Mark Coward MD d’Ewell Credit Control Solutions, une société d’externalisation du contrôle du crédit qui aide les PME à améliorer les flux de trésorerie du grand livre, explique à Talk Business comment les PME peuvent gérer les factures impayées.
À une époque où la plupart des PME cherchent à améliorer leur trésorerie pour leur future expansion, le fardeau des factures impayées peut être fatal pour la plupart des PME. Admettre une créance irrécouvrable de 50 000 £ suffirait à les mettre en faillite, car ils n’ont pas les réserves de liquidités pour les aider en temps de crise.
La plupart des PME consacrent en moyenne trois à quatre jours par mois à la vérification du crédit, cela incombe souvent à quelqu’un dans l’entreprise qui a également un autre rôle, peu d’expérience, de connaissances et de formation en vérification du crédit. Pour cette raison, ils se contentent souvent de ce qu’on leur dit sur la dette impayée par le client laissant la dette en suspens.
La partie la plus importante de la gestion du crédit est la cohérence et il est important de maintenir un contact régulier avec le client pour s’assurer que les factures ont été reçues. S’il est envoyé, ils doivent être contactés dans les cinq jours pour s’assurer qu’ils l’ont reçu, pour confirmer qu’il n’y a pas de problème et que cela est envoyé à la bonne personne pour être approuvé pour le paiement, donc le contact doit être établi dans les trois à quatre jours après a obtenir une date de paiement. Si la facture est envoyée par e-mail, les mêmes règles de base s’appliquent uniquement à contacter dans les trois jours suivant l’envoi de la facture.
L’établissement de contacts réguliers vous aidera à établir un profil des habitudes de paiement de vos clients et vous aidera également à établir une relation avec eux. Une autre raison d’un contact régulier est que vous pouvez déterminer dans quelle situation financière ils se trouvent et vous aider à éviter les créances irrécouvrables potentiellement nuisibles qui pourraient s’avérer fatales à la survie de votre entreprise.
L’émission d’une facture tardive peut également s’avérer être une autre raison du ralentissement des flux de trésorerie, vous devez viser à avoir une facture dans les trois jours suivant la fourniture des biens ou des services au client. Plus la facture est émise tardivement, moins le paiement sera reçu dans les délais.
De plus, de nombreuses PME émettent des factures avec des erreurs qui entraîneront également des retards et augmenteront le fardeau des factures impayées, car vous devrez émettre une note de crédit pour annuler la facture d’origine puis une autre facture pour remplacer l’originale, tout cela prend du temps. que la plupart des propriétaires de PME n’ont pas. Cela ralentira également le processus de paiement car la plupart des clients attendront que vous les contactiez avant de vous informer qu’il y a un problème et, à ce moment-là, la facture est normalement due ou a déjà expiré.
Le non-paiement des factures a un effet d’entraînement plus important, car cela entraîne des retards de paiement aux fournisseurs, ce qui peut entraîner la suspension du compte marchand jusqu’à ce que les factures impayées soient réglées.
Une fois qu’un client est en retard, vous pouvez suspendre son compte et lancer le processus de collecte des montants impayés.