Être confronté à une demande de dégradation inattendue et indésirable est la dernière chose qu’un entrepreneur souhaite. Cependant, c’est une situation à laquelle beaucoup laissent ouverte.
La dégradation est souvent due au fait que les entreprises doivent agir rapidement lorsqu’elles emménagent dans de nouveaux locaux. Il se peut qu’ils grandissent et qu’ils aient besoin de déménager rapidement dans un espace plus grand pour accueillir plus de personnel. Peut-être ont-ils trouvé de nouveaux locaux parfaitement adaptés à leurs besoins et souhaitent-ils retirer le bien du marché avant qu’un autre locataire ne les batte.
Cette pression à se déplacer rapidement peut conduire à un état des lieux du bien insuffisamment réalisé, voire pas du tout. C’est dans ces cas que les entrepreneurs peuvent se mettre en danger.
Ce que les entreprises doivent savoir sur un programme de conditions
Une déclaration d’état est un enregistrement convenu de l’état d’une propriété au début de tout bail. C’est un document fondamental, car il représente une base à partir de laquelle la détérioration future d’un bien sera mesurée. Sans avoir un programme de conditions convenues, il est très difficile pour une entreprise de contester les réclamations de dégradation faites par un propriétaire. C’est parce qu’ils n’ont pas de dossier convenu contre lequel les réclamations peuvent être contestées. Il n’y a aucun moyen pour un entrepreneur de prouver que les dommages matériels inclus dans une réclamation étaient présents au début du bail.
Pour cette raison, il est essentiel de s’entendre sur un prospectus de conditions avant de signer tout contrat, avec le document de bail joint. Une copie doit être fournie au locataire et au propriétaire et clairement datée comme un enregistrement fidèle des conditions à ce moment-là – idéalement, le calendrier doit être préparé aussi près que possible de l’occupation. Cela crée un dossier factuel et sans ambiguïté difficile à contester.
Pour une tranquillité d’esprit totale, une entreprise doit s’assurer qu’un programme complet de conditions est effectué par un expert qualifié.
C’est payant d’être préparé
Des innovations récentes dans la manière dont un état des lieux est compilé permettent de saisir très rapidement des enregistrements complets. La technologie intelligente à 360 degrés signifie désormais que vous pouvez créer un enregistrement fiable de l’ensemble de l’installation en quelques heures.
En produisant des images homogènes, cette technologie garantit qu’aucune zone de la propriété n’est perdue. De petits angles d’humidité, qui pourraient plus tard évoluer vers des zones de préoccupation plus sérieuses et évidentes, peuvent être identifiés à un stade précoce. De plus, les éléments du dossier photo peuvent être marqués par un géomètre qualifié pour enregistrer avec précision leur état. Ce haut niveau de détail donne aux entreprises les informations complètes dont elles ont besoin pour contester toute plainte controversée pour dégradation à laquelle elles pourraient être confrontées.
Le prospectus de l’état peut devenir un document fondamental, quantifiable en défense d’une réclamation de détérioration substantielle. Cela peut potentiellement faire économiser des milliers de livres à un locataire sortant.
L’inoccupation d’une salle d’emballage et de stockage de taille moyenne à la périphérie de Manchester en est un exemple démontrable. La réclamation initiale de dégradation de l’arpenteur du propriétaire était de plus de 150 000 £. En utilisant les registres originaux de l’état des lieux, fournis par le programme de préoccupation de l’état, la réclamation a ensuite été réduite à moins de 20 000 £. La nomination d’un expert en construction pour fournir un programme professionnel de conditions avant de prendre le bail a permis au locataire d’économiser plus de 130 000 £ en plaintes et atténué la nécessité de négociations prolongées et des dépenses associées. Ce n’est pas inhabituel – il existe de nombreux cas de plaintes de fond qui sont contestées avec succès en utilisant un programme de conditions de bonne qualité.
Comme dans l’exemple ci-dessus, le plus souvent, en particulier lorsqu’il s’agit de baux à long terme, les géomètres qui effectuent la vétusté ne seront pas les géomètres impliqués au début du bail. Ils doivent fonder leur opinion et leurs négociations sur les informations disponibles et sur ce qu’ils peuvent réellement voir sur les lieux. Ils peuvent fournir des conseils professionnels sur le moment où ils pensent que des dommages se sont produits, mais sans preuve documentaire pour identifier l’état d’origine, il devient plus difficile de réfuter la responsabilité du locataire pour les défauts.
Applicable pour l’ancien et le nouveau
Même avec des locaux nouvellement construits, il n’y a aucune garantie qu’un nouveau locataire ne puisse être tenu responsable des vices présents, et éventuellement non vus, au moment de l’occupation. Un arpenteur-géomètre agréé possède les compétences et les connaissances nécessaires pour savoir ce qu’il faut rechercher et où chercher lors de la préparation d’un plan d’état, ce qui peut aider à défendre les futures réclamations d’abandon. Il ne faut jamais présumer que les locaux sont en bon état.
Il est encore plus crucial de s’assurer qu’il existe un programme de conditions en place avant de prendre des locaux qui ont été précédemment occupés. Certains dommages peuvent être évidents, mais d’autres défauts sont moins évidents et pourraient encore être détectés par l’arpenteur du propriétaire à une date ultérieure. Il peut également y avoir des exemples de détérioration due à l’usure, ou lorsque la durée de vie des matériaux a été considérablement réduite, qui peuvent également être identifiés dans le tableau des conditions.
Planification des vacances
Une autre option pour les entreprises à la recherche d’une plus grande certitude quant au coût des réclamations futures consiste à préparer une pré-évaluation de l’échec. Réalisées bien avant la durée du bail, ces évaluations peuvent aider les propriétaires d’entreprise à identifier et à budgétiser les réparations nécessaires. Cela élimine la menace de réclamations coûteuses et inattendues qui surviennent à la fin d’un bail. Il offre également aux entreprises la possibilité de s’attaquer tôt aux travaux de réparation, afin qu’elles puissent bénéficier du travail pendant toute la durée de leur bail.
Pour diverses raisons, prêter attention à l’état de vos locaux est primordial pour une entreprise. S’entendre sur un cahier des charges est un élément clé de ce qui peut aider à éviter des problèmes importants qui se produisent plus tard dans le bail. Réduire les risques ici peut donner aux entrepreneurs la tranquillité d’esprit en leur permettant de se concentrer sur les domaines de leur entreprise qui les passionnent.
David Barker, directeur associé, au sein du cabinet de conseil en construction et architecture AHR