Conseils pour enregistrer une réunion d’affaires

Dans le passé, enregistrer une réunion impliquait de confronter des caméras et de placer des microphones dans un emplacement central pour capter les voix de tout le monde dans la salle. Les réunions d’aujourd’hui sont un peu différentes. Avec Blue Jeans Meetings, utiliser la visioconférence HD et enregistrer une réunion est aussi simple que de cliquer sur le bouton d’enregistrement à l’écran ou de s’inscrire pour un enregistrement avancé qui enregistre automatiquement toutes les réunions qui se déroulent.

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Les réunions peuvent être enregistrées pour diverses raisons, notamment la modification d’enregistrements, le partage d’enregistrements ou la réutilisation de vidéos en tant que webinaires. La nécessité de se souvenir des points importants n’est plus un problème, car les participants peuvent accéder à la rediffusion en ligne en temps réel pour réviser le matériel.

Malgré la facilité d’utilisation de la technologie de visioconférence en ligne, il existe quelques astuces pour enregistrer une réunion qui peuvent améliorer le résultat :

Utilisez des pilotes mis à jour. Il n’y a rien de pire que d’être retardé lors d’une conférence téléphonique ou d’avoir des difficultés techniques au milieu d’une réunion. En tant que leader de la réunion, le retard peut arrêter toute la réunion. En tant que participant, cela peut signifier la perte d’informations clés partagées. En mettant à jour les pilotes, ces problèmes peuvent être éliminés.

Utilisez les dernières technologies. Selon le magazine State Tech, les utilisateurs peuvent réduire les besoins en bande passante pour les téléconférences en essayant de nouvelles technologies. Le nuage Rencontres Blue Jeans l’utilisation de la visioconférence en est un bon exemple. Il permet aux utilisateurs de se joindre à partir de différents appareils, à différents endroits et même sur différentes plates-formes.

Fermez les programmes inutilisés. Les interruptions sont particulièrement problématiques lors de l’enregistrement de la réunion. Tout programme en cours d’exécution sur votre ordinateur peut ralentir la connexion et interférer avec le flux du fichier réunion en ligne. La fermeture temporaire des horaires inutilisés peut garantir le bon déroulement de la réunion.

Décidez du but. Déterminez le but de l’inscription avant d’héberger des réunions en ligne. Les enregistrements seront-ils distribués aux employés ? Seront-ils offerts sous forme de webinaire gratuit ou seront-ils mis en vente ? La raison de l’enregistrement de la vidéoconférence peut affecter le déroulement de la réunion.

Être préparé. Le professionnalisme émerge dans chaque partie d’une réunion enregistrée. Cela inclut les choix de vêtements et tout ce qui se trouve en arrière-plan. Portez ce que vous voulez lors d’une réunion d’affaires interne typique. Si c’est habituellement un costume, portez un costume. S’il s’agit généralement d’un polo avec le logo de votre entreprise, portez-le. En ce qui concerne les arrière-plans, il est préférable d’utiliser quelque chose avec un minimum de distractions et d’encombrement. Un mur de couleur claire avec le logo de l’entreprise fonctionne mieux. Si vous êtes enregistré à la maison, peut-être que l’utilisation d’un bureau à domicile ou la suppression d’éléments personnalisés de la pièce le rendraient plus professionnel.

Rendez-le conversationnel. Les monologues peuvent être ennuyeux et perdre le public. Au lieu de faire un long discours, envisagez d’engager d’autres membres de l’équipe en ouvrant la parole à la discussion ou en affectant des personnes spécifiques pour diriger certains sujets sur lesquels elles ont de l’expérience. Cela dit, soyez disponible pour modérer la conversation et soyez prêt à vous impliquer et à ramener la conversation sur le sujet en question si les choses deviennent incontrôlables. Il est facile pour les gens de s’éloigner tout en parlant à la caméra.

Optez pour un essai à sec. Ne commettez pas l’erreur d’enregistrer une réunion du premier coup. Si la réunion sera largement distribuée ou partagée en ligne, faire un test sec peut aider à éliminer les nœuds avant de passer en direct. Si parler en public est un problème, préparez d’abord un script et exécutez-le plusieurs fois. Essayez également d’enregistrer une réunion et de la regarder d’abord pour vous assurer qu’elle se déroule comme prévu.

Rompre la monotonie. Utilisez des images, le cas échéant, pour interrompre de longues périodes de conversation. Les graphiques et les diagrammes peuvent mieux comprendre le point que d’aborder verbalement les points. Changez les enceintes de temps en temps pour éviter que les gens ne s’éteignent aussi.

Minimisez les distractions. Supprimez le désordre et la paperasserie de votre bureau, désactivez les téléphones portables et demandez aux participants de désactiver les microphones lorsqu’ils ne peuvent pas parler afin de réduire les distractions et les bruits parasites pendant l’appel vidéo.

Vérifiez le volume. Alors que certains présentateurs commettent l’erreur de ne pas parler assez fort ou assez clairement pour que le microphone réponde, crier est une erreur tout aussi grave. Bien que ce ne soit pas intentionnel, les gens ont tendance à le faire crier en visioconférence pour faire comprendre leur point de vue.

La prise en compte de ces points peut aider les utilisateurs à créer des réunions Blue Jeans mémorables. Des enregistrements de haute qualité peuvent donc être utilisés à l’avenir pour diverses raisons. Une fois enregistrées, les réunions sont disponibles sous forme de lien afin que les entreprises puissent partager des informations par e-mail avec toute personne qui aurait manqué la réunion ou qui était présente mais qui pourrait avoir besoin de se référer à nouveau aux informations.

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