Graeme Freeman, co-fondateur de Freeman Clarke, une équipe de directeurs informatiques et à temps partiel pour les PME, explique comment gérer avec succès des projets informatiques au sein d’une entreprise en pleine croissance.
Selon le Boston Consulting Group, environ 20 % des projets informatiques échouent et seul un tiers environ peut être décrit comme un succès en termes de temps, de coût et de satisfaction des attentes.
La gestion de projet informatique n’est clairement pas pour les âmes sensibles, surtout si vous n’êtes pas un expert en informatique. Pourtant, il est souvent tentant pour les PME d’entreprendre des projets informatiques par elles-mêmes, souvent avec le propriétaire ou le PDG personnellement responsable. De toute évidence, il s’agit d’un défi de taille lorsque même les responsables informatiques très expérimentés ont souvent du mal.
Cela dit, les projets informatiques sont souvent réalisés ou interrompus par la façon dont ils sont mis en place. Voyons quatre étapes critiques qui devraient aider les PME à gérer leurs projets informatiques avec plus de succès.
Premièrement, quelqu’un au plus haut niveau, que ce soit le PDG ou un autre membre du conseil d’administration, doit personnellement posséder le projet et être véritablement intéressé. Ils ont besoin de temps pour le comprendre, le nourrir et avoir l’autorité ultime pour prendre des décisions. La gestion quotidienne devrait idéalement être assurée par quelqu’un qui a suffisamment de temps et la considère comme sa priorité, plutôt que quelque chose qu’il fait s’il a du temps libre.
Deuxièmement, les résultats commerciaux souhaités et la portée définie du projet doivent être convenus par rapport à ces objectifs. Les résultats commerciaux souhaités pourraient être de réduire les coûts administratifs de 10 % ou de permettre à l’entreprise de publier un nouveau catalogue de produits dans les quatre semaines, par exemple.
Le nouveau système informatique ne doit pas être considéré comme un résultat commercial à part entière : c’est un moyen d’atteindre une fin. Si la conception proposée ne peut pas répondre à la question de son objectif, il est temps de revenir à la planche à dessin.
Une vue claire et complète aidera également à définir les exigences, à s’assurer que toutes les bonnes personnes sont impliquées et à guider la feuille de route du projet jusqu’à son achèvement.
Troisièmement, comme on dit, « ce qui est rapporté est fait ». Les projets informatiques réussis nécessitent des rapports réguliers qui sont réellement lus et gérés. Cela peut sembler un peu contre-intuitif, mais les relations ne doivent pas se concentrer sur le travail à ce jour, mais sur les tâches restantes et le calendrier.
Enfin, il est essentiel d’avoir une boucle de contrôle pour suivre les progrès vers l’atteinte des résultats souhaités et le respect des délais. Sans un contrôle strict, la concentration est facilement perdue et la portée du projet peut être diluée. Pire encore, l’attention des gens sera distraite car ils perdront de vue les avantages promis.
Historiquement, les projets informatiques étaient exécutés selon un modèle simple « en cascade », mais certains projets se prêtent bien à une gestion de projet « agile ». Mais la prudence s’impose, car « agile » peut être un mot à la mode que certains fournisseurs informatiques aiment utiliser pour éviter les questions difficiles et continuer jusqu’à épuisement des fonds. Cependant, une bonne gestion de projet agile peut permettre aux PME de garder le contrôle et de concentrer leurs dépenses sur les choses qui ajouteront le plus de valeur.
Quelle que soit la manière dont le projet est géré, il vaut toujours la peine de célébrer son achèvement en équipe. C’est aussi un bon moment pour apprendre du succès et réfléchir à la manière de reproduire le succès la prochaine fois.