Les 10 meilleurs conseils pour une facturation plus efficace

Erwan Kernevez, directeur de la solution numérique chez Neopost, examine les moyens d’améliorer votre facturation.


Pour les entreprises de toute taille, la facturation est un aspect clé de la conduite des affaires. Essentiel pour assurer une circulation fluide des capitaux, il s’agit d’un processus encore plus important pour les petites et moyennes entreprises (PME) qui n’ont pas les ressources financières de leurs homologues plus grandes. Si les paiements sont régulièrement en retard, il n’est pas surprenant que les PME éprouvent des difficultés à régler leurs comptes et soient contraintes d’envisager d’autres sources de financement, telles que les prêts bancaires.

Le problème est que de nombreuses petites entreprises s’appuient sur des processus aléatoires lors de la création, de l’envoi et du suivi des factures. Non seulement cela peut augmenter les délais de paiement, mais cela peut également représenter une image non professionnelle pour les clients. Dans cet esprit, il existe 10 conseils de base que les PME peuvent suivre pour s’assurer qu’elles disposent du processus de facturation le plus efficace.

  1. Commencez tôt

Les PME ne devraient pas avoir peur de discuter de la facturation avec les clients au début de la relation. Il sera plus facile pour les deux parties de se rendre au point de paiement si elles connaissent les processus de l’autre.

  1. Savoir qui paie la facture

La personne qui accepte l’accord n’est pas nécessairement celle qui paiera la facture. Découvrez qui est en charge du paiement rapide.

  1. Standardisez vos factures

Tenez-vous en à un format standardisé qui inclut toutes les informations nécessaires. La modification des mises en page prend du temps, ne semble pas professionnelle et augmente la probabilité d’omettre des informations vitales.

  1. Termes et conditions (CGV)

Assurez-vous que toutes les conditions de paiement sont incluses dans les CGU, qui fixent les conditions par écrit pour le client. Les PME peuvent introduire leurs propres conditions, telles que des remises pour règlement anticipé.

  1. Être cohérent

La création de factures sera plus efficace si les PME s’en tiennent à un processus régulier. Cela devrait inclure l’utilisation d’un outil de création unique et une ligne d’approbation claire.

  1. Connaître la méthode préférée de vos clients pour recevoir les factures

Les communications multicanaux signifient qu’il existe plusieurs canaux disponibles pour envoyer des factures. Les PME doivent s’assurer qu’elles savent si le destinataire préfère recevoir les factures physiquement ou numériquement, car une erreur pourrait entraîner la réémission de factures.

  1. Fournir des options de paiement

Facilitez le paiement de vos factures par vos clients en acceptant les paiements de différentes manières. Alors que les BAC restent le mode de paiement le plus courant parmi les entreprises, des innovations récentes, telles que PayPal et Square, pourraient faciliter les paiements pour les consommateurs.

  1. Gardez une trace de vos factures

Beaucoup ont du mal à suivre leurs factures en raison de la complexité du suivi sur plusieurs canaux. Cependant, s’ils ne sont pas en mesure de déterminer où et quand une facture a été envoyée, il est peu probable qu’ils sachent qui et quand demander quand les factures sont dues.

  1. Traquer les retards de paiement

Il arrive souvent que les PME ne recherchent pas les factures impayées pour éviter d’ennuyer le client et de nuire potentiellement à la relation. Cependant, avec les retards de paiement qui font régulièrement la une des journaux aujourd’hui, c’est une position que les PME ne peuvent pas se permettre d’adopter. Le destinataire de la facture a violé les conditions convenues et les PME ont le droit de poursuivre.

  1. Archiver numériquement

Une fois les factures émises, elles doivent être archivées numériquement. Ainsi, lorsqu’ils doivent être récupérés, par exemple pour résoudre des requêtes ou des audits, ils peuvent être consultés instantanément, ce qui permet aux PME d’économiser du temps et des efforts.

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