Le courrier électronique d’absence du bureau semble être une chose si simple. Si simple en fait que la plupart d’entre nous y pensent peu.
Au mieux, il s’est écrasé en cinq minutes à la fin de notre dernière journée de travail avant le début des vacances. Dans le pire des cas, l’e-mail d’absence du bureau est complètement oublié.
Mais lors de la rédaction de votre message d’absence du bureau, rappelez-vous que ce seul e-mail sera probablement lu par des centaines de destinataires.
Ici, nous expliquons les dix plus grands péchés quand il s’agit d’écrire le message d’absence du bureau.
- N’oubliez pas d’en définir un. Cela semble évident, mais nous avons probablement tous oublié de réparer notre absence du bureau avant une pause à un moment ou à un autre pour revenir pour trouver des messages de contacts agacés qui pensaient que nous les ignorons.
- Lorsque vous reviendrez? Vous devez faire savoir aux gens quand vous serez de retour sur la bonne voie, n’est-ce pas ?
- Dates erronées. C’est pire que d’oublier de le dire entièrement parce que cela vous donne l’air stupide. Nous recevons souvent des messages hors site de personnes promettant de revenir avant le départ.
- Entrer dans trop de détails sur la raison pour laquelle vous êtes absent et où vous allez. C’est juste une vantardise subtilement voilée. Personne n’est le moins du monde intéressé.
- Être grossier. Vous n’êtes peut-être pas au bureau, mais ce n’est pas une excuse pour être grossier avec les gens. Votre site externe doit dire s’il vous plaît et merci. Évitez également le jargon et les discussions de bureau, car vous reviendrez à votre retour.
- Restez professionnel. Les travailleurs envoient souvent des SMS hors du bureau en pensant à leurs amis, le ton est donc décontracté et informel. Ils oublient que ce message sera envoyé à tous ceux avec qui ils entreront en contact dans les semaines à venir, il doit donc être professionnel. Pas de « mate » ou « cher ».
- Fournissez d’autres coordonnées. Ce n’est pas parce que vous n’êtes pas là que les affaires doivent s’arrêter. N’oubliez donc pas de fournir les coordonnées d’une personne qui peut gérer les demandes si vous n’êtes pas là. Cela nous amène directement au péché numéro six…
- Dites à votre contact suppléant qui est votre contact suppléant. Il ne sert à rien de donner les coordonnées de votre patron sans même le lui dire. Pire encore, elle pourrait aussi être en vacances.
- Essayer d’être amusant. Les messages d’absence du bureau doivent être clairs, concis et polis. Mais ils n’ont pas à être amusants à moins que vous ne soyez un pro.
- L’éteindre. Vous êtes parti en vacances et maintenant vous êtes de retour au bureau. Mais votre e-mail continue de dire aux gens que vous êtes toujours absent. Nous les avons vus durer des semaines et même des mois après le retour de quelqu’un. L’éteindre.