Alors que les applications de visioconférence basées sur le cloud étendent la disponibilité de la visioconférence aux particuliers et aux petites entreprises, il y a quelques trucs et astuces que les participants devront connaître.
Éviter les erreurs courantes de visioconférence peut aider à faire de la visioconférence une expérience formidable pour toutes les personnes impliquées.
L’augmentation de la collaboration et de la coopération entre les départements peut vraiment augmenter la productivité et l’innovation, et faire des réunions par vidéoconférence quelque chose à espérer au lieu de quelque chose que vous préférez planifier une chirurgie dentaire plutôt que d’y assister.
Les erreurs courantes dans la visioconférence incluent :
Trucs et astuces de base
Certains des trucs et astuces les plus efficaces sont de nature préventive. Ce sont des choses que vous voulez faire avant la conférence pour vous assurer que tout se passe bien. Lorsque vous préparez des réunions en ligne avec le réseau Blue Jeans, vous voudrez rechercher un lieu avec un faible niveau de bruit ambiant et un bon éclairage pour votre réunion. Les faibles niveaux de bruit ambiant signifient qu’il n’y a pas de bruits de fond gênants pour interrompre le déroulement de la réunion ou distraire les participants. Par exemple, vous ne feriez pas de vidéoconférence dans un café bruyant, les sons des conversations d’autres personnes et même le bruit de la rue peuvent être gênants. De même, vous voulez avoir une zone bien éclairée où l’éclairage peut être concentré sur les présentateurs et ne pas être trop éblouissant ou trop sombre. Vous pouvez également effectuer un test audio et vidéo pour vous assurer que tout fonctionne correctement au lieu de retarder ou d’interrompre la réunion pour résoudre ces problèmes.
Pour les débutants en vidéoconférence, vous voudrez peut-être fournir des directives sur la façon de s’habiller et de parler à l’assemblée. Faire savoir aux gens que, par exemple, cette chemise Paisley qui a fière allure hors caméra peut être distordue devant la caméra. De même, la couleur ne doit être ni trop claire ni trop foncée. La Northwestern University recommande de préférer les solides neutres, en sourdine ou pastel sur l’appareil photo. Un test vierge pour tester le son et la vidéo peut également inclure des conseils sur la façon de faire face à la caméra et de parler directement dans le microphone, l’utilisation d’un ton de voix et la limitation des mouvements sont également très utiles pour garder les participants concentrés sur ce qui est dit plutôt que sur. ce qui est dit. .
Étiquette de réunion
L’étiquette est également importante dans la visioconférence, il est facile de faire des erreurs d’étiquette. Les participants doivent commencer par se présenter par leur nom et leur fonction. Par exemple, « Je suis Pat Jones de la comptabilité à Chicago. » Cela aide les participants à identifier qui parle et d’où. De même, lorsqu’ils posent des questions, les participants doivent les diriger vers une personne spécifique afin qu’il n’y ait pas de confusion quant à la personne à laquelle ils s’adressent. Quelqu’un pourrait dire : « J’ai une question pour John Smith du service de publicité de Detroit.
Les organisateurs de la réunion doivent également être prêts à agir en tant que modérateurs et à maintenir l’ordre afin que la réunion ne perde pas le contrôle ou ne soit dominée par quelques personnes. Psychology Today recommande d’avoir une heure de début et de fin concrète, un ordre du jour clair et de garder une concentration étroite pour que tout reste sur la bonne voie. Dans le même temps, comprenez que lors de longues réunions, les participants auront probablement besoin de pauses pour se lever, marcher et consulter leurs e-mails ou leur messagerie vocale. Les réunions ne devraient idéalement pas durer plus d’une heure, selon le magazine Forbes, mais si les réunions dépassent l’heure de fin indiquée, accordez aux participants un délai raisonnable pour que la réunion se termine. Les gens n’aiment pas être pris en otage.
Gardez le but
Enfin, réfléchissez d’abord à la raison pour laquelle vous tenez des réunions. Bien que les réunions puissent être des outils très précieux, elles peuvent aussi être surutilisées. Trop de réunions peuvent entraver la productivité, causer du stress et du ressentiment en raison d’un flux de travail interrompu. Si l’objectif de votre réunion est simplement de fournir des mises à jour de statut ou d’aborder des sujets banals qui sont abordés chaque semaine, il est possible qu’ils contribuent à une culture de la fatigue des réunions. Vous n’avez pas seulement besoin de corps dans une salle ou de vous joindre via une connexion Wi-Fi à distance, vous devez avoir des participants impliqués et attribués. Si les trois quarts de votre liste rêvent, jouent à la purée de bonbons ou même dorment, on ne peut pas dire que ce soit une réunion réussie et productive.
Nous avons tous été convoqués dans une salle par quelqu’un que nous ne voudrions plus jamais convoquer à une autre réunion. Si vous avez déjà vécu une réunion aussi amusante qu’un traitement de canal, vous vous souviendrez probablement pourquoi c’était si problématique au départ : les pires réunions sont improductives, et trop de réunions peuvent conduire à un environnement de travail sans but ou toxique. En limitant le nombre de personnes autorisées à convoquer des réunions et le nombre de réunions hebdomadaires, les réunions peuvent plutôt être transformées en une utilisation efficace du temps, de l’énergie et des ressources qu’elles devraient être. Bien que la visioconférence soit un excellent outil à utiliser là où le courrier électronique, la téléconférence et d’autres approches échouent, elle peut également faire l’objet d’abus. La création d’une culture de réunion saine garantit que toutes les voix sont entendues et que des mesures sont prises. Vous pouvez également constater que les gens sont impatients d’entendre les mots « Nous convoquons une réunion ».