Pourquoi il est avantageux d’adopter les progrès des logiciels de gestion des documents comptables.
La gestion documentaire pour les comptables tend à aller de pair avec le concept d’organisation sans papier : l’art de transférer des dossiers, des feuilles de calcul et des systèmes administratifs entiers vers un logiciel comptable, conçu pour enregistrer les transactions et les données financières et produire instantanément des calculs pour les déclarations de revenus, les rapports annuels et d’autres informations pertinentes basées sur une série de situations financières en temps réel. Un outil précieux pour les comptables donc.
La comptabilité a énormément bénéficié des progrès des technologies de l’information et d’Internet au cours des dernières années. L’élimination du papier apporte de nombreux avantages, allant des espaces de travail et des systèmes de classement plus ordonnés aux calculs instantanés et à la possibilité de mettre à jour les informations financières en déplacement.
Voici six autres avantages pour les cabinets comptables d’utiliser un logiciel de gestion de documents.
stockage
L’époque des énormes piles de papier et des classeurs gonflés est révolue. Ou au moins devraient-ils l’être. Avec un logiciel de comptabilité spécialisé et des solutions d’archivage basées sur Internet, les documents financiers clés peuvent être enregistrés électroniquement, prêts à être rappelés en appuyant sur un bouton, et imprimés uniquement lorsque le comptable, le fisc ou le client en ont besoin. Le logiciel de gestion intelligente des documents peut également reconnaître plusieurs types de fichiers et les convertir dans un format universel, tel que PDF, afin qu’ils puissent être lus par tous les types de systèmes, simplement en insérant la clé USB. Ils sont également livrés avec de puissants moteurs de recherche et d’autres outils de flux de travail qui vous facilitent la vie lors de la récupération de fichiers et de la mise à jour des comptes.
en cours de traitement
Les systèmes d’organisation papier ne permettent pas une mise à jour aussi facile. Les nouvelles copies doivent être imprimées et les anciennes copies archivées ou détruites. Apporter des modifications au stylo peut souvent prêter à confusion et toutes les copies obsolètes se transforment en vieux papiers qui doivent être soigneusement éliminés. Le logiciel de comptabilité offre un accès facile aux fichiers financiers qui doivent être mis à jour et met automatiquement à jour l’ensemble du système au fur et à mesure, laissant moins de place à l’erreur humaine. De plus, tant que vous êtes assidu à sauvegarder vos fichiers électroniques, ils peuvent souvent s’avérer plus sûrs que les classeurs remplis de papier qui peuvent être attaqués par des parasites, des moisissures et d’autres facteurs externes destructeurs.
Distribution
Faire plusieurs copies de fichiers comptables pour que les personnes concernées puissent les voir et les commenter était un cauchemar de photocopies et de trombones. Désormais, avec l’archivage en ligne, les comptables peuvent simplement rappeler les fichiers dont ils ont besoin et les envoyer par e-mail, ou leur protection par mot de passe, afin que les parties intéressées puissent se connecter pour un accès instantané. Cela simplifie la préparation des réunions, en particulier celles qui impliquent des équipes à plusieurs endroits, et élimine le souci d’avoir des documents confidentiels qui risquent de tomber entre de mauvaises mains ou de disparaître dans les transports en commun. Certains systèmes de gestion de documents fournissent un système de flux de travail électronique sécurisé pour permettre aux documents d’être transmis électroniquement et efficacement entre les membres de l’équipe.
Sécurité
Conformément au point discuté précédemment, les identifiants, les mots de passe et les différents niveaux d’accès disponibles permettent au logiciel de gestion de documents de rester privé et sécurisé. Selon le type de système choisi, les comptables peuvent complètement verrouiller certaines parties du système, permettant à d’autres le niveau d’accès de sécurité requis, simplement à partir d’un écran de paramètres standard. Certains systèmes permettent aux comptables d’envoyer des e-mails aux personnes directement à partir d’eux, ce qui signifie que des listes d’adresses e-mail peuvent également être créées et stockées en toute sécurité par un logiciel de gestion de documents. Cela réduit le risque d’envoyer sans le savoir des données financières précieuses à la mauvaise personne et constitue un moyen beaucoup plus efficace de gérer la distribution. Les développements plus récents sur les portails sécurisés ont porté la distribution sécurisée aux clients à un nouveau niveau en permettant l’approbation électronique des comptes et des déclarations de revenus – une réalité qui permet d’économiser du temps, des frais d’expédition et d’impression.
Signaler
La plupart des systèmes logiciels de gestion de documents incluent également la possibilité d’imprimer des rapports, des feuilles de travail en cours et d’autres enregistrements qui aident l’ensemble de l’entreprise à suivre ses comptes. Ceux-ci restent cohérents dans leur format, et le logiciel peut être programmé pour produire ces rapports et même les envoyer automatiquement par e-mail, dans un délai spécifié par le comptable.
Documents électroniques
Alors que les documents papier peuvent être largement convertis en images électroniques par numérisation, une grande partie de la correspondance client est désormais électronique via e-mail. Disposer d’un système de gestion de documents qui stocke et indexe à la fois les e-mails et les documents numérisés peut s’avérer être un avantage certain pour interagir avec les clients et au sein de l’équipe comptable. Avoir un moyen efficace d’archiver les e-mails est une partie importante d’un système d’archivage comptable. De telles efficacités sont attrayantes et permettent de gagner beaucoup de temps une fois que le logiciel est opérationnel. Pour la dépense financière initiale et le temps nécessaire pour apprendre à utiliser le système, il semble que le logiciel de gestion de documents puisse vraiment être le meilleur ami d’un comptable.