En tant que propriétaire d’entreprise au Royaume-Uni, la location d’un bureau présente des défis uniques que vous devez surmonter. Alors que vous essayez d’estimer la taille d’un bureau dont vous avez besoin, il y a un espace vide inutilisé qui brûle votre compte bancaire pour les frais de location et de location ou les gens sont coincés comme des sardines dans une boîte. Même si vous touchez probablement quelque part entre les deux à un moment donné, c’est toujours un équilibre délicat.
À un moment donné, vous vous rendez compte que vous ne pouvez pas économiser de l’argent lorsque l’aménagement des bureaux est trop inefficace et vous seriez ouvert à une rénovation de bureau à la fois pour moderniser et pour mieux utiliser l’espace loué. Alternativement, si vous avez le sentiment qu’aucune rénovation de bureau ne fournira suffisamment d’efficacité d’espace pour résoudre le problème de surpeuplement, alors un déménagement de bureau est probablement la meilleure option. Et puis, avec un bureau loué plus grand, il faudra encore le moderniser pour créer un bureau adapté à votre activité.
Voici quelques conseils détaillés sur la façon de gérer correctement la rénovation ou le déménagement d’un bureau afin d’éviter que le niveau de stress n’augmente trop.
Considérez si une modernisation est tout ce qu’il faut
Parfois, un ancien bureau a juste besoin d’un peu d’amour pour le rendre meilleur pour une entreprise dynamique. Il a besoin de vie pour respirer, peut-être avec un plan d’étage ouvert, de la verdure et un design intérieur artistique pour créer un environnement de bureau plus invitant pour les employés et les visiteurs.
Déménager ou rénover des bureaux est un choix difficile. Tous les PDG n’ont pas le savoir-faire, ni un autre dirigeant s’il n’a pas été impliqué dans un projet de transfert ou de restructuration auparavant. Consulter une entreprise d’agencement de bureaux comme Amos Beech, qui aide les entreprises à travers des projets de design d’intérieur et de rénovation complète de bureaux, est un moyen de se faciliter la vie.
Lorsque vous sentez que vous n’avez pas les connaissances nécessaires pour faire une évaluation réaliste ou correcte du déménagement dans un bureau plus grand ou de la modernisation d’un bureau existant, demandez à des professionnels de vous aider à prendre cette décision. De cette façon, vous pouvez être sûr que toute décision est la bonne pour l’entreprise.
Rénover un bureau existant est-il plus difficile ?
La réponse simple est oui.
Pensez-y. Le bureau est probablement déjà assez rempli. Une équipe de rénovation doit entrer et déplacer les personnes et les meubles dans une autre partie du bureau pour nettoyer la zone. Ce n’est qu’ainsi qu’ils pourront se mettre au travail pour réaménager l’espace, enlever la moquette, refaire les murs, changer le mobilier, etc.
Déplacer des personnes n’est pas facile car il y a des lignes téléphoniques, des extensions vers lesquelles basculer, des connexions internet et des prises de courant en quantité suffisante qu’il faut prévoir.
La quantité de perturbations que cela cause à une entreprise est considérable, même s’il y a un bureau vacant à utiliser pour une relocalisation temporaire. Certains membres du personnel devront être disponibles pour fournir des conseils et s’assurer que les services sont échangés correctement afin que tout fonctionne lorsque le reste de l’équipe arrivera le matin prêt à travailler.
De plus, il convient de se rappeler que lorsque vous cherchez à réaménager un bureau alors qu’il est actuellement utilisé, vous êtes obligé de le faire par étapes. Il n’est généralement pas possible d’avoir un plan de bureau gratuit et de travailler dessus sur un seul niveau. Au lieu de cela, il est souvent nécessaire d’aménager un nouvel espace, puis de déplacer les gens de l’autre côté et de rénover la partie libre du bureau. C’est le moyen le plus lent de terminer une rénovation que de travailler dans un bureau vacant avant d’y emménager.
Vaut-il la peine de payer des équipements spécialisés pour compléter une rénovation de bureau ?
Avouons-le. Probablement personne dans votre entreprise n’a l’expérience de la réalisation d’une rénovation.
Bien qu’ils aient peut-être branché des prises supplémentaires ou fait passer le service informatique pour poser le câble réseau ou s’assurer que le Wi-Fi était accessible, cela n’a rien à voir avec la rénovation complète d’un bureau entier.
Il y a tellement d’autres pièces mobiles à organiser que vous avez besoin d’un chef de projet pour toutes les gérer. L’utilisation de listes de contrôle garantit le bon déroulement d’un projet de rénovation de bureau (ou du moins la résolution du problème). Cependant, lorsque vous n’avez jamais terminé un projet de rénovation de bureau, comment pouvez-vous faire une liste de contrôle complète sans manquer quelque chose d’important ?
L’expérience compte. Lorsqu’un projet est compliqué avec de nombreuses étapes et sous-étapes à élaborer, avec une équipe de déménageurs, de poseurs de tapis, de décorateurs, d’architectes d’intérieur, d’éclairagistes, d’électriciens et d’autres personnes talentueuses, il devient plus clair qu’obtenir de l’aide est tout à fait logique. .
Une équipe de professionnels peut-elle se transformer en un bon investissement avec un retour tangible ?
En utilisant une équipe de remodelage, vous pourriez penser que tout ce qu’ils font est de créer un nouvel espace de bureau qui a juste un look légèrement différent avec quelques touches et ajustements modernes ici et là. Ce n’est que le début.
Commençons par examiner le moral au bureau et la satisfaction au travail. Lorsque les employés ou les équipes se sentent ancrés, ils ne produisent pas un travail de qualité et ne terminent pas les tâches après un certain délai. Les motiver devient une bataille constante pour la direction qui ne comprend pas ce qu’elle fait mal.
Peut-être essaient-ils également de recruter de nouveaux employés pour revigorer leur équipe mourante, mais souvent, au bout d’un moment, ils assimilent simplement la même culture que le bureau. Il n’y a pas d’effet d’immunité collective où suffisamment de nouvelles personnes introduites peuvent changer le résultat pour tout le monde.
En arrivant dans un bureau nouvellement conçu qui a des espaces ouverts, la vie végétale dans des endroits où elle ne créera pas de problèmes d’irritation des sinus pour les employés assis à proximité, et un intérieur coloré remonte le moral des personnes qui y travaillent. Lorsque vous passez 7 à 8 heures chaque jour de la semaine au bureau, il est plus agréable de disposer d’un espace attrayant pour passer du temps. Indirectement, cela signale également aux employés que l’entreprise se soucie de leur bien-être et pas seulement des profits.
Un bureau moderne fait également des merveilles pour les clients potentiels qui viennent pour des réunions. Il leur dit que l’entreprise est très sérieuse quant à la qualité des services qu’elle fournit aux clients. Cependant, il signale également qu’ils se soucient de leurs employés parce qu’ils comprennent que ce sont eux qui fournissent les services sur lesquels repose leur entreprise.
Que faire si vous devez déménager dans un bureau plus grand ?
Le déménagement du bureau doit se faire en plusieurs étapes.
La première étape consiste à trouver un nouveau bureau approprié dans un endroit proche de liaisons de transport fiables et avec une population locale de travailleurs qualifiés. Lorsqu’ils s’éloignent trop de leur bureau actuel, de nombreux employés choisissent de trouver un nouvel emploi plutôt que de déraciner leur propre vie. Par conséquent, vous devez décider si vous souhaitez trouver un bureau proche de celui existant ou être plus flexible.
La deuxième étape consiste à obtenir le nouveau bail de bureau et à terminer une rénovation avant l’expiration du bail de bureau existant. Dans la plupart des cas, il est nécessaire d’avoir un certain degré de chevauchement entre le bureau existant et le nouveau car transférer toutes les opérations en même temps est une tâche extrêmement difficile.
Les avantages de rénover un bureau vacant avant de déménager
Il y a plusieurs avantages à rénover un bureau vacant. En voici quelques uns:
- La signature du bail pour un nouveau bureau à louer et l’accès rapide au bureau sont très utiles. Vous pouvez commander des idées de design d’intérieur et des meubles initiaux pour éviter des délais inutiles entre la signature du nouveau bail et le début des rénovations.
- Avec un bureau vide, c’est aussi proche que possible d’un tableau blanc vierge. Un spécialiste de la rénovation de bureaux a accès à des designers d’intérieur incroyables qui peuvent créer un nouveau look pour le bureau en fonction de vos besoins. Ayant fait tant de fois auparavant, ils sont aptes à travailler avec un budget convenu et à proposer des plans qui répondent à toutes les exigences.
- Un projet de rénovation peut être achevé en beaucoup moins de temps lorsque les étages sont en panne. Il n’est pas possible de basculer entre les employés de l’entreprise qui essaient de faire leur travail et qui sont ennuyés. Tous les membres de l’équipe de remise à neuf peuvent se mettre au travail pour livrer selon le cahier des charges convenu avec le client.
- Tous les équipements nécessaires, les lignes téléphoniques, les connexions Internet, l’électricité et d’autres fonctionnalités peuvent être opérationnels avant qu’un membre du personnel ne se rende dans le nouveau bureau. Tout peut être testé et re-testé pour s’assurer qu’il n’y a pas de panne même le jour du déménagement. C’est infiniment plus simple.
Qu’il s’agisse de déménager dans un nouveau bureau ou de rénover un bureau existant, c’est un projet avec beaucoup de tâches à gérer. Le processus prendra des mois, pas des semaines. Par exemple, le simple fait de trouver un bureau vacant approprié dans le bon poste prend souvent 6 à 12 mois juste pour le localiser pour la plupart des entreprises. Pour cette raison, les entreprises ont tendance à déménager intentionnellement moins fréquemment et à louer des bureaux plus grands que leurs besoins actuels afin de réduire davantage les désagréments causés par les déménagements fréquents.
Bien qu’il soit plus perturbant si vous préférez une rénovation de bureau à une relocalisation, recevoir de l’aide minimise l’impact qui affectera vos opérations commerciales. Faire appel aux services d’une équipe de rénovation professionnelle évite de se heurter à des difficultés qui prolongent la durée de vie du projet de rénovation, causant des problèmes supplémentaires au personnel. Cet aspect mérite certainement une attention particulière au moment de décider de la meilleure ligne de conduite pour l’entreprise.