Décider si votre entreprise est prête pour un système intranet peut sembler une question étrange à poser, après tout, c’est « juste une autre plate-forme à utiliser », n’est-ce pas ? Erreur !
Avec le recul, il est facile de comprendre pourquoi les influenceurs et les décideurs devraient ignorer les avantages qu’un système intranet pourrait avoir. Historiquement, les systèmes ont été fonctionnels mais difficiles à naviguer ou agréables à l’œil avec peu ou pas de fonctionnalités.
Certaines personnes jetteront aveuglément de l’argent sur un problème et s’attendront à ce qu’il disparaisse, tandis que d’autres s’enfouiront la tête dans le sable et ignoreront la simple suggestion qu’il peut y avoir une meilleure façon de faire les choses ou qu’un problème existe. Aucune approche n’est recommandée et, pour surmonter tout problème, il faut reconnaître qu’il y a un problème en premier lieu.
Il y a un certain nombre de questions clés que vous pouvez vous poser pour déterminer si un système intranet pourrait être avantageux ; Est-ce que vous ou vos employés avez un trafic de messagerie excessif ? Avez-vous déjà eu à résoudre deux fois le même problème ? Y a-t-il un manque d’informations pertinentes disponibles au moment où elles sont nécessaires ? Vos employés se sentent-ils appréciés et ont-ils leur mot à dire dans votre entreprise ? Y a-t-il accès aux personnes concernées en cas de besoin ? Y a-t-il un système en place et est-il à l’épreuve du temps? Vous avez besoin de collaborer avec des collègues ou des clients qui ne sont pas au bureau ou qui ne partagent pas le même bureau que vous ?
Les avantages d’un réseau de collaboration sociale ne sont limités que par vos besoins et votre imagination. Tout est possible et oui, tout ce dont vous avez besoin est accessible depuis un hub – ne laissez personne vous dire le contraire ! Et, peut-être le plus important, cela n’a pas à coûter la terre.
Tout d’abord, l’introduction de tout nouveau logiciel doit être soigneusement étudiée, en particulier lorsque la véritable valeur du système dépend du contenu peuplé et de la participation des utilisateurs. Pour qu’un système intranet soit efficace, il doit être le point central pour tout le monde, un centre invitant d’informations pertinentes, qui encourage la participation des utilisateurs. Après tout, l’avenir de votre entreprise dépend fondamentalement de vos employés, de leurs attitudes et de leurs comportements. L’un des plus grands atouts de votre entreprise est la connaissance de vos employés, alors pourquoi ne pas utiliser cette connaissance de votre base de connaissances centralisée et développer la culture qui alimente le succès et la participation ?
La mise en œuvre du changement peut parfois être douloureuse, mais n’ayez crainte car il existe de nombreuses solutions pour surmonter ce problème. Il peut y avoir des exigences de formation supplémentaires pour certains, mais cela dit, tout système vraiment génial doit être aussi simple, intuitif et invitant que possible.
C’est également une idée fausse courante que les intranets ne sont réservés qu’aux entreprises de taille particulière qui disposent d’un personnel informatique dédié ou de services informatiques à part entière. Pour savoir si vous pourriez bénéficier d’un intranet, la question à se poser est ; « A-t-on besoin d’informations centralisées ? » Votre entreprise bénéficierait-elle d’un accès mobile à l’information, ainsi que de toutes les questions énumérées ci-dessus ? Ce ne sont pas des problèmes auxquels sont confrontées les entreprises ayant un certain nombre d’employés, ce sont des problèmes auxquels sont confrontées presque toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur chiffre d’affaires. Notre plus petit client n’a que cinq employés et notre plus grand en a 3,000, mais les problèmes auxquels ils sont tous les deux confrontés sont presque identiques.
Évidemment, il y aura beaucoup plus d’informations sur un système que sur l’autre et les exigences varieront, mais c’est là qu’un système flexible ajoute vraiment de la valeur. Un système comme The AXIS est conçu pour répondre aux besoins de l’entreprise et des fonctionnalités supplémentaires peuvent être intégrées au système sans avoir à reconcevoir l’intranet.
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