Comment gérer efficacement les dépenses de vos employés

Vous ne vous êtes pas lancé en affaires, vous pouvez donc perdre des heures chaque mois à gérer les dépenses des employés. Pourtant, vous ne pourrez pas transformer votre grande idée en une entreprise rentable à moins que vous ne fassiez bien certaines choses de base.

Les dépenses des employés (y compris les vôtres) peuvent représenter une ponction financière si elles ne sont pas gérées correctement. Heureusement, il existe quelques conseils clés que vous pouvez suivre pour vous assurer que la gestion des dépenses des employés se passe bien (et de manière rentable), afin que vous puissiez vous concentrer à nouveau sur votre cœur de métier et réduire l’impact des dépenses sur ces bénéfices critiques.

La gestion des dépenses des employés ne peut pas attendre – commencez dès aujourd’hui

Qu’on le veuille ou non, la gestion des dépenses des employés est importante. Ce n’est pas quelque chose que vous devriez faire tous les mois. Vous devriez élaborer un plan au début de votre entreprise, afin de ne pas avoir de problèmes plus tard.

La nature de la bête est que les dépenses des employés peuvent être une source de risque et de stress immenses. Vous ne pouvez pas travailler s’il y a une incertitude quant à l’endroit où se trouvent les cartes de crédit (ou les espèces) de l’entreprise et vous (ou votre personnel) ne devriez pas perdre de temps à enquêter sur les dépenses, à verser des relevés et à essayer de savoir qui a dépensé quoi et Pourquoi.

En tant qu’entrepreneur, vous avez probablement investi de l’argent et du temps dans votre entreprise et vous ne voulez pas vous soucier de ce qui se passe avec vos précieux fonds. Il n’y a rien de tel que « juste quelques kilos ici et là » – dans l’ensemble.

Accepter la nécessité des dépenses des employés

Alors que vous (en tant que propriétaire d’entreprise) pourriez être heureux de lésiner et d’économiser sur les dépenses professionnelles (hôtels moins chers, déjeuners faits maison), les choses pourraient se retourner contre vous si vous vous attendez à ce que vos employés fassent de même.

Cela ne signifie pas que vous devez laisser libre cours à vos employés pour barboter, bien sûr.

Il s’agit de veiller à ce que vos employés soient en mesure de payer tout ce dont ils ont besoin pour gérer leur entreprise (votre entreprise) au mieux de leurs capacités. Si vous n’aimez pas payer certaines dépenses considérées comme normales dans des entreprises plus établies, votre pincée d’un cent pourrait se retourner contre vous sous la forme d’un moral bas des employés.

Assurez-vous d’utiliser les cartes de paiement intégrées

Il y a deux raisons principales pour lesquelles vous devez vous assurer d’avoir suffisamment de cartes de paiement en main.

Tout d’abord, vous ne voulez pas risquer la frustration de devoir arrêter un projet important simplement parce qu’un employé est incapable de faire un achat essentiel.

Mais le deuxième problème concerne le contrôle de qui a dépensé quoi et pour quoi. Si toute l’entreprise (ou tout un service) s’appuie sur une seule carte de paiement, vous aurez les dépenses de tout le monde sur le même relevé bancaire et tout concilier sera un cauchemar.

Dans un scénario idéal, vous aurez une carte par employé et même une carte pour chaque département, ou pour chaque achat régulier (par exemple, un logiciel en ligne). À la fin du mois, toutes vos dépenses seront déjà bien organisées par employé/catégorie, ce qui rendra la tâche de rapprochement minimale et l’incertitude inexistante.

Certaines banques proposent des « cartes d’achat » pour vous aider à séparer vos grosses dépenses régulières. Ou pourquoi ne pas essayer Soldo Business, le compte de dépenses multi-utilisateurs d’entreprise, qui vous permet de créer des cartes Mastercard prépayées pour les employés et les services ainsi que pour les achats courants ? Vous pouvez même créer des cartes Soldo virtuelles instantanées, idéales pour les achats en ligne. Le tableau de bord d’administration en ligne de Soldo Business vous permet ensuite de vérifier facilement les paramètres et les dépenses de chaque carte, ainsi que de créer facilement des notes de frais.

Le logiciel de gestion des dépenses des employés a parcouru un long chemin

Si vous utilisez encore des feuilles de calcul pour gérer les dépenses des employés, arrêtez maintenant.

Même si vous vous considérez comme un technophobe, vous devriez jeter un coup d’œil à certains des logiciels maintenant disponibles pour aider les propriétaires d’entreprise à gérer les dépenses des employés. La plupart des solutions se concentrent sur la facilité d’utilisation, et vous êtes sûr de trouver un système de gestion des dépenses des employés qui vous convient parfaitement, à vous et à votre entreprise.

Vous utilisez peut-être déjà un système comme QuickBooks ou Sage – pourquoi ne pas consulter leurs sites Web pour savoir s’ils ont ajouté des fonctionnalités qui pourraient vous faciliter la gestion des dépenses des employés. Votre gestionnaire de compte bancaire professionnel peut également être en mesure de vous aider avec des suggestions, il est donc toujours utile de vérifier. La bonne technologie peut faire une énorme différence.

Soldo Business propose des rapports de dépenses en deux clics qui s’intègrent parfaitement à votre système comptable existant. Vous pouvez même générer des rapports par tag (par exemple ‘Client Network’). Surtout, vos employés peuvent utiliser l’application pour smartphone Soldo Business pour télécharger des photos de reçus de magasin, afin que vos rapports soient complets avec toutes les informations dont ils ont besoin.

Ensuite, une fois les rapports terminés, vous pouvez reprendre le travail immédiatement.

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