Conseils de planification d’événements pour dépasser les attentes des délégués internationaux

L’organisation de conférences peut être au mieux un défi, il y a tellement de choses impliquées !

Si vous avez déjà été habitué à organiser des conférences à travers le Royaume-Uni, vous pourriez vous sentir un peu découragé d’ajouter des délégués internationaux au mélange. Cependant, en tant que professionnel de la planification d’événements, vous n’avez pas à vous inquiéter car l’impact est assez minime.

délégués internationauxPour vous assurer que les attentes de votre invité international sont satisfaites ou idéalement dépassées, il y a quelques considérations clés dont vous avez besoin pour guider votre planification régulière. Donc plutôt qu’un travail supplémentaire, c’est plus au même niveau avec un point de vue un peu différent. Voici quelques-uns des aspects que vous devrez envisager d’adapter pour accueillir vos délégués internationaux.

Attentes

L’une des choses dont il peut être utile de prendre conscience est le potentiel d’attentes plus élevées de la part des délégués internationaux. Maintenant, c’est la réalité qui est uniquement basée sur le fait qu’ils voyagent si loin pour assister à votre événement. Par conséquent, bien sûr, ils peuvent avoir certaines attentes et rechercher un bon rapport qualité-prix.

Accès au bureau

Le changement le plus important sera probablement le lieu de votre événement, car le lieu doit désormais répondre à certaines exigences spécifiques. Ces nouvelles exigences comprennent :

  • Emplacement : Si vous voulez être populaire auprès de vos invités internationaux, idéalement, nous vous recommandons de garder votre emplacement à proximité d’un aéroport international. Cela limite vos options, c’est donc souvent le plus gros inconvénient de l’expansion de votre marché en dehors du Royaume-Uni.
  • Accès aux transports en commun : quel que soit l’endroit où se trouve le lieu, vous pouvez vous attendre à ce que la plupart des invités internationaux ne voyagent pas en voiture. Par conséquent, il est essentiel que le lieu soit facilement accessible par les transports en commun, et si ce n’est pas le cas, vous voudrez peut-être envisager d’organiser un transport pour eux.
  • Hébergement : les invités internationaux auront probablement besoin d’un endroit où séjourner lorsqu’ils assisteront à votre conférence, alors assurez-vous que le lieu dispose de suffisamment d’hébergement sur place.

Date de l’événement

Pour aider à maintenir les frais de déplacement bas pour votre public international, évitez d’organiser votre événement en haute saison (juin à août). Choisir des dates entre mars et mai ou septembre et octobre peut être un choix judicieux car la météo est raisonnable mais pas encore extrême !

Informations touristiques

Fondamentalement, votre public international est composé de touristes et ils voudront probablement voir quelques attractions des deux côtés de votre événement lorsqu’ils viendront au Royaume-Uni. Par conséquent, il peut être judicieux de fournir des attractions touristiques locales ou des liens vers des sites Web pour les aider à planifier leur voyage autant que possible. Fournissez également toutes les informations et les liens pour vous rendre sur le site.

Touche personnelle

Pour vraiment impressionner vos délégués internationaux, vous voudrez peut-être investir dans une approche personnalisée de vos communications. Cela peut être aussi simple que de demander s’il s’agit de leur première visite au Royaume-Uni lors de la première communication avec eux ou même via le formulaire d’inscription en ligne. De cette façon, vous pouvez soumettre des informations spécifiques pour vraiment les aider à tirer le meilleur parti de leur voyage et à s’installer.

Erreurs de badge

L’un des défis avec les participants internationaux est qu’il peut y avoir une plus grande marge d’erreur en ce qui concerne l’exactitude de leurs noms sur les badges des délégués de la conférence ! Par conséquent, la meilleure façon d’atténuer ce problème potentiel et de vous assurer de maintenir une norme professionnelle est d’investir dans un logiciel de badge d’identification que vous pouvez utiliser sur place lors de votre conférence, ce qui signifie que vous pouvez facilement réimprimer vos badges si le pire se produit.

Encouragez le réseautage

Si vous n’avez jamais utilisé d’application de conférence auparavant, il est peut-être temps d’y réfléchir. Les avantages d’une application d’événement incluent la possibilité de réseauter facilement, de trouver d’autres personnes avec qui se connecter, de trouver un copain de déjeuner, un copain de dîner, etc. Il y a des tonnes de choix, tous avec leurs propres caractéristiques et avantages spécifiques et si vous n’en trouvez pas un pour répondre à vos besoins, vous pouvez toujours faire développer votre application mobile sur mesure.

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