Si vous cherchez à organiser l’événement d’entreprise parfait, une préparation minutieuse est la clé du succès. Ces conseils vous aideront à planifier l’événement parfait qui fera parler vos délégués, pour toutes les bonnes raisons.
1. Découvrez ce que vous voulez obtenir de l’événement
Il est essentiel d’avoir un ensemble d’objectifs clairs pour votre événement afin de mesurer son succès. Vous savez donc si vous cherchez à lancer un nouveau produit, à faciliter le réseautage, à générer des prospects ou à accroître la notoriété de votre marque auprès d’un public cible. Parfois, il y a plusieurs objectifs pour un événement, avec divers sous-objectifs spécifiques, comme s’assurer que votre équipe de vente rencontre un certain ensemble de personnes avec lesquelles établir des relations. Mais hiérarchisez les objectifs afin de pouvoir planifier et vous concentrer en conséquence.
2. Clarifiez votre audience
Une fois que vous comprenez le but de votre événement, il devient beaucoup plus facile de définir votre public cible. Il peut s’agir de clients existants ou de représentants de grands comptes, d’entreprises internes performantes, de fournisseurs, de clients potentiels ou de représentants des médias. Consacrez du temps au ciblage afin d’amener les participants à votre événement de la bonne manière et d’assurer une large participation aux personnes que vous souhaitez vraiment voir présentes.
3. Pensez à l’endroit
Lorsqu’il s’agit de trouver et de localiser un lieu, celui-ci doit être accessible, adapté aux participants et capable d’accueillir le type d’événement que vous planifiez. De nombreux endroits du centre-ville n’offrent pas de parking, mais sont généralement facilement accessibles en transports en commun. Si le lieu est plus éloigné ou mal desservi par les transports en commun, assurez-vous qu’il y a suffisamment de places de stationnement pour tous les participants. De grands événements d’entreprise peuvent être organisés dans des hôtels, des centres d’affaires et de congrès sur mesure, de grands restaurants et des lieux encore plus bizarres tels que des musées, des châteaux et des demeures seigneuriales. Réfléchissez largement et vous trouverez de superbes endroits qui serviront d’attraction autonome, surtout s’ils ont tendance à ne pas être ouverts au grand public.
4. Rendez votre événement attrayant
Les gens sont occupés, vous devez donc rendre votre événement aussi attrayant que possible. En pensant à l’objectif et au public cible, réfléchissez à ce qui plaira à vos délégués. Ce sera peut-être un conférencier principal ou une occasion de vivre quelque chose de première main. Peut-être pouvez-vous leur offrir des connexions ou des opportunités de réseautage qui ajouteront de la valeur ? Il est souvent possible d’offrir une véritable incitation à participer sans avoir à recourir à des extras coûteux ou à des déjeuners coûteux.
5. Tirez le meilleur parti de la préinscription numérique
Permettez à vos participants de se pré-inscrire en ligne à votre événement et de télécharger des badges pour la presse locale ou de les fournir pré-remplis à la porte. Si vous utilisez un système ou travaillez avec une entreprise événementielle qui propose des badges imprimés à la demande, cela ne sera pas nécessaire car tout sera imprimé sur la porte à l’arrivée des participants. N’ayez pas de longues files de participants qui sortent furtivement de la salle en attendant de trouver leurs noms sur des listes de présence papier. Les applications modernes simplifient la gestion de vos invités et leur permettent de se préinscrire, de sélectionner leurs préférences pour la nourriture et l’événement lui-même et, en général, de profiter des avantages du libre-service, ce qui permet d’économiser du temps et des efforts lors de l’inscription et de la délivrance du badge et programmez quand vous vous présentez à l’événement de la journée.
6. Utilisez vos réseaux sociaux
Les médias sociaux sont une excellente plateforme pour votre événement. Vous pouvez en faire la publicité en utilisant un hashtag d’événement que vous promouvez à l’avance sur tout le matériel d’invitation. Démarrez la conversation en utilisant le hashtag et demandez à vos participants de faire de même. Pendant l’événement, utilisez les panneaux d’affichage numériques pour débattre de ce qui se passe et partager des photos, des commentaires et des idées du lendemain.
7. Clouez le budget
Un grand événement d’entreprise peut facilement coûter cher, alors planifiez soigneusement votre budget à l’avance et concentrez-vous sur une bonne gestion financière. Négociez avec les fournisseurs pour une grande fréquentation, utilisez des appels d’offres pour la restauration et recherchez des fournisseurs motivés avec un excellent bilan plutôt que d’utiliser nécessairement les mêmes fournisseurs par défaut.
8. Obtenez un bon orateur
Un événement dépend souvent de la présence d’un conférencier d’honneur, alors planifiez-le tôt et trouvez quelqu’un d’intéressant et pertinent pour votre public. Ils n’ont pas besoin de travailler dans le même domaine ou le même secteur, mais ils doivent avoir des idées, des motivations et des idées à partager pour exciter votre public.
9. Planifiez vos cadeaux
Un événement est une excellente opportunité de branding, alors pensez à vos articles promotionnels physiques bien à l’avance. Ceux-ci peuvent inclure des présentoirs, des tables promotionnelles, des cadeaux, des sacs de marque, etc. N’oubliez pas que les coûts unitaires sont réduits lorsque vous commandez en gros.
10. Pensez à votre marketing post-événement
Le marketing post-événement est aussi important que l’événement lui-même. Découvrez comment vous utiliserez les données de vos participants et envoyez-leur quelque chose d’utile plus tard, comme un livre blanc ou un contenu à valeur ajoutée pour continuer à interagir avec eux. Demandez des autorisations pour une communication continue et pour pouvoir envoyer des offres de réservation anticipée pour le prochain événement.
Denise Sharpe est associée fondatrice et PDG d’Outsourced Events, une agence événementielle basée à Londres. Avec plus de vingt ans dans l’industrie de la gestion d’événements, Denise a travaillé avec Dell, Citrix et des organisations britanniques renommées telles que le Royal College of Occupational Therapists. Vous pouvez entrer en contact avec des événements externalisés sur Twitter, LinkedIn Et Facebook ou consultez plus d’informations à leur sujet blog de l’événement.