Conseils de planification d’événements par des leaders de l’industrie

Vous planifiez peut-être actuellement un événement que vous avez l’intention d’utiliser pour promouvoir le succès de votre entreprise d’une manière ou d’une autre. Peut-être s’agit-il d’un séminaire ou d’un événement de renforcement d’équipe où le personnel sera formé ; alternativement, il pourrait s’agir d’un lancement de produit ou d’un défilé de mode destiné à attirer la foule.

Quel que soit le type d’événement d’entreprise que vous planifiez, vous ne devez pas laisser sa réussite dépendre du hasard. Voici quelques méthodes soutenues par des experts pour préparer soigneusement votre événement.

planification d'événementsDéfinir le public cible de l’événement

Vous devriez le faire avant toute autre chose, car cela vous aidera à prendre d’autres décisions concernant le format, le contenu et le lieu de l’événement.

C’est le conseil donné par le directeur du marketing Internet de Heart, Matt Telfer, pour un article sur Tendances pour les petites entreprises site Internet. Il conseille également que cette approche peut vous empêcher de trop vous concentrer sur vos objectifs, qui pourraient autrement être inutilement édulcorés.

Clarifier le but commercial de l’événement

Pourquoi souhaitez-vous organiser cet événement ? Si vous n’avez pas de réponse claire pour le moment, c’est le bon moment pour dissiper toute ambiguïté ou confusion. Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez prendre avec plus de confiance des décisions qui alimenteront la poursuite de votre objectif principal.

Cette recommandation vient de Laura Leites, planificatrice d’événements et propriétaire chez L2 Event Production. Vous voudrez peut-être utiliser votre événement pour générer des prospects, fidéliser davantage vos clients ou faire connaître votre entreprise. Une fois que vous avez précisé le but, communiquez-le à toute votre équipe.

Réfléchissez bien à la manière dont l’événement sera financé

Les parrainages et la vente de billets sont des moyens éprouvés de récolter des fonds pour un événement. Cependant, lors de l’élaboration d’un budget, vous devez rester réaliste quant au montant d’argent qui peut être collecté par chaque méthode. Pour ce faire, vous devrez évaluer avec précision le niveau d’intérêt probable pour votre événement.

Pour ce faire, vous pouvez suivre les conseils de Leites pour vendre des billets à l’avance avant de réserver la salle. Une fois que nous aurons confirmé un intérêt suffisant pour votre événement, nous vous accueillerons pour louer notre lieu de luxe privé, Château Bouffémont. Son décor raffiné et sa proximité avec Paris le rendent particulièrement adapté aux marques prestigieuses.

Promouvoir non seulement l’événement, mais aussi ses avantages

Lorsque vous commencez à faire la publicité de l’événement ou à envoyer des invitations, il peut être risqué de supposer que les avantages de la participation sembleront acquis d’avance pour tout le monde.

Par conséquent, Beth Silver, PDG de Doubet Consulting, recommande d’informer les invités des nombreuses bonnes raisons d’y assister. Si l’événement a lieu dans notre château, vous voudrez peut-être souligner ces mérites, nos spectaculaires jardins à la française bien entretenus et notre cuisine sophistiquée.

Déléguez les responsabilités comme bon vous semble

Même si votre entreprise est grande et importante dans son secteur, vous risquez toujours d’aller trop loin si vous essayez de superviser vous-même chaque détail de l’événement.

C’est la note prudente jouée par Joy Go, responsable du marketing Internet et du programme d’affiliation de Day 2 Day Printing. Cependant, si vous choisissez la location de château en France, vous constaterez peut-être que bon nombre de vos besoins en matière d’organisation d’événements ont déjà été pris en compte par le personnel du lieu, comme cela peut être le cas ici au Château Bouffémont.

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