Comment fournir et maintenir un lieu de travail agile

Le monde du travail évolue assez rapidement. De nombreuses organisations commencent à adopter des modèles de travail flexibles et agiles, certaines avec l’intention de donner aux employés les moyens de travailler plus efficacement, d’autres essayant de « suer leurs ressources » et d’autres répondant à une demande croissante pour plus de flexibilité dans les accords de travail.

Sans critiquer l’apparente volonté de renouveler les façons de faire (toujours une bonne chose !), il semblerait que certains de ceux qui prônent des projets de transformation du lieu de travail ne soient toujours pas sûrs de ce qu’ils essaient réellement d’obtenir, c’est peut-être un agile environnement de travail.environnement de travail agile

Cela n’est pas aidé par le manque de clarté de la terminologie – flexible, agile, basé sur l’activité, intelligent, intelligent sont tous des termes utilisés par les organisations pour marquer leurs initiatives. Peu importe comment vous l’appelez tant que vous savez clairement ce qui se passe au sein de votre organisation, sinon la confusion est inutile et contre-productive.

Disons qu’un « lieu de travail agile » est un lieu où les gens ont une gamme d’endroits dans lesquels ils peuvent choisir de travailler, pour répondre aux besoins de leurs tâches particulières. Cela peut inclure ou non les personnes qui travaillent à domicile ou qui travaillent à différents moments de la journée, selon ce que vous essayez d’accomplir. Voici quatre choses à penser…

Soyez clair sur ce que vous essayez d’atteindre

Toutes les personnes impliquées dans l’initiative, du sponsor de l’entreprise à l’ensemble de la main-d’œuvre, doivent comprendre POURQUOI l’organisation introduit un lieu de travail agile. Est-ce pour réduire les coûts ?; améliorer l’attraction et la rétention des talents ? ; ou est-ce pour soutenir la performance individuelle et collective ? Et ils doivent également savoir ce que signifie « agile » dans votre organisation. Une fois que vous comprenez ce que vous essayez de réaliser et que vous avez une vision de ce que vous essayez de créer, la prochaine étape consiste à vous préparer au succès.

Construire un dossier de changement

Les gens ne changent pas leurs habitudes de vie juste parce qu’on leur dit de le faire. Ils changent parce qu’ils ont acheté les avantages de le faire. À cet égard, vous devez développer une analyse de rentabilisation engageante, étayée par des preuves concrètes, qui répond aux questions suivantes :

  • Pourquoi faisons-nous le changement?
  • Quels changements apportons-nous ?
  • Comment les choses vont-elles évoluer à l’avenir (et comment y arriverons-nous) ?
  • Quand les choses vont-elles changer ?
  • Qu’attendons-nous des gens ?
  • Qui les accompagnera lors du changement ?
  • Qu’y a-t-il pour eux?

Si vous ne pouvez pas dire aux gens « quoi, pourquoi, comment et quand », ne soyez pas surpris s’ils hésitent à s’impliquer, et encore moins à s’engager à changer. Beaucoup garderont simplement la tête baissée et attendront que cette « chose de travail agile » explose.

Travailler ensemble

Contrairement à de nombreux autres projets d’entreprise, l’introduction de l’agilité ou des « nouvelles méthodes de travail » traverse de nombreuses disciplines (par exemple, IT, FM, RE, RH, conduite du changement). Chaque discipline a sa propre façon de faire les choses, mais pour qu’une initiative agile réussisse, elles doivent s’assurer que leurs processus s’alignent et se soutiennent mutuellement, afin que le flux d’informations et les points de contact soient coordonnés. Il est essentiel que les utilisateurs du lieu de travail écoutent une histoire cohérente, les préparant au changement.

Toutes les personnes impliquées dans le changement doivent le comprendre profondément et être personnellement à l’aise avec cela… car cela les obligera également à changer leur approche et à travailler avec les autres d’une manière qu’elles n’ont probablement jamais eu à faire auparavant. Pour réussir, les flux de travail de livraison sur le lieu de travail doivent travailler en étroite collaboration comme une seule équipe, en mettant de côté les mentalités du service et en travaillant vers des objectifs partagés et des critères de réussite communs.

Le changement est pour toujours

Dans les programmes de changement agile, beaucoup d’énergie est utilisée pour se préparer au changement, mais souvent l’équipe du projet fond et les dirigeants commencent à se concentrer sur autre chose avant que le changement de comportement ne soit pleinement intégré. Si vous ne faites pas attention, le comportement commence à revenir aux anciennes méthodes.

Il est important de reconnaître que les comportements sont un ensemble d’habitudes auxquelles les gens s’habituent au fil du temps et avec lesquelles ils se sentent très à l’aise, nécessitant peu d’énergie à répéter à chaque fois. Lorsqu’on lui demande de faire les choses différemment, il faut beaucoup plus d’énergie mentale, ce qui est plus ardu. Les gens préfèrent souvent s’en tenir aux vieilles habitudes s’ils peuvent s’en tirer. Soutenir le changement implique à la fois de se préparer et de continuer dans l’avenir pour intégrer de nouveaux comportements en tant que nouvelle normalité.

Pour aider les spécialistes du lieu de travail à faire face au changement agile du lieu de travail, nous avons développé un cours de formation qui fournit une simulation rapide de la façon de fournir et de maintenir un travail agile. Ce Bootcamp Agile Working – qui fait partie d’une série d’activités Performance Innovation Network (PIN) – a été mené dans le monde entier et les sessions rappellent à toutes les personnes impliquées que le processus de conduite de la transformation comportementale n’est pas une tâche facile, contrairement aux changements physiques sur le lieu de travail qui peuvent sembler relativement simple en comparaison. Mais c’est possible !


Par Karen Plum, directrice de la recherche et du développement, Advanced Workplace Associates (AWA)

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