Comment planifier une conférence d’affaires en 2021

Organiser une conférence d’affaires est une occasion inestimable de réseauter et d’établir l’autorité de la marque dans votre créneau.

Planifier une conférence d’affaires est toujours un défi, mais surtout en 2021.

conférence d'affaires en 2021D’une part, COVID-19 fait toujours rage, avec de nouvelles variantes ajoutées au mélange. Les restrictions abondent et on ne sait pas quand elles seront levées.

D’autre part, d’innombrables événements reportés en 2020 encombrent désormais le calendrier 2021,

Pour vous démarquer, voici les étapes les plus importantes pour planifier une conférence d’affaires réussie en 2021.

1. Décidez du format : en personne, à l’extérieur ou en ligne ?

Tout d’abord, décidez comment vous souhaitez organiser votre conférence, qu’elle soit entièrement virtuelle, en personne ou un hybride des deux.

Ce choix dépend en grande partie de la date choisie. La plupart des projections voient les premier et deuxième trimestres toujours définis par des restrictions pandémiques. De plus petits événements en personne peuvent devenir possibles à mesure que le printemps avance, mais il est plus sûr de planifier des événements en ligne pendant cette période.

D’ici l’été, le nombre d’infections diminuera probablement à mesure que les gens passent plus de temps à l’extérieur et se font vacciner. Pendant ce temps, vous pouvez planifier des événements en plein air – votre industrie le permet – ou des formats hybrides, où les conférenciers et certains participants sont présents en personne et l’événement est diffusé à un public plus large.

Selon les estimations actuelles, l’immunité collective pourrait être établie d’ici l’automne. Le PDG de BioNTech s’attend avec confiance à un retour à la vie normale l’hiver prochain. Cela signifie que vous pouvez planifier des événements en salle en personne avec une certitude raisonnable d’ici le quatrième trimestre.

2. Réservez à l’avance le montage technique

Actuellement, la technologie événementielle classique, de l’équipement audiovisuel pour les événements itinérants à la restauration sous forme de buffet, n’est pas très demandée. Ils le seront cependant au cours de l’année.

Avec d’innombrables événements reportés en 2020 et au premier semestre 2021, les troisième et quatrième trimestres de cette année seront bondés. Cela signifie que les réservations doivent être faites bien à l’avance et soigneusement spécifiées dans les détails.

C’est le double pour un événement hybride – vous aurez besoin à la fois d’une technologie virtuelle et de composants sur place, mais à plus petite échelle.

Il est préférable de réserver des mois à l’avance et de conserver une option d’annulation ou un plan de secours, plutôt que de se précipiter pour votre équipement à la dernière minute.

3. Contactez les intervenants clés

Le contact avec les locuteurs n’est pas sensiblement différent en 2021 que les autres années. Pour trouver des candidats appropriés, vous pouvez parcourir votre réseau, LinkedIn, les enregistrements d’événements passés et les recommandations d’associations professionnelles.

Cependant, vous devez être franc avec les intervenants sur les modalités et la probabilité des changements de date ou de format, ainsi que des annulations.

Pour les événements en personne plus tard cette année, contactez les conférenciers à l’avance. Ils sont susceptibles de faire face à un flot de demandes pendant cette période.

Pour les événements en ligne, une pénurie de conférenciers potentiels est peu probable. Ici, cependant, vous devez porter une attention particulière à la qualité du contenu. Contrairement à une présentation physique, il est beaucoup plus facile pour les membres de l’auditoire de s’éloigner si l’orateur ne peut pas retenir son attention.

Envisagez également des haut-parleurs de rechange, en particulier pour les événements en personne ou hybrides. En plus du risque de maladie, des restrictions de voyage pourraient entrer en vigueur à la dernière minute, empêchant les orateurs clés d’assister.

4. Concevoir une stratégie marketing pour surmonter le bruit

Enfin, il est essentiel de bien promouvoir votre conférence. Il existe actuellement une profusion d’événements en ligne. Au cours de l’année, la densité des événements de reprise sera étouffante.

Pour vous démarquer, vous devez développer une stratégie globale de marketing événementiel.

Cela implique un ciblage clair des audiences, des médias sociaux et du marketing par e-mail, ainsi que la création d’une page de destination et la diffusion d’annonces payantes. Il est essentiel de fournir à votre public potentiel des informations détaillées sur le contenu et les intervenants, ainsi qu’un calendrier clairement défini.

En fin de compte, COVID-19 complique une conférence d’affaires à plusieurs niveaux en 2021. Mais choisir le bon format avec soin, organiser l’équipement et les conférenciers bien à l’avance et commercialiser stratégiquement votre conférence peut toujours devenir un succès retentissant.

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