Comment une réceptionniste virtuelle peut aider votre entreprise

En tant qu’entrepreneur, vous essayez toujours de trouver un équilibre entre le travail que vous avez déjà et la volonté de répondre au téléphone pour de nouveaux appels professionnels.

Mais répondre au téléphone lorsqu’un appel arrive n’est pas toujours possible lorsque vous êtes en voyage d’affaires, en réunion ou en voyage. C’est un problème et n’aide pas votre entreprise.

la réceptionniste virtuelle peut aider votre entrepriseNe pas répondre au téléphone à un nouveau client potentiel peut facilement vous faire rater une vente. Envoyer un client payant à la messagerie vocale ne laisse pas la meilleure impression.

Une réceptionniste virtuelle peut éliminer bon nombre de ces stress, surtout aujourd’hui lorsque plusieurs personnes travaillent à distance.

Une réceptionniste virtuelle effectue à peu près les mêmes tâches de réponse aux appels et de gestion de l’agenda qu’une réceptionniste ou un assistant régulier, sauf qu’elle travaille à distance et travaille également pour d’autres clients.

Si vous avez du mal à répondre à la demande de votre entreprise, voici quelques avantages que vous pourriez obtenir en investissant dans une réceptionniste virtuelle.

1. Ajoutez un peu de professionnalisme à votre réponse aux appels

Investir dans une réceptionniste virtuelle, c’est répondre à vos appels professionnels de manière professionnelle et rapide et laisser une meilleure impression sur les clients.

Lorsque vous vous inscrivez pour la première fois pour utiliser un assistant virtuel, il travaillera avec vous pour savoir comment vous souhaitez que certains appels soient traités. Vous recevrez toujours les informations correctes afin que vous puissiez traiter correctement les demandes.

2. Mettez de vraies personnes devant votre entreprise

Nous aurons tous vu la nouvelle de l’essor des chatbots et des chats sur les sites Web alors que nous travaillons à distance. Mais en réalité, la plupart des clients préfèrent toujours parler à une vraie personne, surtout s’ils recherchent un service ou ont une question.

Les chatbots peuvent être formidables, mais ils sont également limités.

Une réceptionniste virtuelle fournit cette connexion interhumaine entre votre entreprise et vos clients et prospects.

Au lieu de recevoir des réponses prédéfinies, vos clients recevront un service personnalisé d’une personne réelle.

Avec tant d’entreprises qui essaient désormais de « sembler humaines et authentiques », quoi de plus authentique qu’une vraie personne au bout du fil ?

3. Obtenez un service de réponse téléphonique cohérent et fiable

Les réceptionnistes virtuels sont idéaux pour les entreprises unipersonnelles qui ne peuvent pas toujours répondre au téléphone.

Mais ils sont également très efficaces dans les environnements de bureau, lorsque vous souhaitez vous assurer que tous les appels sont traités de manière cohérente.

Quiconque a travaillé dans un bureau sait à quel point il peut être frustrant lorsque les employés ne répondent pas rapidement au téléphone ou ne répondent pas comme prévu.

Ou pire, lorsqu’ils ne rassemblent pas toutes les informations pertinentes dans un seul message.

Une réceptionniste virtuelle supprime tous ces problèmes et aide en créant un service de réponse cohérent dans toute votre entreprise.

Vous pouvez configurer le script et identifier les informations que vous devez collecter pour chaque type d’appel.

Votre réceptionniste virtuel s’occupera du reste.

Cela crée également une barrière entre les appels entrants et vos employés afin qu’ils puissent poursuivre leur travail et ne recevoir que les appels dont ils ont besoin, au lieu de répondre constamment au téléphone.

4. Gagnez et économisez plus pour votre entreprise

Embaucher une bonne réceptionniste à temps plein coûtera beaucoup d’argent à votre entreprise.

Le salaire moyen d’une réceptionniste au Royaume-Uni est de 19 000 £ par an selon totaljobs.com, mais le haut de l’échelle peut facilement atteindre 30 000 £.

Avez-vous ce genre d’argent à investir?

Surtout si vous démarrez encore votre entreprise et ne répondez pas à de nombreux appels.

Si vous décidiez d’embaucher un réceptionniste à temps plein, vous lui verseriez un salaire quel que soit le volume d’appels qu’il recevrait. Aussi, vous devriez les former.

Avec une réceptionniste virtuelle, vous ne payez que le temps d’utilisation et cette capacité peut facilement être augmentée ou diminuée en fonction du nombre d’appels entrants.

Cela peut être particulièrement utile pour faire face aux pics saisonniers.

5. Obtenez le soutien dont vous avez besoin pour la gestion administrative et d’agenda

Une réceptionniste virtuelle n’aide pas seulement votre entreprise avec les appels des clients.

Ils peuvent également vous aider à gérer votre journée, organiser et réserver des réunions, et s’assurer que vous ne réservez pas accidentellement votre temps lorsque vous êtes en déplacement sans accès à votre calendrier.

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