Comment maximiser l’efficacité de votre petite entreprise en pleine croissance

Lorsque nous créons des entreprises avec l’intention d’avoir des méthodes de travail fluides et efficaces, il peut être assez frustrant de remarquer que les choses sont devenues un peu incontrôlables et ne fonctionnent pas au maximum de leur efficacité.

Eh bien, n’ayez crainte, vous n’êtes pas seul et il convient de rappeler que c’est aussi un bon signe que votre entreprise se développe clairement et dépasse peut-être vos processus et méthodes de travail initiaux, ce qui ne peut être que positif.

Heureusement, il y a de l’espoir, et avec quelques ajustements, vous pouvez gérer votre petite entreprise plus efficacement pour le moment et à l’avenir, ce qui devrait améliorer la réussite globale de votre entreprise et, bien sûr, améliorer votre santé et votre bien-être. .

Avant d’agir, votre première étape sera de réfléchir à votre situation actuelle, de faire une pause et d’adopter une vision plus large, en vous éloignant des détails pour avoir une vue d’ensemble. Que vois-tu? Quels sont les problèmes évidents que vous rencontrez tous les jours ?

Essayez cette approche après avoir lu les domaines suivants, puis passé en revue ces domaines dans une perspective plus large, en évaluant où vous en êtes et quels changements vous devez apporter pour une efficacité maximale.

Ressources informatiques

Disposer d’une technologie efficace, de systèmes et de logiciels adaptés est essentiel pour atteindre une efficacité maximale au sein de votre petite entreprise.

Par exemple, assurer une connexion Internet permanente est essentiel pour éviter les temps d’arrêt ou les problèmes de connexion qui peuvent facilement ralentir votre production.

Après avoir examiné vos processus, si vous avez découvert que vous utilisez cinq feuilles de calcul Excel et que vous dupliquez les informations pour effectuer une tâche, il est peut-être temps d’envisager de mettre à niveau vos systèmes informatiques et de rechercher le logiciel le plus adapté à vos besoins actuels et futurs. Il est important de planifier toute mise à niveau informatique en gardant à l’esprit les possibilités futures.

La meilleure façon de le faire, lorsque vous n’êtes pas sûr de vos besoins futurs, est d’acheter des logiciels facilement adaptables, tels que des logiciels sur mesure plutôt que des packages standard.

Le personnel de soutien

Si vos entreprises se sont considérablement développées depuis vos débuts, la première question doit vraiment être : avez-vous suffisamment de ressources et avez-vous la bonne ressource en place ?

Est-ce vraiment un assistant dont vous avez besoin pour vous aider à livrer les résultats de vos projets ou il serait plus efficace de confier l’ensemble du travail à un chef de projet expérimenté. Vous pourriez penser que c’est l’option la plus chère, mais cela vaut la peine d’explorer les deux options pour voir laquelle obtiendra les meilleurs résultats et libérera votre temps, afin que vous puissiez gérer efficacement votre entreprise.

De plus, pour permettre une vérification future – la croissance future des besoins en ressources – envisagez d’embaucher des personnes sur des contrats à court terme pour vous assurer de ne pas vous retrouver dans une position où vous avez de nombreux rôles à temps partiel qui se chevauchent en cours de route.

Communication

Une communication claire et efficace est au cœur de l’efficacité commerciale et se présente sous de nombreuses formes. Par exemple, la surcharge de courrier électronique dans les entreprises peut être un problème courant et peut être un problème en particulier pour les entreprises où le personnel travaille à distance ou virtuellement.

L’inefficacité ou le manque de communication efficace est l’une des raisons pour lesquelles les e-mails internes peuvent devenir excessifs. Pour éviter que cela ne devienne problématique, il peut être judicieux d’organiser des réunions d’information hebdomadaires où vous pourrez discuter et planifier la semaine à venir, en couvrant toutes les questions au fur et à mesure. De plus, la mise en place de processus spécifiques sur la gestion des emails fera également des merveilles pour réduire cette consommation des ressources disponibles.

Processus

Les processus sont nécessaires, mais trop souvent, le volume d’étapes et la duplication en leur sein peuvent être une véritable ponction sur vos ressources limitées. La révision du processus actuel pourrait libérer d’énormes quantités de temps qui pourraient être utilisées ailleurs.

Pour évaluer vos processus actuels, répertoriez-les et décomposez-les en étapes individuelles. Passez ensuite en revue chaque étape et déterminez s’il y a des doublons et définissez si chaque étape est absolument nécessaire pour atteindre le résultat escompté.

La clé est de réduire les étapes dans le processus, d’où les bits entre l’entrée et le résultat. Concentrez-vous sur la réduction du nombre de personnes impliquées, la réduction de la marge d’erreur, la réduction ou, idéalement, l’évitement de la duplication d’informations, tout en obtenant le même résultat.

Gestion du temps

La façon dont vous et votre personnel organisez leur temps aura un impact direct sur votre entreprise et atteindra une efficacité maximale. La première chose à faire est de donner l’exemple – si vous maîtrisez votre charge de travail, cela pourrait suffire à inspirer les autres à le faire…

Cependant, une mise en garde : forcer votre personnel à travailler d’une manière que vous pensez efficace en soi a peu de chances de produire des résultats positifs. Ce n’est pas parce que ça marche pour vous que ça marche pour les autres. La meilleure approche si vous sentez qu’un membre du personnel en particulier n’est pas aussi organisé que vous le souhaiteriez est de passer du temps ensemble pour trouver le chemin du problème et accéder à ce qu’il pense pouvoir faire différemment pour parvenir à une meilleure gestion du temps.

De plus, en termes de gestion de votre temps, apprendre à déléguer efficacement pourrait être votre ultime sauveur !

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