une pause, alors n’oubliez pas de faire de même et offrez-vous une pâtisserie ou deux.