Comment organiser le voyage d’affaires parfait

Une grande partie de la gestion d’une entreprise comprend l’organisation de voyages d’affaires, et vous voudrez probablement qu’ils se déroulent aussi bien que possible.

Avoir un voyage d’affaires bien organisé crée une bonne impression et affectera la façon dont les clients potentiels vous voient. Nous vivons dans un monde très numérique, cela nous permet de communiquer dans différents fuseaux horaires sans souci, cependant, il est parfois encore indispensable de se déplacer pour rencontrer des clients en face à face. Que vous réalisiez une grosse affaire ou que vous cherchiez à établir une relation d’affaires durable, rien ne vaut le voyage d’affaires parfait.

voyage d'affaires parfaitIl est important de s’assurer que tout voyage d’affaires est organisé à un niveau élevé. Vous voulez vous sentir détendu et bien préparé lorsque vous arrivez à destination pour réussir. Avoir un voyage bien préparé signifie que vous serez plus concentré et que vous ferez la meilleure impression. La préparation permet non seulement à l’esprit de se concentrer, mais aussi de rester sur le ballon dans n’importe quel match important.

Jetez un œil ci-dessous à certains des domaines que vous devriez planifier pour un voyage d’affaires parfait :

Faire les arrangements

La planification d’un voyage d’affaires est importante, que vous voyagiez ou que vous soyez en charge du voyage d’affaires. Vous devez toujours vous assurer que vous connaissez et comprenez parfaitement la politique de voyage de l’entreprise. N’oubliez pas que vous planifiez le voyage d’affaires parfait, pas les vacances parfaites. Cela signifie qu’il est essentiel de se conformer à toute politique.

Vous devez penser à la façon dont vous vous déplacez d’un endroit à un autre et à tout ce qui se trouve entre les deux. Que vous voyagiez SCA, train, bateau ou location de voiture, vous devrez tenir compte des temps de trajet, des coûts et de l’assurance. Il est important de ne pas oublier les petits détails, assurez-vous d’avoir toutes les informations sur la distance et le temps de trajet entre chaque moyen de transport et uniquement le trajet principal. Vous avez besoin de réserver vos bagages ? Avez-vous besoin d’une assurance? Quels sont les documents nécessaires ? Assurez-vous de toujours utiliser plusieurs sources lors de la réservation, recherchez des offres et soyez toujours pleinement conscient états financiers de l’entreprise.

Peut-être cherchez-vous quelque chose d’un peu plus élégant. Les voyages d’affaires peuvent consister à impressionner un client, quoi de plus impressionnant que de se présenter en limousine ? Par exemple, si vous organisez votre limousine pour un voyage d’affaires à Lubbock, vous êtes sûr d’impressionner un client potentiel. Venez en limousine, emmenez votre client dans un restaurant chic et vous auriez une chance de remporter un gros contrat.

Plus vous vous préparez soigneusement maintenant, plus le voyage se déroulera en douceur, pensez à des choses comme si le Wi-Fi est disponible en déplacement ou si vous devez arriver un jour plus tôt en raison de mauvais horaires de vol ? Cela signifie que vous vous sentirez plus confiant et détendu lorsque vous assisterez à ces réunions très importantes.

Choisissez votre hébergement

Le travail de préparation est juste là où la planification commence. Vous devez également vous assurer de choisir le meilleur logement en fonction de vos besoins. Essayer d’obtenir logement près de toute réunion pour réduire le risque de trouver des endroits ou des choses comme la circulation qui vous gênent. Essayez de ne pas vous laisser emporter par la réservation de quelque chose d’aussi luxueux, vous voulez que ce soit agréable, mais cela doit juste servir un but, encore une fois, rappelez-vous que ce n’est pas un voyage personnel. Vous devez tenir compte des distances, des transports locaux et même vous attendre à la disponibilité du Wi-Fi dans l’hôtel lors de votre prise de décision. Vous constaterez peut-être que votre entreprise a déjà préféré des hôtels, cela pourrait signifier une meilleure offre car ils sont normalement négociés à l’avance. Lors du choix d’un hôtel, assurez-vous de porter une attention particulière aux installations disponibles. Vous ne voulez pas savoir qu’il n’y a pas de Wifi disponible, qu’il n’est pas inclus dans le prix ou que le petit-déjeuner est servi trop tard car il est plus adapté aux touristes. Le service d’étage 24 heures sur 24 est une bonne idée pour les voyageurs d’affaires, de sorte que vous pouvez souvent arriver en retard ou en avance à votre destination en raison des économies de frais de déplacement.

Créer un itinéraire

Pour que tout voyage d’affaires soit réussi, vous devez avoir un itinéraire en place. Garde le contrôle de tout le trajet. Dès le départ du transport, la réservation de l’hôtel jusqu’aux noms des clients que vous rencontrez. Que vous planifiez le voyage pour quelqu’un d’autre ou pour vous-même, assurez-vous de prévoir du temps pour vous détendre et organiser les réunions trop longues ou en retard. Il est également bon de partager un itinéraire avec quelqu’un d’autre, afin qu’il sache où vous devriez être et quand vous pourriez ne pas être joignable.

Organisez tous vos documents de voyage

Les documents de voyage sont une partie essentielle de tout voyage, et plus encore d’un voyage d’affaires. Tout le temps et les efforts consacrés à la planification seront perdus si vous oubliez les documents essentiels dont vous aurez besoin pendant votre voyage. Vous devez vous assurer d’avoir des documents importants qui incluent :

  • Un passeport valable pour les voyages internationaux
  • Tous les visas nécessaires
  • Titres de transport pour tout transport
  • Contrats de location de voiture, permis de conduire, carte de crédit d’entreprise et preuve d’assurance
  • pièce d’identité avec photo
  • Preuve de réservation pour les hôtels, etc.
  • Documents de transfert

Pensez à tous les appareils électroniques qui seront nécessaires

Pour la plupart des voyages d’affaires, vous aurez besoin d’un appareil électronique. Qu’il s’agisse d’un téléphone professionnel, d’une tablette ou d’un ordinateur portable pour des présentations importantes, assurez-vous de l’avoir sur votre liste de colisage et que vous avez tous une couverture d’assurance au cas où quelque chose leur arriverait. Il peut également être judicieux de vous assurer que tous vos travaux importants sont enregistrés sur un appareil portable. Ainsi, si l’un des éléments que vous emportez avec vous est manquant ou volé, vous disposez toujours des informations dont vous avez besoin pour toute réunion. N’oubliez pas de prendre également les charges et adaptateurs nécessaires, il est conseillé d’en avoir un sous la main garde pour transporter facilement ce type d’objet. La préparation est certainement essentielle dans ce domaine, cependant, vous pouvez souvent choisir des chargeurs et d’autres accessoires lorsque vous voyagez dans des endroits comme les aéroports ou les gares. Gardez à l’esprit que les prix peuvent souvent être plus élevés et seraient classés comme des coûts commerciaux inutiles.

Espérons que ce petit guide pour planifier le voyage d’affaires parfait vous aidera à vous assurer que votre prochain voyage se déroule le mieux possible.

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