Communiquer avec les employés en congé

Licence. La plupart d’entre nous n’avaient jamais utilisé le mot avant l’annonce du programme de maintien dans l’emploi du gouvernement Coronavirus. Elle est désormais sur toutes les lèvres alors que des milliers d’employeurs mettent certains de leurs employés en congé temporaire.

Bon nombre de ces employés reprendront leur ancien emploi une fois la pandémie passée, il est donc essentiel que les employeurs maintiennent de bonnes relations avec leurs équipes pendant cette période incertaine. Après l’annonce récente de la prolongation du régime gouvernemental jusqu’à la fin octobre, vous devez savoir comment communiquer avec vos employés retraités.

Voici nos 10 meilleurs conseils pour communiquer avec les employés retraités :

  1. Expliquez ce qu’est un congé et ce qu’il n’est pas. Tout comme les employeurs se débattent avec la signification du terme et son fonctionnement, les employés sont également confus. Expliquez ce que le terme signifie (pensez-y comme un employé en pause – en attente) et combien sera payé. Expliquez comment leurs vacances, leurs avantages sociaux ou leurs paiements de pension peuvent être affectés. Expliquez ce qui se passe s’ils tombent malades pendant leur congé. Enfin, ne faites aucune promesse que vous ne pourrez pas tenir au sujet de la vie au-delà du congé. Clarifiez ce qu’ils peuvent faire et ce qu’ils ne sont pas autorisés à faire en tant qu’employé à la retraite. Considérez un guide sur les choses à faire et à ne pas faire, il n’y a donc aucune ambiguïté.
  2. N’utilisez pas les courriels professionnels des gens. Cela signifie essentiellement leur demander d’accéder à des équipements de travail qui sont contraires aux règles d’octroi de licences. Expliquez que vous êtes impatient de communiquer avec eux sur des questions non liées au travail pendant votre congé et demandez leur adresse e-mail personnelle pour le faire. Mais vous reconnaissez qu’ils n’ont aucune obligation de vous les donner et que vous devez leur donner la possibilité de se retirer à tout moment.
  3. Tenez-les au courant de ce qui se passe dans l’organisation. Une newsletter hebdomadaire en contact, destinée aux employés retraités, est un excellent moyen de rester en contact. Beaucoup auront été licenciés très rapidement à un moment où l’organisation était en mode panique. En expliquant ce qui se passe (bons et mauvais) au cours de cette situation en constante évolution, l’employé sera rassuré qu’il connaît l’image complète.
  4. C’est bon de parler. Suggérez aux managers d’appeler leurs subordonnés retraités immédiats de manière informelle juste pour savoir comment ils se sentent. Un appel des ressources humaines ou d’un directeur peut sembler gênant ou trop formel. Encouragez les « amis » à la retraite afin que les gens puissent rester en contact et parler de leurs expériences. Maintenir un lien social entre les équipes. Certaines parties d’une équipe peuvent être licenciées alors que d’autres travaillent encore, ce qui peut créer des tensions. Réunir des équipes pour des activités sociales régulières est un bon moyen de garder le moral et de faire en sorte que tout le monde se sente membre de la même équipe.
  1. Ils ne peuvent pas travailler pour vous, mais ils n’ont rien à faire. Suggérez des choses que les membres de votre équipe pourraient faire pendant cette période pour aider leur carrière à long terme et les occuper. Cela pourrait inclure :
  • Formation : expliquez s’il y a un budget
  • Bénévolat au sein de la communauté ou du NHS
  • Lecture d’ouvrages métiers/secteurs : suggérer quelques titres
  • En écoutant un podcast pertinent, l’équipe pourrait peut-être faire des suggestions
  • Travailler ailleurs : les employés peuvent travailler ailleurs même pendant les heures où ils auraient travaillé pour vous
  1. Conseils et accompagnement pendant le confinement. Tout comme vous soutenez vos équipes de travail pendant cette période inhabituelle, pensez à faire de même avec vos employés en congé. Les conseils sur la façon de s’en tenir à une routine et à l’enseignement à domicile seront tout aussi bienvenus pour les membres de l’équipe à la retraite que pour ceux qui travaillent à distance. Fournir des conseils sur les soins personnels est un excellent moyen de montrer que vous vous souciez d’eux. Il peut s’agir d’idées d’exercices que les gens peuvent faire à la maison, de conseils pour bien s’alimenter et d’éviter de grignoter, et de conseils pour passer une bonne nuit de sommeil.
  2. Comprenez que tout le monde est différent. Les gens auront des réactions différentes après avoir été licenciés. Les parents de jeunes enfants peuvent être soulagés de ne plus avoir à jongler entre travail et éducation à domicile. Les personnes vivant seules peuvent avoir peur que leurs contacts sociaux soient réduits. Les introvertis peuvent avoir besoin de moins de contacts que les extravertis, qui peuvent trouver le blocage plus difficile. Tout le monde sera inquiet pour son emploi, ses finances et son avenir. Assurez-vous de comprendre que les gens réagissent différemment dans ces circonstances et personnalisez votre communication en conséquence.
  3. Créer un environnement psychologique sûr. C’est une période difficile pour tout le monde, pour ceux qui travaillent et pour ceux qui sont en congé. L’avenir est incertain pour nous tous. Le manque d’interaction en face à face peut provoquer de la méfiance et de l’incompréhension. Encouragez tout le monde à participer à des discussions de groupe sur leurs sentiments et leurs expériences, à respecter les différences et les opinions des gens et à prêter attention aux signes indiquant que les gens se retiennent et ne contribuent pas.
  4. Sois humain. Pas plus tard que le mois dernier, des personnes en congé étaient assises en face de vous et travaillaient normalement. Ne les traitez pas différemment maintenant.
  5. Tenez les gens au courant. C’est une situation qui évolue rapidement. La position de votre organisation peut changer tout comme les conseils gouvernementaux changent. Tenez les gens informés de tout changement apporté à la politique de l’entreprise, mais reconnaissez que vous n’avez pas toutes les réponses, personne ne les a.

Jo Sutherland est PDG de Magenta Associates, l’agence de communication pour l’environnement bâti www.magentaassociates.co

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