Conseils pour améliorer le processus de facturation

factureEn tant qu’entreprise, vous êtes sûr de suivre des horaires stricts pour toutes vos transactions commerciales – du moment de la livraison à vos clients au moment du paiement des factures et des salaires des employés, ainsi que du moment de la soumission des factures. Et lorsqu’il s’agit d’envoyer des factures, vous devez vous assurer que cela se produit également selon un calendrier strict, afin de ne pas perturber votre trésorerie et vos dépenses d’exploitation quotidiennes.

Mais lors de l’envoi des factures, en plus de s’assurer que tous les détails pertinents sont inclus (tels que le nom commercial exact des clients, leur adresse, la quantité du produit, le nombre et le prix, les conditions de paiement, etc.), il y a également d’autres moyens de vous assurer que vos factures sont payées à temps et que vous n’êtes pas victime de litiges ou de questions.

Voici quelques conseils pour améliorer votre processus de facturation, évitant ainsi les problèmes de trésorerie résultant d’une facturation incorrecte ou incomplète :

Qu’est-ce qui constitue une facture correcte ?

Vous devez savoir ce qui doit vraiment figurer sur votre facture, en particulier lorsque vous avez un client difficile qui a besoin de détails supplémentaires. La facture doit inclure non seulement des détails standard tels que le nom et l’adresse du client et son adresse de livraison, ainsi que la date et le mode de livraison, mais également d’autres détails tels que la manière dont le client doit payer, y compris les coordonnées bancaires, ainsi que un numéro de référence ou de facture pour la facture et les conditions et échéances de paiement.

Vos factures doivent également être entièrement conformes aux exigences du HMRC si vous êtes une entreprise assujettie à la TVA.

Corriger le processus de soumission des factures

Vous devez également vous assurer d’envoyer les factures le plus rapidement possible. Demandez à un membre du personnel dédié de s’en occuper et dites-lui d’envoyer la facture dès que les biens ou les services ont été fournis. De cette façon, il y a moins de risque de retard de paiement par le client. De plus, c’est une bonne idée d’améliorer le processus de facturation en utilisant un système de comptabilité éprouvé ainsi qu’un logiciel dédié qui facilitera le suivi de l’ensemble du processus et réduira le risque d’erreurs.

Un processus équitable de règlement des différends

En plus d’un processus de comptabilité et de facturation approprié qui comprend un logiciel spécialisé, c’est aussi une bonne idée d’avoir un processus spécifique pour traiter les questions ou les litiges sur les factures. Ce processus doit être conçu pour régler rapidement les différends, de sorte qu’il n’aura pas d’incidence sur vos besoins de trésorerie.

Un bon processus de résolution des litiges de facturation pour votre entreprise doit également inclure l’enregistrement des détails de tout litige et la conservation de tous les documents de litige disponibles pour servir de preuve si le problème s’aggrave. Vous devez également inclure un enregistrement des clients qui ont soulevé des questions ou des litiges au sujet de leurs factures, afin que vous puissiez facilement voir quel client le fait régulièrement juste pour éviter de payer ses factures à temps.

Les problèmes de trésorerie peuvent être évités grâce aux conseils mentionnés ci-dessus pour une facturation appropriée. Et si vous souhaitez améliorer votre trésorerie, vous pouvez également opter pour des services liés à la trésorerie tels que l’affacturage, l’escompte de factures ou même le financement d’actifs (où vous pouvez acheter l’équipement et les autres actifs dont vous avez besoin sans puiser dans les liquidités disponibles) avec l’aide d’experts en trésorerie comme Ultimate Finance.

Image reproduite avec l’aimable autorisation de nongpimmy / FreeDigitalPhotos.net

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