La mort des e-mails est-elle sur le point de changer le bureau pour de bon ?

Les bureaux britanniques pourraient être sur le point de connaître une révolution selon les experts en conception de lieux de travail, grâce à la disparition imminente du courrier électronique.

Une nouvelle ère de travail flexible et agile balaie déjà le pays alors que les employés exigent la possibilité de travailler à distance, des changements qui obligent les lieux de travail traditionnels à s’adapter.

Mais il peut y avoir des changements plus importants en vue des entrepreneurs et des gestionnaires qui réfléchissent à la meilleure façon de communiquer avec une main-d’œuvre moderne qui ne travaille plus de 9 à 5 à partir d’un bureau permanent.

L’université de Lancaster prédit que 70 % de toutes les organisations britanniques verront le travail flexible devenir la principale méthode de travail d’ici 2020, et les experts pensent désormais que les e-mails « à l’ancienne » pourraient être sur le point de disparaître.

« C’est une période vraiment excitante pour la conception du lieu de travail car il y a tellement de nouvelles technologies et tellement de changements sociologiques dans l’air », a déclaré Shaun Baker, responsable de Crown Workplace Relocations.

« Peut-être que le plus grand moteur est le désir des employés pour un travail flexible et agile, et cela signifiera de grands changements dans la façon dont nous communiquons.

« Déjà, beaucoup de gens en viennent à la conclusion que le courrier électronique n’est plus le meilleur moyen. Au lieu de cela, les entreprises utilisent une gamme de médias tels que le chat Web, le partage d’écran, les conférences Web et les outils Web pour communiquer plus efficacement. Et cela pose la question : assistons-nous à la mort de l’email ? »

Baker voit de nombreuses preuves que l’e-mail, qui fête ses 45 ans cette année, est en déclin alors que des rapports indiquent que jusqu’à quatre e-mails sur cinq sont désormais générés et envoyés par la machine.

« C’est devenu encombrant et chronophage, et est considéré par la génération moderne comme intrusif », a-t-il déclaré. « Il n’est pas encore mort et parti, mais l’écriture n’est pas tant sur le mur que sur le petit écran portable. Un rapport de McKinsey a révélé qu’en moyenne, les travailleurs hautement qualifiés passent en moyenne 28 % de leur semaine de travail à gérer leurs e-mails. »

La France a récemment adopté une loi obligeant les entreprises à négocier des politiques visant à restreindre l’utilisation des e-mails en dehors des heures d’ouverture, tandis que l’Allemagne a interdit l’envoi d’e-mails en dehors des heures d’ouverture en 2013, et Baker pense qu’il existe une différence essentielle entre la messagerie et le courrier électronique.

« Un message texte est une conversation, un échange rapide d’informations qui aboutit à une conclusion », a-t-il déclaré. « Un e-mail, cependant, ne concerne pas du tout la conversation. Loin de là. C’est presque comme le passage précipité d’une patate chaude. ‘J’ai fait ma part, maintenant c’est dans ta boîte de réception, c’est ton problème.' »

De nombreuses entreprises utilisent plutôt Yammer et Hipchat pour la messagerie instantanée. Cela réduit la pression sur les systèmes de messagerie et peut être utilisé davantage comme un Facebook d’entreprise.

Basecamp et Asama apparaissent également comme des plateformes de collaboration, Google Hangouts comme un outil de vidéoconférence en ligne et Slack, un système de communication de groupe basé sur le Web qui permet des conversations plus naturelles, devient de plus en plus populaire.

« Il y a un grand changement en cours ici », a ajouté Baker. « Donc, si les gens vont communiquer d’une manière différente, les bureaux doivent également être conçus et aménagés d’une manière différente.

« Les éléments clés dans la conception du lieu de travail sont le bien-être et la collaboration. Ne dépendez plus des postes de travail et des rangées de bureaux et de terminaux d’ordinateur attribués individuellement. Ce sont des solutions basées sur les activités et créent une sélection d’espaces variés qui favorisent à la fois le travail ciblé et la collaboration en équipe.

« Il semblerait pour l’instant que nous ayons redécouvert le pouvoir de la conversation. Cela sera encore amélioré lorsqu’une cinquième génération de travailleurs entrera sous peu dans l’arène du travail. La soi-disant génération Z a grandi avec la technologie et le mode de conversation préféré est le facetime. L’acte d’envoyer des SMS est également considéré comme trop d’effort. Le monde devient un endroit très bruyant et la conception du lieu de travail devra peut-être plus que jamais prêter attention à l’acoustique. »

www.workplacerelocations.co.uk

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