Conformité de la paie : par où commencer

Avec les déductions fiscales et d’assurance nationales, ainsi que les heures supplémentaires, les vacances et même les cotisations de retraite, la paie est l’un des processus les plus complexes à maîtriser pour toute nouvelle entreprise.

Dans ce guide du débutant sur la conformité de la paie, les spécialistes de HWB Accountants passent en revue vos responsabilités en tant qu’employeur et les étapes à suivre pour rester du bon côté de la loi en ce qui concerne le traitement des fiches de paie des employés.

Comment s’inscrire à PAYE avec HMRC

La première chose à faire est de déterminer si vous avez besoin d’un régime PAYE pour payer vos employés. Vous n’aurez pas besoin de vous inscrire à PAYE si vous payez des employés avec une limite de revenu inférieure et qu’ils ne reçoivent ni frais ni avantages. Les employés ne doivent pas non plus percevoir d’autres revenus sous la forme d’un autre travail ou d’une pension. Si vous n’avez pas besoin d’un système PAYE, vous devez toujours suivre les paiements effectués.

En supposant que vous ayez besoin d’un régime PAYE, vous devrez vous inscrire en tant qu’employeur auprès du HMRC pour obtenir un numéro de référence PAYE. Ceci s’applique également si vous ne vous rémunérez qu’en tant que Business Manager.

L’inscription peut prendre jusqu’à dix jours une fois terminée en ligne, alors assurez-vous de vous donner suffisamment de temps, car vous aurez besoin de votre numéro de PAYE pour soumettre votre fiche de paie à l’aide d’une soumission de paiement complet (FPS).

Décidez comment vous allez traiter vos comptes PAYE

La conformité de la paie est essentielle, vous devrez donc décider de la gérer en interne ou de la sous-traiter à un prestataire de paie spécialisé.

De nombreuses PME choisissent d’opter pour l’externalisation car elle offre l’assurance que la paie est gérée correctement et en conformité avec la loi.

Dans la mesure du possible, nous vous encourageons toujours à automatiser votre processus de paie, afin d’éviter les erreurs humaines, car les erreurs peuvent être coûteuses à corriger et causer des maux de tête à tous les niveaux.

Création d’un nouvel employé sur la paie

Que vous choisissiez de conserver votre chèque de paie en interne ou que vous décidiez de l’externaliser, vous devrez configurer chaque nouvel employé que votre entreprise embauche dans votre système de paie.

Cela implique de collecter des informations de base sur le statut personnel et professionnel de l’employé, y compris :

  • Nom et adresse du domicile
  • Date de naissance, numéro NI et numéro de passeport (si disponible)
  • détails de compte en banque
  • Déclaration de départ et tous les formulaires fiscaux remplis (P45 ou HMRC Starter Checklist)

Au Royaume-Uni, c’est aussi une obligation légale d’inscrire automatiquement tous les employés éligibles à un régime de retraite en milieu de travail. Cela signifie qu’une partie du salaire qu’ils gagnent est prélevée à la source et versée dans une pension à leur nom.

Vous devez inscrire tous les membres du personnel éligibles dans les 6 semaines suivant le respect de vos critères de retraite professionnelle et les informer par écrit que vous l’avez fait.

Pour en savoir plus sur la création d’un régime de retraite en milieu de travail et sur la manière d’identifier les employés éligibles, visitez le site Web du HMRC ici.

Tenir à jour les dossiers des employés et faire rapport au HMRC

Une partie du maintien de la conformité de la paie en tant qu’employeur consiste à s’assurer que vous disposez d’un registre des employés exact et à jour pour tous ceux qui travaillent dans votre entreprise.

Il est impératif que toute modification des heures de travail ou des revenus des employés soit modifiée dans le système de paie en temps réel. De même, tout changement d’état civil ou d’avantages imposables doit également être enregistré, car il peut avoir une incidence sur le montant d’impôt auquel un employé est assujetti.

Vous devez également vous assurer qu’à chaque cycle de paiement, vous soumettez vos informations de paie au HMRC et payez vos impôts et NI à temps. L’envoi tardif de vos informations ou le non-respect de celles-ci vous expose à des pénalités de retard.

De plus, les registres de paie doivent être stockés en toute sécurité en un seul endroit. Vous devriez également prendre l’habitude d’effectuer des contrôles de paie réguliers tout au long de l’année pour vous assurer que toutes les informations dont vous disposez sont correctes.

Restez à jour avec la dernière législation sur la paie

Enfin, l’un des plus grands obstacles auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu’il s’agit de rester conforme à la paie est de se tenir au courant de la dernière législation.

Les règles de conformité PAYE changent souvent et il peut être judicieux de vous inscrire aux e-mails du HMRC et de l’industrie, ainsi que d’assister régulièrement à des séminaires et webinaires sur la comptabilité, pour vous assurer que vous traitez vos paies et vos dossiers d’employés conformément aux dernières exigences.

En fin de compte, cependant, le moyen le plus simple et le plus sûr de maintenir la conformité des chèques de paie de votre entreprise consiste à sous-traiter la comptabilité des salaires à un comptable spécialisé. Ils seront armés des dernières pratiques en matière de chèques de paie pour s’assurer que vous respectez vos obligations légales envers HMRC et vos employés.

Pour plus d’informations, visitez https://www.hwb-accountants.com/

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