Les réunions font partie de la vie professionnelle, mais sont-elles tout ce qu’elles sont censées être ? Ou vraiment tout ce qu’ils pourraient être? Si vous avez déjà assisté à des réunions qui semblent avoir été convoquées sans raison valable ou qui s’éternisent inutilement, prenez-en note. Des réunions mal gérées sont un tueur de productivité, un tueur de moral et une énorme perte de temps.
Cela dit, il n’est pas nécessaire d’annuler entièrement les réunions, seulement les négatives. Apprendre à mener des réunions efficacement, tout en laissant votre équipe engagée et motivée, pourrait révolutionner la façon dont vous fonctionnez en tant qu’organisation. Voici 7 règles d’or à suivre pour transformer vos réunions ennuyeuses en réunions d’affaires productives.
- Quel est l’objectif ?
Bien avant d’envoyer des invitations à des réunions, la première question à se poser est sûrement de savoir pourquoi vous devez organiser une réunion en premier lieu. Besoin d’une séance de brainstorming pour une nouvelle stratégie d’entreprise ? Une décision est-elle nécessaire pour réaliser un projet ? Partagez-vous les actualités de l’entreprise avec l’équipe ?
Décidez si une réunion en face à face est vraiment le bon format pour tout ce dont vous avez besoin de communiquer, ou si un e-mail ou un appel téléphonique de groupe ferait le travail mieux et plus efficacement.
- Qui doit être invité ?
Personne ne veut perdre son temps à assister à des réunions inutiles. Sélectionnez soigneusement qui a vraiment besoin d’être là et pourquoi. De qui la contribution est-elle nécessaire pour la réunion ? D’autres pourraient-ils simplement être mis à jour par e-mail plus tard ?
Soyez clair sur le but de la réunion lors de l’envoi des invitations. Cela définira non seulement la portée de la réunion, cela signifie que vos participants sauront à quoi s’attendre et se présenteront après avoir fait la préparation nécessaire.
- Qu’y a-t-il au programme ?
Avoir une réunion sans ordre du jour, c’est comme monter sur un voilier et espérer que le vent vous emmènera dans la bonne direction. Si vous voulez éviter d’être « perdu en mer », vous devez avoir un agenda clair pour vous guider vers la destination souhaitée.
Quels sujets doivent être abordés ? Qui s’occupera de chaque article ? Soyez aussi précis que possible et, idéalement, attribuez un créneau horaire à chaque point de l’ordre du jour. Fondamentalement, envoyez l’ordre du jour à tous les participants bien avant la réunion afin que tout le monde puisse être préparé.
- Soyez clair sur l’étiquette de la réunion
S’il va sans dire, il est essentiel de renforcer les points fondamentaux du label. Tout d’abord, respectez le journal. Les réunions doivent commencer et se terminer à l’heure. La pression sur la disponibilité des salles de réunion et sur le temps précieux des personnes oblige à tirer le meilleur parti du temps alloué aux réunions. Se présenter en retard à une réunion est tout simplement inacceptable et, franchement, impoli.
Deuxièmement, éteignez votre téléphone. Les appareils de communication mobiles sont parfaits pour nous garder connectés 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, mais ils n’ont pas de place dans une réunion en face à face. À moins que l’appareil ne soit une exigence expresse pour la réunion, les smartphones, tablettes et autres gadgets doivent rester éteints pour limiter les distractions et par courtoisie de base.
- Attribuez des rôles de réunion pour rester sur la bonne voie
Chaque réunion nécessite l’exécution de certaines tâches. Dans les réunions vraiment productives, ceux qui font ce qui est établi au départ, ou même à l’ordre du jour. Qui est l’organisateur et qui préside la réunion pour s’assurer que chacun a son mot à dire et freiner les contributeurs qui s’écartent du sujet ? Qui gardera le temps pour que tous les points de l’ordre du jour soient couverts ? Qui est l’enregistreur officiel ?
Même les meilleures rencontres peuvent mal tourner si la discussion aboutit à un pot-de-vin. Ne pas rester sur la bonne voie est la principale raison pour laquelle les réunions n’atteignent pas leur objectif. En ayant des responsabilités claires au sein de l’équipe, ces problèmes peuvent être étouffés dans l’œuf pour toujours.
- Gardez les participants engagés
Une bonne habitude à prendre est de commencer chaque réunion par une bonne nouvelle. En invitant chacun à partager des nouvelles positives de son univers personnel ou professionnel, un lieu de sécurité psychologique est créé où les participants se sentent capables de parler. Selon les recherches de Google, il s’agit de la principale composante des équipes efficaces.
Pendant la réunion, il est important de garder les gens concentrés. Des aides visuelles aux outils interactifs et même à l’activité physique et plus encore, il existe de nombreuses façons de garder les participants engagés et alertes.
- Résumer et définir des points d’action
Enfin, ne quittez jamais une réunion sans un résumé et un plan d’action, en vous assurant que tout le monde a les mêmes conseils. Qu’est-ce qui a été décidé ? Quelles actions doivent avoir lieu suite à la réunion et qui sera responsable de leur mise en œuvre ?
Le secrétaire doit rédiger un résumé, mettre en évidence les principaux sujets abordés, les tâches spécifiques assignées et indiquer les délais. Celui-ci doit être envoyé par e-mail de suivi au plus tard 24 heures après la réunion.
Prévoyez toujours du temps à la fin de la réunion pour que les participants donnent leur avis sur la façon dont ils ont trouvé la réunion utile. Que vous utilisiez une enquête de satisfaction formelle ou des avis informels, recevoir des commentaires vous aidera à améliorer vos réunions pour la prochaine fois.