Les chefs de projet (ou, d’ailleurs, les responsables de portefeuille et de programme) doivent clairement être compétents dans la gestion des personnes.
Gérer une équipe avec une gamme de compétences et de personnalités est déjà assez difficile, mais dans la combinaison de projets, il faut gérer les tâches, les risques, les interdépendances, les budgets, la planification et les ressources pour n’en citer que quelques-uns. Pour les chefs de projet, en particulier ceux qui ont gravi les échelons de carrière dans la même entreprise ou la même industrie et qui ont des connaissances spécifiques à l’industrie, il y a une tentation d’entrer dans le vif du sujet et de passer de la direction de leur propre équipe à la micro-gestion. . Cependant, les meilleurs chefs de projet sont ceux qui prennent du recul face au charbon, font confiance à leur équipe et deviennent des leaders inspirants.
Alors, comment vous assurez-vous que vous « dirigez » le projet et non « micro-gérez » ? Tout d’abord en reconnaissant la différence…
Le problème de la microgestion
La microgestion prend différentes formes : soit effectuer le travail réellement assigné à l’un des membres de votre équipe, soit contrôler chaque petit détail d’un travail. Cela peut prendre du temps que le chef de projet n’a pas à consacrer ou devrait consacrer à d’autres activités. De plus, les gens ne se sentiront pas dignes de confiance pour faire un bon travail et deviendront démotivés et potentiellement rancuniers envers le chef de projet. Ce style de management peut rapidement affecter toute une équipe, et nous savons tous que les équipes les plus performantes et les plus productives sont les équipes les plus motivées, donc un manager doit faire tout son possible pour remonter le moral et ne pas créer de problèmes de motivation.
Les employés qui ne se sentent pas dignes de confiance pour bien faire un travail n’assumeront pas la responsabilité d’une tâche, et ironiquement, cela peut conduire à plus d’erreurs. Cela peut également entraîner un manque de confiance dans les membres de l’équipe et une réticence à apprendre.
La microgestion est une erreur courante dans la gestion de projet, mais les équipes ont encore besoin d’être supervisées pour livrer les tâches dans les délais et avec la qualité requise. Cela signifie que les chefs de projet doivent faire preuve d’encouragement et de soutien et être là pour aider à résoudre les problèmes imprévus qui peuvent survenir. C’est donc une ligne fine entre la microgestion et l’abandon !
Construire de la confiance
Un chef de projet efficace sera toujours absolument clair sur les responsabilités des membres de l’équipe et les attentes plus larges pour les tâches individuelles et le projet dans son ensemble. Ils définiront clairement les objectifs, les jalons et les délais afin que toute l’équipe n’ait aucun doute sur l’impact d’une non-livraison ; mais il offrira également un soutien en cas de besoin. Plus important encore, ils auront les bonnes compétences en gestion de projet pour s’assurer qu’ils peuvent fournir les outils, les ressources, la documentation et tout ce dont ils ont besoin pour faire le travail.
Essayez de ne pas imposer une méthode de travail fixe – certaines personnes (en particulier les débutants) peuvent avoir leur propre méthode de travail préférée – mais soyez prêt à offrir des conseils si nécessaire. Être clair sur les attentes et fournir les outils nécessaires, mais laisser ensuite les gens effectuer les tâches assignées contribuera grandement à renforcer la confiance et le respect mutuel au sein de l’équipe.
La responsabilité n’est pas la même chose que la micro-gestion
Bien qu’il faille éviter la microgestion et établir des relations de confiance, un chef de projet ne peut garantir que chaque membre de l’équipe jouera son rôle, même dans l’équipe la mieux dirigée. Ainsi, tous les membres de l’équipe doivent partager équitablement la charge de travail individuelle et collective et les récompenses qui en découlent. Cela signifie que tous les membres de l’équipe doivent être tenus responsables de l’accomplissement des tâches qui leur ont été assignées. Le chef de projet doit surveiller et surveiller l’avancement des activités individuelles et résoudre les problèmes avec les membres individuels de l’équipe qui ne terminent pas les activités conformément aux attentes.
S’assurer que les gens assument la responsabilité du travail qui leur est confié et le complètent selon les normes et les délais requis n’est pas la même chose que la micro-gestion. Ainsi, lorsque des problèmes surviennent avec la qualité ou la rapidité de livraison, le chef de projet doit les résoudre. Ne pas tenir les gens responsables entraînera des problèmes avec la livraison du projet ou d’autres membres de l’équipe portant plus que leur juste part du fardeau. Quoi qu’il en soit, cela entraînera une escalade du ressentiment qui conduira à une baisse du moral de l’équipe.
En résumé…
Les chefs de projet les plus performants donnent l’exemple – ils font confiance à l’équipe pour livrer, mais fixent des responsabilités claires et des objectifs mesurables. Ils s’assurent que les outils et les ressources nécessaires sont disponibles et, si nécessaire, aident à résoudre les problèmes de progrès en responsabilisant les personnes sans micro-gestion.