Il existe un certain nombre de raisons pour lesquelles vous pourriez choisir d’avoir une équipe à distance. Certaines entreprises sont nées et gérées complètement à distance et d’autres se sont peut-être retrouvées catapultées dans cette situation en raison de la pandémie actuelle de COVID-19.
Quelle que soit la raison pour laquelle vous gérez des équipes à distance, il peut y avoir un grand nombre d’avantages à le faire. Notamment parce qu’actuellement, cela permet aux entreprises de continuer à fonctionner malgré le fait qu’elles ne peuvent pas se rendre au bureau. Cela dit, gérer une équipe à distance n’est pas aussi simple que de dire « OK, j’ai besoin que vous travailliez à domicile maintenant ». Les équipes distantes peuvent créer des problèmes de sécurité, notamment en matière de protection des données.
Un certain nombre de problèmes de sécurité peuvent survenir lorsque vos employés travaillent à l’extérieur du bureau et il est important de les résoudre. Premièrement, parce que votre entreprise doit encore s’assurer qu’elle se conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et, deuxièmement, parce que la protection des données est vitale pour une réputation solide et le bon fonctionnement des affaires.
Dans ce guide, jetez un coup d’œil aux six principales considérations de protection des données pour vos équipes distantes en ce moment.
1. Garantir une protection avancée par mot de passe et les meilleures pratiques
Il est impératif que tous les appareils et systèmes qui collectent, conservent ou stockent des données sensibles soient protégés, en particulier s’ils sont accessibles depuis l’extérieur du bureau. Par conséquent, il est avantageux d’enseigner à vos équipes de bonnes politiques de mot de passe et de s’assurer que chacun utilise des mots de passe forts pour protéger ses appareils et ses comptes en ligne. C’est aussi une bonne idée de les encourager à changer leurs mots de passe régulièrement, peut-être tous les trimestres, pour renforcer les mesures de sécurité.
Une mesure de sécurité supplémentaire que vous pouvez ajouter est l’authentification à deux facteurs. Cela pourrait être une question de sécurité à laquelle ils doivent répondre après avoir saisi le mot de passe, cela pourrait aussi être la réception d’un code par SMS ou même la reconnaissance d’empreintes digitales, ce qui est une possibilité sur de nombreux smartphones et appareils aujourd’hui. Cela peut aider à se défendre contre les cybercriminels et garantit également qu’aucun autre membre de la famille ne tente innocemment d’accéder à un appareil de travail.
2. Établissez une ligne claire entre le travail et les appareils personnels
Plus tard, selon comment et pourquoi vous configurez votre équipe à distance, vos employés peuvent avoir des ordinateurs de travail ou utiliser leurs propres appareils. S’ils ont plus d’un appareil, il est essentiel qu’ils comprennent l’importance de séparer leurs appareils professionnels et personnels et d’éviter de brouiller les lignes entre les deux.
Par exemple, ils ne doivent ouvrir et répondre aux e-mails professionnels que sur leurs appareils professionnels, ils ne doivent pas passer d’appels personnels à partir de téléphones professionnels et, plus important encore, s’ils travaillent à la maison avec leur famille, ils doivent empêcher les autres membres de la famille d’utiliser leurs appareils. de travail.
3. Fournir la bonne technologie et le bon logiciel
Si vous prévoyez de fournir à votre équipe des appareils de travail comme des ordinateurs portables, des téléphones ou des tablettes, vous devez vous assurer qu’ils y ont accès et qu’ils savent comment les utiliser. Vous devez également vous assurer que des systèmes efficaces tels que des pare-feu et des anti-malware sont déjà installés sur tous les appareils et prêts à l’emploi.
De même, si vos équipes utilisent des plateformes en ligne pour communiquer, gérer des projets et travailler ensemble, vous devez vous assurer qu’elles y ont accès et qu’elles sont protégées par un mot de passe afin que personne en dehors de l’équipe ne puisse y accéder.
4. Décidez si vous devez utiliser un VPN
Vous souhaiterez peut-être configurer un réseau privé virtuel (VPN) pour vos équipes distantes afin de protéger les communications ou les données partagées en ligne. Un VPN vous permet de créer une connexion Internet privée sur une connexion publique et peut empêcher les pirates d’accéder à vos systèmes via des connexions partagées ou publiques. Vous pouvez avoir un réseau privé installé dans votre bureau pour assurer la sécurité de tout le monde, mais lorsque tout le monde travaille depuis son emplacement, un VPN peut être le moyen idéal pour intensifier vos efforts de protection des données.
Cela dit, si vous allez configurer un VPN que tout le monde peut utiliser, vous devez vous assurer qu’ils y ont accès sur leurs appareils et comprendre comment l’utiliser et comment y accéder. Si vous le pouvez, démarrez-les avant qu’ils ne commencent à travailler à distance, cela vaut également la peine de créer un guide de démarrage rapide vers lequel ils peuvent se tourner pour obtenir de l’aide si nécessaire.
5. Fournissez des détails sur les dernières arnaques
Malheureusement, les cybercriminels conçoivent toujours des moyens nouveaux et plus sophistiqués pour tenter d’arnaquer les gens pour obtenir des informations et/ou de l’argent. Cela est particulièrement vrai en ce moment, avec l’émergence d’une multitude d’escroqueries au Covid-19, jouant sur l’incertitude et l’insécurité que beaucoup d’entre nous connaissent en ce moment. Mais en éduquant vos équipes sur certaines des dernières escroqueries comme les e-mails de phishing ou les faux messages vocaux, elles seront mieux équipées pour repérer puis éviter ces piratages. Vous pouvez le faire en envoyant des newsletters mensuelles ou même hebdomadaires pour les tenir le plus à jour possible.
6. Assurez-vous que votre équipe est formée au RGPD
Une autre façon d’augmenter vos efforts de protection des données lorsque vous gérez une équipe à distance consiste à vous assurer que tout le monde est au courant du RGPD, de la manière de rester conforme et des meilleures pratiques en matière de cybersécurité. Maintenant, cela ne signifie pas qu’ils doivent être experts en la matière, mais cela signifie qu’ils fournissent à chacun les bases de la protection des données. Cela pourrait les éduquer sur la façon de détecter un risque de sécurité ou une arnaque, en s’assurant qu’ils savent à qui signaler s’ils identifient une faille de sécurité, et en s’assurant également qu’ils savent comment gérer les données de manière responsable.
N’oubliez pas que ce n’est pas parce que vos équipes distantes ne travaillent pas dans un bureau et dans les circonstances habituelles que la protection des données est moins importante. Si quoi que ce soit, cela devrait être plus préoccupant. Votre entreprise doit toujours être conforme à 100 % au RGPD, et la formation de vos équipes est l’un des meilleurs moyens de s’assurer qu’elles sont en mesure de rechercher les meilleures pratiques en matière de cybersécurité et de protection des données, quel que soit leur emplacement.