De nombreuses start-up se rendent vite compte que les bureaux partagés dans lesquels elles sont installées sont trop petits et il est temps de louer les premiers locaux. Ainsi, Tony Houghton de Keystone Law partage son meilleur conseil, faire cavalier seul pour la première fois.
1) Délai pour devenir limité si vous êtes un commerçant individuel
Si vous êtes une entreprise individuelle, vous êtes tenté de conclure le bail à votre nom. Toutefois, il est préférable de constituer une société par actions pour conclure le bail.
2) Préparez-vous à payer 6 mois à l’avance et prévoyez une augmentation de loyer
Les cautions comportent souvent un élément destiné à couvrir la TVA en cas de défaillance d’un locataire. Il peut ne pas être possible de demander un remboursement immédiat de la TVA car les propriétaires n’émettent souvent une facture avec TVA qu’en cas d’arriérés de loyer. Généralement, avec des baux de 10 ans, le propriétaire voudra avoir une disposition pour revoir le bail la cinquième année sur une base ascendante uniquement. Cet examen tiendrait compte des valeurs du marché libre et prévoirait une disposition d’arbitrage par défaut en cas de différend.
3) Que faire si le bâtiment a besoin de soins ?
Si les locaux ont besoin de travaux pour les remettre à zéro, vous pourrez peut-être négocier une période de location gratuite. Vous devez également vous assurer que les détails de votre bail ne vous laissent pas la responsabilité de restituer les locaux (ainsi que les commodités éventuelles) aux propriétaires en bon état et en meilleur état que ceux existant à la date du bail, ce qui peut manifestement injuste. Il est toujours conseillé de vérifier le chauffage, l’électricité et les autres services de la propriété et de limiter les obligations du locataire en se référant au moins à un programme photographique des conditions. Un bail « Réparation complète et assurance (FRI) » ne doit être pris qu’en dernier recours et sachez s’il contient les mots « rénovation » et « remplacement ».
4) Apportez des modifications à la mise en page
Les propriétaires sont généralement assez calmes vis-à-vis des locataires qui effectuent des modifications intérieures non structurelles telles que l’érection de cloisons, mais il convient toujours de rappeler que le propriétaire voudra restaurer les lieux à la fin du terme. Ceci est particulièrement important lorsque des modifications structurelles doivent être apportées – le coût de la restauration sera à votre charge et, s’il n’est pas terminé à la fin du terme, peut entraîner une réclamation délabrée par le bailleur.
5) Trop d’espace ? La sous-location peut être la réponse jusqu’à ce que vous en ayez besoin
Lorsque le locataire souhaite partager l’occupation avec des filiales ou des sociétés affiliées, les propriétaires n’ont généralement pas de problèmes, mais ils ont tendance à devenir rigides si l’occupation est partagée avec des tiers ; en particulier lorsqu’il n’a pas été demandé de consentement spécifique, assurez-vous donc toujours de tenir le propriétaire informé.
6) Assurez-vous de limiter les surcoûts si vous vous rendez dans un immeuble multi-sites
Si vous louez un espace dans un immeuble à plusieurs logements où le propriétaire entretient la structure principale de l’immeuble, vous devez convenir d’un plafond annuel de frais de service pour couvrir les services, les primes d’assurance et toute autre dépense partagée.
7) Pensez à combien de temps vous voudrez être là
Négociez la durée de votre bail afin qu’il y ait des ruptures de résiliation réservées aux locataires (non réciproques) à intervalles réguliers au cas où l’entreprise se développerait et que vous voudriez déménager dans des locaux plus grands.
8) Ayez un plan de sortie
Dans le cas où vous souhaiteriez vous rétracter du bail, il est indispensable de vous assurer que vous vous êtes mis d’accord sur des conditions de préavis afin de ne pas avoir de pénalité à payer et que vous n’ayez à payer que jusqu’à la fin de votre préavis, à condition de laisser le locaux. Comme pour de nombreux baux à court terme, le bailleur peut insister sur le fait que le bail serait « en panne », ce qui signifie qu’il n’y aurait pas de droit de renouvellement automatique à la fin d’une période de 10 ans.
9) Ne payez pas de frais juridiques au propriétaire
Même dans les baux relativement courts à loyer modique, la tendance est aux baux longs, jusqu’à 70 pages. En tant que locataire, vous devez résister à toute tentative des agents de location de payer les frais juridiques du propriétaire ou au moins limiter le montant de leur contribution à un montant spécifique.
10) Demandez à un avocat de revoir votre contrat
Avant de finalement convenir d’une transaction de location, il vaut la peine de soumettre toute fin de mandat à un avocat pour vérification – de cette façon, toute disposition onéreuse peut être annulée à un stade précoce, ce qui est beaucoup plus facile que lorsque le bail Il a été publié.