L’épidémie de coronavirus a été décrite comme une expérience massive de travail à domicile avec des milliers d’organisations à travers le pays qui ont lancé pour la première fois des politiques de travail à distance.
Certaines personnes sont des télétravailleurs expérimentés, tandis que d’autres n’auront jamais travaillé en dehors d’un bureau. Mais en établissant des directives claires et en offrant quelques conseils pratiques, les gens peuvent profiter des nombreux avantages du travail à domicile tout en réussissant à surmonter tous les obstacles.
Voici nos 10 façons de faire de la maison un travail pour votre entreprise :
- Gérer les attentes : Si les gens sont en forme et en bonne santé – et travaillent dans des environnements familiaux sans distraction (lire – pas de jeunes enfants) – alors il est raisonnable de s’attendre à ce qu’ils travaillent selon leurs compétences normales. Mais avec les écoles et les jardins d’enfants fermés et les éducateurs confinés dans leur propre famille, c’est une période difficile pour les parents qui travaillent. De même, les personnes présentant des symptômes bénins du virus peuvent avoir envie de travailler, tandis que celles présentant des symptômes plus graves ne pourront pas le faire. Rassurez les personnes dans des circonstances plus difficiles que vous appréciez qu’elles ne travailleront pas à pleine capacité et répartissez la charge de travail au reste de l’équipe en conséquence. Traitez chaque personne de votre équipe individuellement. La situation changera continuellement au cours des prochaines semaines, alors soyez prêt à être fluide.
- Communication excessive : Il n’y a rien de tel que trop de communication lorsque vous travaillez en équipe dispersée. Planifiez des vérifications 1-2-1 avec l’équipe chaque jour à une heure fixe pour encourager la création de liens. Et assurez-vous que les supérieurs hiérarchiques fassent de même avec leurs subordonnés directs pour discuter des activités quotidiennes et des objectifs à long terme. Il est important que les managers prennent le temps de laisser leur équipe parler de ce qu’ils ressentent pendant cette période inhabituelle. Soyez toujours clair et transparent dans toute communication : l’ambiguïté est l’ennemie du travail à distance.
- Investissez dans une bonne technologie : Une bonne connexion Wi-Fi est le Saint Graal du télétravailleur, alors assurez-vous que votre équipe en a une bonne et aidez-la à négocier un nouveau contrat si ce n’est pas le cas. Regardez également la technologie physique qu’ils utilisent – même s’il est bon de travailler sur un ordinateur portable pendant de courtes périodes, les gens auront besoin d’une station d’accueil avec un écran, un clavier et une souris sans fil pour travailler confortablement. De nombreux travailleurs à domicile ne jurent que par les écouteurs antibruit, surtout si le reste de la famille s’isole.
- Swot sur les plateformes de communication : Les outils collaboratifs tels que Slack, Basecamp, Microsoft Teams et Google Docs sont d’excellents moyens pour les gens de travailler ensemble de manière transparente tout en travaillant à distance, il est donc temps de les maîtriser. Envisagez également des outils de communication informels comme les groupes WhatsApp ou Messenger qui peuvent temporairement remplacer le chat sur votre bureau et faire en sorte que les gens se sentent connectés. En même temps, assurez-vous que les gens utilisent correctement leur technologie existante, comme le partage de calendriers, afin que les collègues sachent quand ils sont disponibles pour les appels et quand ils ne le sont pas.
- Allumez ces caméras : Voir des gens, même sur une caméra vidéo, aide à réduire le sentiment d’isolement et améliore la communication, alors insistez sur les appels vidéo au lieu de l’audio. Cela permet également aux gens de recevoir des repères visuels pendant les discussions et garantit que personne ne part pendant la réunion.
- Tenez-vous en à une routine : Quiconque a déjà travaillé à domicile comprend le pouvoir de la distraction. Qu’il s’agisse de la lessive, de la cuisine, de la télévision en journée ou des derniers mèmes du coronavirus sur les réseaux sociaux, il est facile de se laisser distraire lorsque l’on travaille à distance. Aidez vos employés à rester productifs et concentrés en suggérant qu’ils adoptent des routines similaires à ce qu’ils feraient au bureau – une heure officielle de début et de fin de la journée empêche le travail de glisser dans la soirée, tandis que les fonctionnalités Ne pas déranger sur de nombreux outils technologiques peuvent être utilisé pour donner aux gens le temps et l’espace nécessaires pour travailler sur un projet plus long.
- Offrez-vous une pause : Organisez une pause-café virtuelle pour votre équipe de travail à domicile. En réunissant tout le monde devant la caméra avec une tasse de café à heure fixe une fois par jour, vous cassez la monotonie du 9-5 et remontez le moral.
- Encouragez les soins personnels : Envisagez de produire un guide d’autosoins qui peut aider les gens à maintenir une bonne santé physique et mentale pendant cette période étrange. Cela pourrait inclure les meilleurs conseils sur la façon d’éviter la fatigue du dos et des yeux, l’importance de prendre une bonne pause déjeuner et de prendre l’air, des idées d’exercices que les gens peuvent faire à la maison, des conseils sur une bonne nutrition et des conseils pour une bonne nuit de sommeil.
- Célébrez le succès : Un excellent travail peut facilement passer inaperçu lorsque les équipes travaillent à distance. En célébrant ouvertement les succès et en récompensant publiquement les gens pour leur performance, le moral est maintenu et les gens se sentent reconnus pour le travail qu’ils font.
- Tenez les gens informés : Tout au long de cette période, tenez les gens informés. C’est une situation qui évolue rapidement et le conseil de gouvernement va changer. Soyez ouvert et tenez vos travailleurs à domicile informés, mais reconnaissez que vous n’avez pas toutes les réponses, personne ne les a.
Jo Sutherland est PDG de Magenta Associates, l’agence de communication pour l’environnement bâti www.magentaassociates.co